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Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois

4 January, 2008

 

Savoir identifier et qualifier correctement ses fabricants chinois est l’une des problématiques majeures de toute société étrangère qui importe des produits de Chine. Devant la multitude de fournisseurs potentiels pour chaque secteur d’activité, et devant l’inégale progression technique ou de qualité de service dont ils font preuve les uns par rapport aux autres, comment bien choisir les partenaires locaux avec lesquels vous allez coopérer pour fournir efficacement le marché occidental et accroître la performance de votre entreprise ?

 

De l’Identification à la Qualification des Fabricants Chinois
De plus en plus d’acheteurs du monde entier se bousculent aujourd’hui aux portes de la Chine pour profiter des avantages offerts par le marché local. A titre d’exemple, la Foire de Canton bi-annuelle (CIEF) attire à chaque session un nombre croissant de visiteurs (nombre qui a avoisiné en octobre dernier les 210′000 personnes sur quinze jours de salon) mais aussi un nombre important de fournisseurs (environ 13’000 en octobre 2007). Cette foire – actuellement considérée comme étant la plus importante foire commerciale du monde en taille - est aussi finalement un lieu dans lequel tout participant peut d’emblée être initié aux problèmes qui se posent pour les acheteurs étrangers opérant sur le territoire chinois ; leurs questions à propos des fabricants sont toujours les mêmes : « comment être sûr des fournisseurs que l’on choisit ? » ou bien « à qui peut-on réellement faire confiance ? » ou encore « comment faire un choix efficace face à l’offre de tant de possibilités de coopération ? Ainsi, beaucoup d’acheteurs peu formés ou tout simplement mal informés, sont confrontés dès le départ à des obstacles mineurs mais en nombre, qui vont très vite devenir des problèmes majeurs si un système de travail rigoureux n’est pas imposé.

 

La mise en pratique de techniques performantes de sourcing est indispensable au bon déroulement du process de qualification de vos fournisseurs en Chine. Avec le resserrement des régulations en Occident sur les normes de sécurité des produits, il ne suffit plus aujourd’hui de travailler avec un fabricant seulement capable de vendre à un bon prix ou de livrer votre marchandise en temps et en heure. Révolu est le temps des produits de Chine peu chers et de mauvaise qualité. De plus en plus, les entreprises étrangères désireuses d’acheter en Chine se doivent d’étudier avec précaution qui sont leurs interlocuteurs chinois, et les capacités techniques dont ceux-ci disposent pour fabriquer les produits destinés aux marchés occidentaux, en accord avec les normes en vigueur. Par ailleurs, que vous soyez un grand groupe ou une petite entreprise qui démarre, une structure d’achat bien organisée et capable de démontrer aux Chinois une certaine rigueur dans le process de sourcing et de suivi de production asseoira davantage de crédibilité auprès des fabricants que vous allez démarcher.

 

Pour cela, quelles sont les meilleures méthodes pratiquées à ce jour pour faire du sourcing efficace en Chine ? Comment combiner sécurité des produits et performance des entreprises importatrices ?

 

Entre Anticipation Technique et Gestion du Relationnel
Tout d’abord, il est absolument nécessaire de garder en permanence à l’esprit que les deux règles d’or d’un sourcing réussi sont l’Anticipation et la Communication. En Chine plus encore qu’ailleurs, les barrières linguistiques et culturelles étant des obstacles majeurs au bon déroulement des opérations, il est indispensable d’une part de penser, planifier et agir avec au moins trois à cinq semaines d’avance sur votre emploi du temps. L’erreur des acheteurs est souvent d’estimer qu’un grand nombre d’ouvriers sur des chaînes de production déclenchera un gain naturel de temps sur le planning général ; or c’est sans compter sur les aléas du travail à la Chinoise. La Chine est un pays encore difficile d’un point de vue commercial, et n’y réussit pas qui veut. Néanmoins, est sur la bonne voie celui qui comprend qu’il faut systématiquement prévoir tous les problèmes avant qu’ils ne surviennent et qu’il faut aussi prévoir du temps supplémentaire pour les résoudre (car rien en Chine ne se passe sans accroc). Il est indispensable d’autre part de communiquer en permanence avec vos interlocuteurs chinois et en insistant systématiquement sur les moindres détails, parfois les plus insignifiants pour vous, afin de vous assurer que tout est clairement compris et que rien n’est oublié - les Chinois ayant une fâcheuse tendance à penser qu’une nouvelle information annule l’information précédente si l’acheteur ne répète pas l’ensemble. Etre présent verbalement à chaque étape et se montrer constamment généreux en instructions écrites si possible, c’est pour l’acheteur déjà avoir compris que certaines différences culturelles majeures peuvent avoir un fort impact et qu’un effort de sa part est nécessaire pour les réduire au maximum.

 

