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Gestion des Réunions de Travail Externe en Chine

20 avril, 2008

Organiser des réunions de travail avec des interlocuteurs chinois pour en ressortir avec la constatation de progrès voire de résultats concrets relève souvent du défi. A fortiori le challenge est encore plus imposant lorsque ces réunions sont conduites avec des Chinois qui ne font pas partie de votre société mais qui sont donc vos clients ou vos fournisseurs, puisque vous n’êtes jamais en mesure d’avoir le contrôle total des informations échangées. Qui n’a jamais été surpris du rythme étrange de ces entretiens ? Qui n’a jamais été perturbé par le manque d’organisation de ses interlocuteurs locaux lors des réunions de travail ? Qui n’est jamais sorti d’une réunion avec des Chinois en se demandant si tout avait été compris et serait appliqué par la suite ?

En Chine, les concepts de gestion du temps et de gestion de l’information n’ont pas encore réellement fait leur chemin dans les mentalités, et les performances de premier niveau qui sont censées en résulter sont encore loin derrière nos standards européens. Aussi est-il primordial de bien préparer à l’avance vos réunions avec des Chinois, et de bien vous conditionner psychologiquement à l’idée de prendre le contrôle des discussions tout en ayant à subir un certains nombre de barrages commercialo-culturels de la part de vos interlocuteurs, à qui vous essaierez de ne concéder que le strict minimum nécessaire lorsque cela sera possible.

Les trois points importants qui permettent de rendre une réunion de travail en externe efficace réside tout d’abord dans le choix des personnes qui y participent, puis dans le déroulement de la réunion elle-même, enfin dans le suivi post-meeting qui doit en résulter.

Les Participants Chinois à la Réunion

Les Chinois délèguent toujours pour leurs réunions la personne avec laquelle vous êtes généralement en contact. S’il se trouve (comme dans la plupart des cas) que cette personne occupe un poste de vendeur et non un poste managérial, vos avancées et résultats n’en seront probablement que très limités. En effet, en Chine les tâches et responsabilités sont sub-divisées à outrance, et les simples vendeurs n’ont généralement aucun pouvoir décisionnaire même s’ils sont habilités à gérer la relation client du début à la fin. D’autre part, votre vendeur aura certainement un bon bagage commercial mais de plus faibles compétences techniques quant aux produits que vous souhaitez travailler avec sa société. Ainsi, vous constaterez avec force impatience que chaque point que vous voulez discuter fera l’objet d’un coup de téléphone à une personne qui n’assiste pas à votre réunion, ou d’une sortie de la salle de réunion pour aller se renseigner à l’écart.

Il est donc fortement recommandé de faire en sorte qu’assistent à votre réunion au minimum votre vendeur, un technicien de produits, et une personne habilitée à prendre des décisions concernant les prix, les délais ou tout autre élément important qui justifie un rendez-vous face-à-face. Selon la taille de la société que vous rencontrerez, cette personne sera soit le directeur soit le manager des ventes ou du département commercial de façon plus large. Pour ce faire, il est préférable de planifier la présence de ces personnes à l’avance car si tel n’est pas le cas elles ne seront pas forcément présentes ou disponibles lors de votre visite. Le même cas de figure doit pouvoir s’appliquer si c’est vous qui les recevez dans vos locaux, dans la mesure du possible. Même si cela semble évident pour vous, notez que les Chinois n’ont pas pour leur part cette habitude de prévoir pour des réunions avec des clients la présence de personnes non rattachées à un département commercial, car ils estiment que chacun doit rester à sa place au sein de la société (et a fortiori encore plus des techniciens). Passez donc un coup de téléphone préalable à votre réunion quelques jours plus tôt, et expliquez votre vision des choses et surtout de vos besoins. Précisez qu’ainsi votre réunion sera d’autant plus efficace car vous serez à même d’avancer et de prendre des décisions claires, précises et déjà confirmées sur le tas par la hiérarchie puisque celle-ci sera présente. Il arrive trop souvent qu’en Chine une réunion n’ait malheureusement que pour résultat de se mettre d’accord sur la programmation de la prochaine réunion… Alors prenez les devants et économisez une journée d’efforts vains… !

 

Contenu et Déroulement d’une Réunion

Après les présentations rituelles et le protocole introductif de rigueur si tous les participants n’ont pas été présentés lors d’un meeting antérieur (voir article Focus Terrain : Protocole Relationnel lors d’une visite chez un Fabricant Chinois) la réunion peut commencer. Vous pouvez démarrer en annonçant les thèmes qui seront abordés, et éventuellement fournir à chaque participant la liste de ces sujets. Il est strictement essentiel ensuite de n’aborder qu’un sujet à la fois, sans ne jamais les mélanger au début de votre réunion ! Le seul moment où vous êtes « autorisé » à combiner les thèmes de discussion est lors d’une négociation difficile, dans laquelle divers éléments sont à prendre en compte pour atteindre votre but. Ce cas mis à part, gardez un fil directeur et prenez les questions les unes après les autres. Le Chinois qui n’est pas dirigé sur une ligne droite prendra toutes les courbes possibles pour finalement se perdre et vous égarer sur un chemin annexe qui ressemble de loin à un raccourci ou à la bonne direction, simplement par manque d’organisation de la pensée. Restez à l’écoute mais n’obliquez que si vous vous rendez compte que vous avez vous-même omis un paramètre important que votre interlocuteur aura relevé.

