Browse > Home / Focus terrain / Signer un Contrat d’Achat en Chine

Signer un Contrat d’Achat en Chine

31 January, 2008

Plus encore que dans d’autres pays du monde, la signature d’un contrat d’achat en Chine revêt un caractère particuler du fait des multiples précautions qui l’entourent. Faisant directement suite au process de Sourcing, la formulation du contrat se veut être le reflet des données recueillies pendant cette première phase de travail, et doit également établir par avance les conclusions souhaitées de la commande pour laquelle il est rédigé. Tandis que les caractéristiques techniques du contrat d’achat sont standards, il est néanmoins nécessaire d’y ajouter un certain nombre de clauses qui donnent a priori plus de garanties de succès de la commande, tout en protégeant l’acheteur. Le fait de mentionner ces clauses fait appel à une volonté de prévenir les écarts éventuels qui proviendraient de l’inter-culturalité environnementale de la signature du contrat et du traitement des achats.

 
 

Extrêmement nombreux sont les cas où l’import de produits chinois se termine de façon tragique pour les acheteurs. Il existe, certes, des risques techniques, mais la plupart du temps les problèmes naissent d’un manque de précision de la part des acheteurs. Ces derniers ont du mal à concevoir que les Chinois ont une façon de faire et de penser qui diffère de nos standards, et que du coup l’approche du contrat doit tenir compte de ces différences.

 

A partir de quel moment peut-on signer un contrat d’achat ?

Avant de formuler un contrat d’achat, vous devrez avoir conclu au préalable la faisabilité de votre projet, et tous les éléments qui le composent. Pour ainsi faire, travaillez vos premières cotations en adaptant les spécifications de votre produit si besoin, auditez plusieurs usines à titre qualificatif et comparatif, gérez minutieusement le process de développement des échantillons, renégocier les prix et confirmer les délais de production, discuter les termes de paiement et les arrangements logistiques, puis fournissez au fabricant un récapitulatif des cinq points ci-dessus.

 

Comment être sûr de pouvoir signer ? Un process de sourcing correctement effectué assure toujours plus de chances d’avoir qualifié le fabricant le plus adéquat. Toutefois, cela n’offre malheureusement aucune garantie que la production et la livraison de votre commande se passeront sans accroc. Si bien sûr le « feeling » à l’encontre du fournisseur vient confirmer votre choix technique, cela implique qu’en cas de problème vous serez plus facilement en mesure de trouver rapidement ensemble des solutions appropriées. Ceci peut d’ailleurs être vérifié au préalable lors des diverses négociations qui précèdent la signature du contrat, si vous parvenez à prendre toutes les décisions importantes de façon consensuelle. Ainsi, avant de signer, assurez-vous de rencontrer a minima les trois personnes les plus importantes pour vous, car ce sont elles que vous contacterez en cas de problème technique ou en cas de conflit : le vendeur chez le fabricant, son grand patron, et un technicien auquel il sera préférable de parler concernant les questions propres aux spécifications du produit. Enfin, avant de signer un contrat de commande, il est recommandé de vérifier, quand cela est possible et si les conditions y sont applicables, les termes de la lettre de crédit, qui sont souvent plus détaillés que le contrat d’achat lui-même.

 
Maîtrise des Risques

Avant la signature du contrat, les risques inhérents à quatre catégories principales doivent être connus de l’acheteur afin que celui-ci puisse les anticiper et les contrôler.

Tout d’abord, il existe bien entendu des risques liés aux différences culturelles et linguistiques. Si ceux-ci semblent évidents dans la théorie, l’acheteur compétent doit s’assurer au cours de toute discussion que son fournisseur comprend aussi bien ses requêtes que ses procédures. Un travail de fond et d’endurance doit alors faire partie du quotidien de l’acheteur qui, sans relâche, doit se donner pour obligation de répéter sans cesse tous les points importants et tous les détails, les plus superficiels soient-ils, jusqu’à ce que le fabricant ait livré la marchandise. Comprenez que cette activité récurrente doit être d’autant plus accentuée avant la signature du contrat. On peut également inclure dans les différences culturelles la méconnaissance fréquente des normes de sécurité aux produits aux produits par les fournisseurs chinois, aussi l’acheteur se doit d’en informer son fabricant – la responsabilité de la mise aux normes des produits étant celle de l’acheteur lorsqu’il achète en FOB le passage des douanes avec succès lui incombe à l’import.

 

L’acheteur doit ensuite être conscient des risques liés à la propriété intellectuelle des produits qu’il fait fabriquer. Si vous importez un produit existant, il est de votre ressort de vérifier si ce produit est breveté en France ou pas. Le fournisseur n’est pas censé connaître ni vérifier tous les dépôts de brevet au niveau mondial, et encore une fois, en tant qu’importateur, vous devez vous responsabiliser quant à cette vérification sur le marché ou vous distribuerez le produit en question. Si vous-même détenez un brevet en France, vous pouvez le notifier au fabricant pour que celui-ci évite de fabriquer votre article pour d’autres clients français. Cependant, cela ne l’empêchera pas de le fabriquer et de le vendre à des importateurs d’autres pays puisque seul un dépôt de brevet en Chine peut garantir que vous aurez (en théorie) l’exclusivité de la fabrication.

