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En Chine, les concepts de gestion du temps et de gestion de l’information n’ont pas encore réellement fait leur chemin dans les mentalités, et les performances de premier niveau qui sont censées en résulter sont encore loin derrière nos standards européens. Aussi est-il primordial de bien préparer à l’avance vos réunions avec des Chinois, et de bien vous conditionner psychologiquement à l’idée de prendre le contrôle des discussions tout en ayant à subir un certains nombre de barrages commercialo-culturels de la part de vos interlocuteurs, à qui vous essaierez de ne concéder que le strict minimum nécessaire lorsque cela sera possible.

Les Participants Chinois à la Réunion

Les Chinois délèguent toujours pour leurs réunions la personne avec laquelle vous êtes généralement en contact. S’il se trouve (comme dans la plupart des cas) que cette personne occupe un poste de vendeur et non un poste managérial, vos avancées et résultats n’en seront probablement que très limités. En effet, en Chine les tâches et responsabilités sont sub-divisées à outrance, et les simples vendeurs n’ont généralement aucun pouvoir décisionnaire même s’ils sont habilités à gérer la relation client du début à la fin. D’autre part, votre vendeur aura certainement un bon bagage commercial mais de plus faibles compétences techniques quant aux produits que vous souhaitez travailler avec sa société. Ainsi, vous constaterez avec force impatience que chaque point que vous voulez discuter fera l’objet d’un coup de téléphone à une personne qui n’assiste pas à votre réunion, ou d’une sortie de la salle de réunion pour aller se renseigner à l’écart.

Il est donc fortement recommandé de faire en sorte qu’assistent à votre réunion au minimum votre vendeur, un technicien de produits, et une personne habilitée à prendre des décisions concernant les prix, les délais ou tout autre élément important qui justifie un rendez-vous face-à-face. Selon la taille de la société que vous rencontrerez, cette personne sera soit le directeur soit le manager des ventes ou du département commercial de façon plus large. Pour ce faire, il est préférable de planifier la présence de ces personnes à l’avance car si tel n’est pas le cas elles ne seront pas forcément présentes ou disponibles lors de votre visite. Le même cas de figure doit pouvoir s’appliquer si c’est vous qui les recevez dans vos locaux, dans la mesure du possible. Même si cela semble évident pour vous, notez que les Chinois n’ont pas pour leur part cette habitude de prévoir pour des réunions avec des clients la présence de personnes non rattachées à un département commercial, car ils estiment que chacun doit rester à sa place au sein de la société (et a fortiori encore plus des techniciens). Passez donc un coup de téléphone préalable à votre réunion quelques jours plus tôt, et expliquez votre vision des choses et surtout de vos besoins. Précisez qu’ainsi votre réunion sera d’autant plus efficace car vous serez à même d’avancer et de prendre des décisions claires, précises et déjà confirmées sur le tas par la hiérarchie puisque celle-ci sera présente. Il arrive trop souvent qu’en Chine une réunion n’ait malheureusement que pour résultat de se mettre d’accord sur la programmation de la prochaine réunion… Alors prenez les devants et économisez une journée d’efforts vains… !

Contenu et Déroulement d’une Réunion

Après les présentations rituelles et le protocole introductif de rigueur si tous les participants n’ont pas été présentés lors d’un meeting antérieur (voir article Focus Terrain : Protocole Relationnel lors d’une visite chez un Fabricant Chinois) la réunion peut commencer. Vous pouvez démarrer en annonçant les thèmes qui seront abordés, et éventuellement fournir à chaque participant la liste de ces sujets. Il est strictement essentiel ensuite de n’aborder qu’un sujet à la fois, sans ne jamais les mélanger au début de votre réunion ! Le seul moment où vous êtes « autorisé » à combiner les thèmes de discussion est lors d’une négociation difficile, dans laquelle divers éléments sont à prendre en compte pour atteindre votre but. Ce cas mis à part, gardez un fil directeur et prenez les questions les unes après les autres. Le Chinois qui n’est pas dirigé sur une ligne droite prendra toutes les courbes possibles pour finalement se perdre et vous égarer sur un chemin annexe qui ressemble de loin à un raccourci ou à la bonne direction, simplement par manque d’organisation de la pensée. Restez à l’écoute mais n’obliquez que si vous vous rendez compte que vous avez vous-même omis un paramètre important que votre interlocuteur aura relevé.

