Organiser son Voyage d’Affaires en Chine

La préparation d’un voyage d’affaires en Chine comprend deux parties : le voyage et les parcours internes, et la prise de rendez-vous. Il est important de ne négliger ni l’une ni l’autre partie, afin de réduire les risques de perte de temps et de contre-temps, fort nombreux dans ce pays où peu de choses fonctionnent comme en Occident.

Commençons donc par le voyage. En ce qui concerne le voyage international, les villes de Beijing, Shanghai et Guangzhou (Canton) sont desservies presque quotidiennement par des vols directs depuis Paris, ou depuis pas mal d’autres capitales et grandes villes européennes si vous partez de province et qu’un transit s’avère nécessaire. De façon générale, il est conseillé de réserver vos billets le plus tôt possible pour garantir des tarifs intéressants. Si votre destination est Guangzhou ou Shenzhen dans le sud du pays, vous avez également l’option de voler sur Hong-Kong puis de rallier l’une de ces villes par le bus (desserte directe de l’aéroport de HKG) ou le train (en ralliant la station de Hung Hom sur Kowloon, ou la station de Kowloon Tong pour emprunter le KCR – équivalent du RER français – à destination de Shenzhen Lo Wu).

Une fois arrivés en République Populaire de Chine, des taxis à prix très abordables sont à votre disposition partout en ville, aux aéroports et dans les gares. Ne négociez jamais le prix de la course et assurez-vous que le chauffeur met bien le compteur en route. Il est vivement recommandé que vous vous munissiez de votre adresse de destination en caractères chinois et non pas seulement en Anglais ou en phonétique chinoise.

Pour réserver une chambre d’hôtel à Beijing, Shanghai, Guangzhou ou Shenzhen, recherches et réservations peuvent se faire par Internet, mais il vous sera souvent demandé d’effectuer une confirmation par fax et de communiquer vos coordonnées bancaires en guise de garantie. Aucun débit ne sera réalisé avant votre arrivée, sauf dans certains hôtels si vous réservez une chambre en période de Foire Commerciale (les prix peuvent d’ailleurs tripler voire quadrupler !) Pour faire une réservation dans un hôtel d’une plus petite ville, demandez conseil à vos interlocuteurs chinois sur place, ceux-ci ayant l’habitude de loger leurs visiteurs dans de très beaux hôtels 4 ou 5 étoiles que vous payerez le prix d’un 3 étoiles français.

Si vous avez besoin d’effectuer des vols domestiques, de nombreux agents et opérateurs de compagnies aériennes sont à votre disposition pour des réservations et des livraisons gratuites de billets en quelques heures, toutefois très peu d’entre eux parlent Anglais. Mais pas de panique ! Aujourd’hui, la plupart des hôtels sont à même de vous offrir assistance et de prendre en charge votre commande. Un autre moyen très pratique est de réserver sur le site www.ctrip.com qui a des pages en Anglais. Vous disposez d’une vue d’ensemble de tous les vols disponibles en Chine continentale ainsi que d’éventuelles offres promotionnelles (très fréquentes) prévues sur certains vols. Il vous faudra ouvrir un « compte Ctrip » (en 5 minutes) pour confirmer votre première commande. Dans tous les cas (commande par un agent, un hôtel ou un site Internet), le paiement se fait en liquide à la livraison. Alors repérez au préalable un distributeur de billets dans une Bank of China ou un HSBC, ou un bureau de change. La plupart des hôtels font aussi du change, mais si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez échanger des devises étrangères dans une banque chinoise, munissez-vous obligatoirement de votre passeport et d’une copie de celui-ci !

Si vous préférez voyager en train, les trajets longue distance sont à réserver entre un et cinq jours avant la date de départ, malheureusement à la gare directement où les files d’attente sont souvent interminables. Cependant, certains grands hôtels commencent à offrir ce service à leurs clients en déléguant la tâche à un agent / coursier pour une somme modique. Si par contre vous souhaitez effectuer des trajets de courte distance (30 minutes à 4 heures), inutile de réserver vos places à l’avance, présentez-vous aux guichets des gares et achetez vos billets pour un départ quasi immédiat.

La location de voiture à la journée est également monnaie courante (avec chauffeur, à moins que vous n’ayez un permis de conduire chinois et… beaucoup de cran sur la route… !). C’ est une solution parfois plus économique si vous vous déplacez à plusieurs au(x) même(s) endroit(s) le même jour. Encore une fois, les grands hôtels peuvent vous aider à effectuer votre réservation très rapidement.