 

Le risque le plus important pour un acheteur qui s’apprête à signer un contrat d’achat réside évidemment dans le fait qu’il est impossible de prévoir la qualité finale de la marchandise qui va être produite. En Chine, il n’existe pas de « risque zéro ». La difficulté de gérer ce risque provient du fait que l’échantillon de pré-production qui a été confirmé pour remporter la commande est toujours impeccable, mais que tout peut arriver lors de la production de masse elle-même. Les problèmes de qualité sont généralement dûs à 4 facteurs principaux :

- vous n’avez pas confirmé par écrit vos dernières instructions majeures ou mineures

- le fournisseur n’a pas tenu compte de vos instructions écrites

- vous avez négocié des prix trop bas, obligeant l’usine à utiliser des matériaux de moindre qualité

- le fournisseur a décidé au dernier moment (ou depuis le début mais sans vous en informer) de sous-traiter une partie de la production à une autre usine d’un niveau moindre (et surtout que vous n’avez pas auditée, donc pas qualifiée !)

 

Autre risque majeur, les délais de production et de livraison. Du côté chinois, ce risque peut provenir du fait d’un mauvais planning de production, de problèmes de qualité, de coupures électriques générales dans la région (souvent en été, restrictions gouvernementales), ou encore de problèmes divers qui surviendraient juste avant les arrêts de travail tri-annuels lors des fêtes nationales. De votre côté, les risques de délais sont toujours dûs à l’envoi trop tardif de votre commande, au paiement également tardif, ou encore à des modifications de dernière minute des quantités à produire. Les acheteurs oubliant souvent d’anticiper leurs propres actions et de décaler leur planning de commande de 2 à 3 semaines plus tôt, la plupart des risques que l’acheteur doit gérer sont donc finalement ceux qu’il se crée lui-même…

 
La Forme et le Contenu du Contrat

Le contrat dans sa forme la plus complète comprend 3 types de documents : la commande (ou PO, « purchasing order »), les détails des termes de paiement s’ils sont autres qu’un virement bancaire classique, et la fiche séparée des spécifications supplémentaires du produit.

- La commande comprend tous les détails qui représentent le produit et les détails techniques de base qui s’y réfèrent, ainsi que les quantités, les prix, l’incoterm, le mode de transport, le mode de paiement et la date de départ de la marchandise.

- Si le paiement se fait par lettre de crédit, il est intéressant de pouvoir rédiger un « draft » confirmant la contenu avant la signature du contrat, mais seulement si vous disposez d’assez de temps pour le faire. Ce document mentionne notamment les conditions spéciales du paiement ainsi que les modalités d’amendement et de pénalités de retard.

- Enfin, la fiche supplémentaire des spécifications produit est un document que personne ne prend généralement le temps de rédiger, et à tort. Cette fiche doit reprendre :

o Les caractéristiques techniques du produit

o La mention détaillée des modifications auxquelles le produit a été soumis et celles qui ont été confirmées

o La copie partielle des emails échangés, pour reprendre de façon succincte mais officielle les points importants qui ont été discutés et confirmés.

 
L’Environnement Culturel autour de la Signature

En Chine, à tout moment il est primordial de respecter la culture et les coutumes locales, et cela est d’autant plus vrai lors d’une signature de contrat si celle-ci se passe juste après un face-à-face entre l’acheteur et le fabricant.

 

Avant de confirmer votre commande, vous devez montrer que votre personne et vos intentions sont bonnes et sincères, car vous devez gagner la confiance et la « complicité » du fournisseur. Aussi, pour cependant rester professionnel, alternez entre humour et fermeté. A ce stade de pré-signature, vous devez mener les conversations mais aussi toujours respecter le temps de parole de votre interlocuteur chinois (ne jamais l’interrompre). Et, comme commencent enfin à le faire de plus en plus de sociétés chinoises, pensez relation à long terme, parlez du futur ensemble.

 

Au stade des dernières négociations qui mènent à la signature du contrat, montrez de l’intérêt pour la culture chinoise, simplement en buvant le thé avec vos fabricants s’ils vous le proposent, complimentez sur la porcelaine de Chine, etc. L’attitude à adopter est de montrer un esprit vif, fin, précis et professionnel, ainsi qu’un réel désir de coopération stable. Recherchez l’équilibre, vous prenez mais vous donnez aussi, le contrat final doit sonner comme un « win-win ».

 

Ça y est, vous avez signé votre contrat ! Vous pouvez maintenant flatter le fournisseur sur sa capacité implacable de négociateur qui excelle dans cette discipline (négociation que vous avez menée de bout en bout…), l’encourager à persévérer dans ses efforts, et enfin l’informer que vous serez dorénavant très souvent en contact car c’est cela une bonne et vraie coopération. Maintenant place à la détente, votre fournisseur va vous inviter à aller boire un coup pour fêter cette belle signature !

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

 

Vous partez bientôt en Chine, un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199

Coaching et Formations

Téléchargez la liste des formations ou consulter le site www.absolchinaconsulting.com
 
 

 

Les derniers articles de Focus terrain

Share This

Imprimer cette page Imprimer cette page

Rédigé par :admin · Classé sous : Focus terrain 

Comments

Got something to say?





Close
E-mail It