Rigueur de la Démarche et Finesse de l’Analyse
Techniquement parlant, comment démarrer la première phase de sourcing ? Cette première phase consistant à obtenir un ensemble d’informations théoriques sur des produits et leurs fournisseurs, il est recommandé :
- d’établir des documents standards sous forme de questionnaires complets, en Anglais et en Chinois quand cela est possible
- informer les fabricants du produit exact que vous recherchez
- demander la cotation du-dit produit
- amorcer un audit introductif des fournisseurs contactés
- et avoir une première estimation du coût du transport international.
Le but de cette première étape est de parvenir à filtrer les 4 à 6 usines qui vont se démarquer des autres fabricants identifiés. Il est primordial de formuler dès le départ des requêtes extrêmement précises pour que l’information reçue en retour soit la plus fiable possible et que du temps sur la durée du projet ne soit pas gaspillé dès la première étape. Si vous restez évasif au démarrage, les réponses que vous obtiendrez le seront tout autant. Les Chinois partent du principe que vous apportez dans la relation un savoir et un savoir-faire, une science qu’ils n’ont peut-être pas encore maîtrisée. Vous demander de compléter des informations manquantes revient dans leur culture à vous faire perdre la face, car cela voudrait dire que le « savant » que vous êtes n’a pas été à même de fournir toutes les informations nécessaires à la bonne avancée du projet. Si vous ne fournissez dans votre requête que des informations partielles, le fabricant va se dire que vous savez où vous mettez les pieds et que vous avez certainement de bonnes raisons de vous en tenir à ces éléments-là seulement, que les informations manquantes sont donc des détails fort peu utiles et qu’ils peuvent du coup improviser à leur gré.
On procède ensuite à l’analyse des réponses reçues. Attention, cette analyse est importante mais pas déterminante ! Gardez toujours à l’esprit que les fabricants ne vous donnent des réponses que sur papier, mais que l’ensemble des informations reçues doivent être vérifiées par la suite :
- les spécifications-produit seront vérifiées visuellement dès réception du premier échantillon
- si les spécifications sont inexactes, il est à prévoir que le prix en sera probablement altéré dans une seconde étape
- la rapidité avec laquelle les fabricants répondent peut aussi être un critère de qualification de fournisseur, toutefois répondre rapidement mais à tort et à travers entraînera probablement une disqualification de certains d’entre eux. En revanche, un fabricant qu’on n’a relancé qu’une seule fois par exemple, et qui fait preuve d’une précision impeccable, aura toutes les chances de faire partie de la première sélection de fournisseurs potentiels.
- le volume du produit emballé doit aussi être confirmé visuellement, pour pouvoir calculer le nombre potentiel de pièces dans un container. Généralement, l’information ne sera réellement validée qu’au moment du chargement de la marchandise pour le transport. Un certain nombre de calculs supplémentaires seront également à même d’affiner un peu mieux le rapport « prix du produit / qualité de travail et de service du fabricant », prenant en compte les caractéristiques techniques en poids et volume du produit, son INCOTERM?, la location géographique de l’usine, le port de départ de la marchandise et son port d’arrivée.
- les indications concernant l’identité, la structure et les capacités des fabricants interrogés seront vérifiées, puis confirmées ou infirmées lors de l’Audit des usines pré-sélectionnées

 

Pré-Sélection, Audit et Echantillonnage avant la Négocation Finale
Comment conclure cette première étape de sourcing ? D’analyses en graphiques comparatifs en passant par les tableaux de vues d’ensemble, vous finissez votre première phase de sourcing par un classement des fournisseurs interrogés, et par la sélection de 4 à 6 usines qui disposent potentiellement des meilleures capacités pour répondre à vos besoins de fabrication et de livraison de marchandise.

 

Cette sélection constituera ce que l’on va appeller votre première short-list. Informez les fournisseurs faisant partie de cette short-list qu’ils ont été sélectionnés, et faites-leur quelques compliments mesurés mais encourageants – les Chinois adorent qu’on leur fasse des louanges publiques, et c’est un très bon moyen de commencer à construire une relation enfin humaine (et plus seulement sur papier) avec vos fabricants potentiels. Environ un tiers à la moitié de vos chances de vivre une coopération heureuse avec votre fournisseur chinois final repose sur la qualité de vos relations humaines.

 

L’étape suivante consiste à réduire encore la liste de fournisseurs potentiels à deux ou trois acteurs. Vous allez donc conduire l’Audit de chacune des 4 à 6 usines pré-sélectionnées, selon un process extrêmement rigoureux, établir une nouvelle short-list en éliminant les usines non qualifiées (s’il y a lieu), et lancer l’échantillonage. La phase d’échantillonage est primordiale et cette fois-ci déterminante, car elle va être :
- la preuve que les spécifications annoncées du produit sont réelles
- l’occasion de vérifier la consciensiosité et l’application au travail et à la qualité de chacun des fournisseurs sollicités
- l’étape indispensable pour tester la capacité (ou non) des fournisseurs à développer techniquement l’échantillon de départ…
- … et du coup leur capacité potentielle à développer dans un futur proche une nouvelle gamme de produits utilisant la même technologie que le premier produit (vous faites donc une sélection de fournisseur chinois sur du long terme, et non plus seulement pour une seule commande comme cela pouvait être le cas autrefois en Chine).

 

En fonction des résultats obtenus, vous établirez ainsi une troisième short-list. Avec les 2 ou 3 fabricants restants, il sera alors l’heure d’entamer les négociations finales, selon 3 méthodes bien spécifiques. Enfin vous recomposerez des tableaux comparatifs qui résumeront chacun des points analysés depuis le début de la première phase de sourcing, et vous serez désormais à même de sélectionner votre fabricant le plus qualifié.

 

Sélection du Fabricant Adéquat
Il est important de noter que ce n’est pas toujours le fournisseur le moins cher qui remportera votre préférence et votre choix. A ne pas négliger également qu’il est préférable de continuer à entretenir d’excellentes relations avec les deux fournisseurs qui sont restés sur la touche, car eux pourraient servir de fournisseurs « back-up » en cas de problème avec le fabricant principal. D’autant plus que ces deux usines vont continuer pendant ce temps à développer de nouveaux produits pour tenter de mieux se positioner et remporter la prochaine « compétition » lorsque vous les solliciterez au cours d’un nouveau projet de sourcing !

Prochain sujet : Signer un contrat avec une société chinoise

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com


 

Vous partez bientôt en Chine, un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199

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Comments

One Response to “Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois”

  1. Bourdeloie on January 29th, 2008 10:33

    Bonjour, svp l’article “bien choisir ses fournisseurs chinois” mentionnée est-elle disponible? et dans ce cas où peut-on la consulter?merci d’avance
    bien cordialement

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