Vous devez clairement définir et exposer vos objectifs. N’hésitez pas à parler avec force détails de votre situation actuelle, ni à mentionner quels sont les problèmes que vous avez rencontrés par le passé avec votre interlocuteur ou d’autres Chinois, en finissant par ce que vous espérez pouvoir accomplir avec eux cette fois en apportant des solutions et en ne répétant pas les erreurs passées. Assurez-vous que tout le monde comprend ce que vous dites et tombe d’accord pour vous suivre et travailler de concert pour atteindre vos objectifs. Le concept de décision consensuelle est extrêmement important en Chine, sans lui vous n’obtiendrez jamais d’engagement sur du long terme avec vos partenaires chinois. C’est la raison pour laquelle vous vous devez de poser fréquemment des questions pour vérifier que tout le monde est d’accord de façon sincère avec ce que vous évoquez.

Ensuite, posez par écrit toutes les informations que vous discutez et qui présentent une importance particulière ou moins particulière. La tradition chinoise veut que toute discussion, confirmation, modification, etc. n’ait qu’une trace orale dans les mémoires. Or il arrive par trop fréquemment que des conflits naissent de cette absence de preuve écrite. Consignez donc tout par écrit, échangez éventuellement avec votre interlocuteur des copies de vos notes dès la fin de votre réunion. Faites ensemble un résumé des décisions prises en reprenant les points importants, et faites à nouveau valider oralement que tout est compris et que les objectifs sont atteignables - et que tout sera mis en œuvre pour les atteindre.

Une réunion avec des Chinois doit toujours faire mention de la nécessité absolue d’anticipation des actions et des problèmes (et donc des solutions qui vont avec), du besoin permanent de communication entre les différentes parties concernées, et de l’obligation d’une information claire, précise, pensée et analysée. Finissez sur une note un peu amicale si le contexte s’y prête, mais généralement ce sera à vous de faire en sorte que ce soit le cas.

 

Le Suivi Post-Meeting

Après votre réunion, tout n’est pas fini. Rédigez les « minutes » de votre meeting et envoyez-en une copie à votre interlocuteur chinois pour qu’il signe le rapport. La plupart du temps, il ignorera votre requête, mais ce n’est pas très grave du moment que vous avez une trace par email ou par fax que le document a bien été envoyé voire reçu.

Ce document doit comprendre les points importants de votre réunion, mais également un résumé du plan d’action que vous avez décidé de mettre en place ensemble, tout comme la feuille de route potentielle que vous devrez suivre ensemble pour mener à bien vos actions communes ou séparées.

Il est de votre ressort uniquement de prendre l’initiative du premier pas ou de la première action, car le Chinois ne le fera que très rarement, même si le plan de travail établit très clairement que cela devrait se passer ainsi. Votre rôle est aussi de motiver votre interlocuteur et son équipe, de la même façon (ou presque) que ce que vous feriez avec votre propre équipe, mais surtout votre rôle majeur est de vérifier de la bonne avancée du projet, sans se fonder sur le fait que votre interlocuteur possède le même document et sur la supposition qu’il le suit à la lettre. Vous devez l’accompagner dans ses démarches. Tout du moins pour vous assurer que justement ses démarches sont effectivement en (bonne) route…

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

 

 

Vous partez bientôt en Chine, un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199

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Comments

2 Responses to “Gestion des Réunions de Travail Externe en Chine”

  1. Michel on avril 26th, 2008 2:36

    Je suis toujour aussi amuse de lire des conseils de la part de gens qui apres 3 ou 4 ans retourne chez eux et pretendent expliquer ce qu’il faut faire pour reussir quand ils n’y ont eux memes pas reussi et montent des ”bureaux” en France. Actuellement tous les fraichement diplome s’ installe a Shanghai et ouvre des bureaux d’ aide a l’import ou l’instalation avec une secretaire a 200 €/Mois. Et maintenant ls ecrivent des inepties en lgne.

    Michel

    11 Mio $/ ans depuis 2004 en Chine

  2. Arnaud on mai 3rd, 2008 9:57

    pour répondre à Michel, moi j’aime bien ces conseils - je suis patron d’une PME dans un secteur fortement concurrentiel, et en prévision de déplacements en Chine je cherchais un “code de conduite”. Ces fiches m’ont beaucoup aidé, c’est simple, c’est clair et elles indiquent bien ce sur quoi il faut insister.
    Pour continuer, j’ai pris contact avec Sophie, qui m’a bien briefé et accompagné à certains de mes rendez-vous. Les résultats ont été là, car le rapport entre les chinois et moi ont été différents (avant j’utilisais les services d’une interprète) et il n’y a pas eu d’incompréhension ou tout du moins elles ont pu être applanies sur le coup.
    Dernier point, le fait de la confiance que j’ai pu nouer avec mon interlocuteur par l’intermédiaire de Sophie.
    Conclusion : je recommande car elle est pro et surout on a une visibilité sur nos actions

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