Vous devez clairement définir et exposer vos objectifs. N’hésitez pas à parler avec force détails de votre situation actuelle, ni à mentionner quels sont les problèmes que vous avez rencontrés par le passé avec votre interlocuteur ou d’autres Chinois, en finissant par ce que vous espérez pouvoir accomplir avec eux cette fois en apportant des solutions et en ne répétant pas les erreurs passées. Assurez-vous que tout le monde comprend ce que vous dites et tombe d’accord pour vous suivre et travailler de concert pour atteindre vos objectifs. Le concept de décision consensuelle est extrêmement important en Chine, sans lui vous n’obtiendrez jamais d’engagement sur du long terme avec vos partenaires chinois. C’est la raison pour laquelle vous vous devez de poser fréquemment des questions pour vérifier que tout le monde est d’accord de façon sincère avec ce que vous évoquez.

Ensuite, posez par écrit toutes les informations que vous discutez et qui présentent une importance particulière ou moins particulière. La tradition chinoise veut que toute discussion, confirmation, modification, etc. n’ait qu’une trace orale dans les mémoires. Or il arrive par trop fréquemment que des conflits naissent de cette absence de preuve écrite. Consignez donc tout par écrit, échangez éventuellement avec votre interlocuteur des copies de vos notes dès la fin de votre réunion. Faites ensemble un résumé des décisions prises en reprenant les points importants, et faites à nouveau valider oralement que tout est compris et que les objectifs sont atteignables - et que tout sera mis en œuvre pour les atteindre.

Une réunion avec des Chinois doit toujours faire mention de la nécessité absolue d’anticipation des actions et des problèmes (et donc des solutions qui vont avec), du besoin permanent de communication entre les différentes parties concernées, et de l’obligation d’une information claire, précise, pensée et analysée. Finissez sur une note un peu amicale si le contexte s’y prête, mais généralement ce sera à vous de faire en sorte que ce soit le cas.

Le Suivi Post-Meeting

Après votre réunion, tout n’est pas fini. Rédigez les « minutes » de votre meeting et envoyez-en une copie à votre interlocuteur chinois pour qu’il signe le rapport. La plupart du temps, il ignorera votre requête, mais ce n’est pas très grave du moment que vous avez une trace par email ou par fax que le document a bien été envoyé voire reçu.

Ce document doit comprendre les points importants de votre réunion, mais également un résumé du plan d’action que vous avez décidé de mettre en place ensemble, tout comme la feuille de route potentielle que vous devrez suivre ensemble pour mener à bien vos actions communes ou séparées.

Il est de votre ressort uniquement de prendre l’initiative du premier pas ou de la première action, car le Chinois ne le fera que très rarement, même si le plan de travail établit très clairement que cela devrait se passer ainsi. Votre rôle est aussi de motiver votre interlocuteur et son équipe, de la même façon (ou presque) que ce que vous feriez avec votre propre équipe, mais surtout votre rôle majeur est de vérifier de la bonne avancée du projet, sans se fonder sur le fait que votre interlocuteur possède le même document et sur la supposition qu’il le suit à la lettre. Vous devez l’accompagner dans ses démarches. Tout du moins pour vous assurer que justement ses démarches sont effectivement en (bonne) route…

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In China, concepts of time management and information management have not been established yet for good in the mentalities, and first level performances that are supposed to result from them are still far behind our European standards. That’s the reason why it is essential to well prepare in advance your working meetings with the Chinese, and also to get psychologically prepared to the idea that you’ll have to take the whole discussion under control. Although you prepare well, however there will always be quite some cultural and commercial obstacles coming from the Chinese guys side, to whom you’ll try to only concede the strict and necessary minimum, when possible.

The three important points that make a working meeting in China efficient are, first of all, the choice of participants, then the way to proceed to the meeting, and finally the follow-up process after the meeting.

The Chinese Participants to the Meeting

Chinese people always delegate the sole participation to their meetins to the person you are generally speaking in contact with. If that happen (as in most cases) that this person ‘s position in the company is at commercial level but not at a managerial level, your progresses and results will probably be very limited. Indeed, in China tasks and responsibilities are extremely sub-divided, and simple sales people, although they are required to fully handle the client relationship but they have no power of decision for anything whatsoever. On the other hand, your sales contact person certainly have a honorable commercial background, however his technical skills may be limited in regards to the products you’d like to purchase from his company. In that case, you will – for sure – loose patience every time one important point is to be discussed your supplier’s sales person will have to give a call out to someone who has the answer but does not participate to this meeting, or will have to go out of the meeting room to search for someone who is available to go and run after the other person who has the answer you need…