Passons maintenant à la seconde partie de l’organisation de votre voyage d’affaires qui touche à la prise de rendez-vous.

Règle numéro 1 : les Chinois suivant un principe d’organisation et de répartition des tâches qui sont extrêmement sub-divisées, la personne qui vous sera tout d’abord assignée comme étant votre « contact person » n’aura finalement que des compétences limitées à son propre champ d’action, peu ou pas de vue d’ensemble, et surtout pas de pouvoir quant à la prise de décision.

Règle numéro 2 : les Chinois sont très flexibles dans leur emploi du temps quand il s’agit de recevoir des visiteurs, mais ils se sentent tout aussi flexibles pour vous décommander sans crier gare ou vous recevoir sans préparation aucune !

Règle numéro 3 : avec les Chinois, tout – y compris les rendez-vous et leurs modalités – doit être entendu au départ, confirmé par la suite et re-confirmé au final !

Partant de là, voyons donc comment procéder.

Que vous veniez en Chine pour faire du sourcing de produits, auditer des usines ou rencontrer de potentiels futurs partenaires de distribution, le schéma de préparation à respecter est similaire.

Lorsque depuis la France vous organisez votre voyage, tenez compte de trois facteurs : la période de votre visite, les distances sur le terrain, et les règles 1 à 3 énoncées précédemment.

Tout d’abord, essayez de définir quelle est la meilleure période de visite par rapport à l’activité que vous allez avoir à mener. Si par exemple vous venez en Chine pour finaliser votre recherche de produits et auditer les usines de vos fournisseurs potentiels, et que ce voyage pourrait se faire, à vos yeux, disons en avril ou en octobre, il y a de très fortes chances que l’on ne puisse vous recevoir ou vous présenter de nouveaux articles car la plupart des fabricants chinois vont exposer ces produits à ces périodes-là sur la Foire de Canton. Il faudra donc se renseigner à l’avance auprès des usines concernées quant à leur disponibilité, mais à priori on voudra éviter de voyager en Chine en période de foire si ce n’est pour en faire également la visite.

Deuxièmement, les distances sont très longues en Chine. On privilégiera donc de regrouper les visites selon un premier critère géographique. Ne soyez pas surpris d’avoir sur place de très longues journées de travail et de voyage, il est très courant d’être encore en rendez-vous ou sur la route à des heures « intemporelles »…

Ensuite, nous venons d’énoncer le fait que les Chinois que vous serez amenés à rencontrer, du fait d’une sub-division à outrance des responsabilités, n’auront pas forcément de pouvoir de décision lorsque vous serez pressés, et auront des compétences limitées à leur champ d’action pré-défini. Il est donc primordial que lors de vos prises de rendez-vous depuis la France vous exigiez que soient présents lors de votre rencontre votre « contact person » bien sûr, un technicien ou un ingénieur (quelqu’un capable de répondre à des questions d’ordre technique pour venir compléter un niveau commercial trop brut et trop peu renseigné sur les éventuels options et aléas techniques), et une personne habilitée à prendre des décisions finales.

En accord avec la deuxième règle énoncée, il est très facile de s’en tenir à prévoir des rendez-vous presque au dernier moment car les Chinois sont très souples là-dessus. Par contre, prévoyez des solutions de « back-up » car ils peuvent aussi tout à fait vous prendre de court en vous décommandant (mais cela reste quand même très rare) ou en vous annonçant une fois que vous êtes sur place que finalement la personne décisionnaire n’est pas là ou n’a pas été prévenue, ou que l’usine est fermée pour cause de « ci » ou de « ça », etc.

Ce qui nous fait venir au dernier point, qui consiste à s’armer de patience et à travailler son endurance à la répétition perpétuelle et régulière. En effet, si vous prenez un rendez-vous depuis la France avec un Chinois, n’hésitez pas à confirmer avant votre départ ou dès votre arrivée la date et l’heure de votre réunion, ainsi que les noms et postes occupés des personnes qui sont censées vous rencontrer et en avoir été prévenues. Enfin, ne craignez pas d’être trop insistants en confirmant tout cela à nouveau la veille et/ou le jour-même pour éviter tout contre temps intempestif.

Bon préparatifs et bon voyage !!

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com