Therefore, it is highly recommended to arrange in advance that the minimum participants to your meeting on the supplier ‘s side include the sales person whom you’re in touch with, a technician who understands well the products, and another person who is authorized for decisions in regards to prices, delays or any other important information that justifies a face-to-face meeting. According to the size of the company that you will meet with, this person will be either the company ‘s Director or the commercial department manager. It is preferable to plan the attendancy of these people in advance, otherwise they might not necessarily be available (or on site) during your visit. The same scheme must be applied when you are the one receiving Chinese people in your office. Even if that seems very obvious to you, note that the Chinese are not used to including in their meetings people who are not working in commercial department, as they consider that each person has a position and this position must be respected (especially for technical people). So a few days before going there, give your supplier a call and explain what you need : you wish that the meeting will be efficient and you’re sure it will be if all the required persons attend to it, because you’ll be by then able to make clear decisions that will be confirmed by the managers on the spot (because they attend to the meeting of course). It happens too often in Chine that a meeting unfortunately has for sole result to get everyone to agreeing on the date of the next meeting… So, think ahead and save a full day of vain efforts !

Content & Process of a Meeting

After the ritual introductions and the local protocol that you may have to go through in case all participants are not know from a previous meeting (see article in Focus Terrain : Protocol when visiting a Chinese Supplier), the meeting can start. You begin by announcing the topics that you are going to discuss and eventually provide all participants with a list of these topics. But next it is strictly essential that you never mix several topics together, you must discuss one point after the other ! The only moment when you are “allowed” to combine several topics is during a difficult negotiation, as you will have to take into account various factors in order to reach your goal. This case apart, keep a straight line and discuss all matters one after the other. The Chinese who are not conducted on this straight line will take all possible curves and finally get lost and get you lost on an annex path that looks from far as a short-cut or as the right direction, just because their thoughts are not well enough organized. Keep listening but change direction only when you realize that you have yourself forgotten an important parameter that the Chinese participants would have noticed.

You must clearly define and make an exposé of your objectives. Do not hesitate to speak with lots of details about your current situation, mention the issues you have encountered in the past with your suppliers, and conclude with what you expect for this time in terms of solutions to come up with and results to be achieved. Make sure everybody understands what you say and agree on following you and work together on reaching your objectives. The concept of consensual decision is extremely important in China, without it you will never obtain a long-term commitment from your Chinese partners. This is the reason why you must frequently ask questions in order to verify that everybody sincerely agrees with the important points of the dicussion.

Finally, write down every detail that has been discussed and that presents a special (or less special) importance. The Chinese tradition wants that every discussion, confirmation, modification etc. Only has an oral trace in people ‘s memory. However, it happens too frequently that conflicts emerge from this lack of written prooves. So write down everything and eventually exchange with your supplier copies of your notes at the end of the meeting. Sum-up together the decisions made and orally validate one more timethat all is understood and that your objectives are reachable – and that everything will be done so that they are reached.

A meeting with Chinese people must always mention the great necessity of anticipation of all actions and issues to be foreseen (and of the solutions that go together), of the permanent need of efficient communication between both parties, and of the obligation of an information that has to be clear, precise, thought through and anlayzed. Put an end to the meeting by friendly words if the context allows it, but generally speaking you may have to find a way that it ends up this way.

After the Meeting, How to Follow-Up

After your meeting, you’re not done yet. Write down the « minutes » of your meeting and send a copy to your Chinese supplier so that he signs this report. Most of the times, he will ignore your request, but it’s not such a big deal as long as you have a trace by fax or by email that the document has been sent out and received.

This document shall include the important points of your meeting, as well as an action plan that you have decided to put in place together, as well as the road map you shall follow together in order to lead to a good end all the planned actions.

It is of your sole duty to take the initiative of the first step or of the first action, as the Chinese guys will very rarely do it even though the working plan clearly establishes he should. Your role is to motivate the Chinese guy and his/her team as if they were part of your company (or almost). But your major role is to check on the good progress of your project, without counting on the fact that the Chinese side detains the same document as yours, and without assuming that he will follow it at all. You must accompany your supplier in his progress. At least to get the insurance that his progresses are made and made on the right direction…

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Making the decision to go through a third party company in China which will assist you for the import of your Chinese goods induces that you may add-up quite a number of compromises in your way of doing business, only because this company represents an extra actor in the working chain and in the communication chain that connect you to your suppliers. If you identify well the primary reasons that push you to making such a decision, and then if you really work well on structuring a new smart working organization, you’ll be able to optimize all the synergies that this three sides cooperation could have you benefit from.

-          You have (legitimate) lackings in terms of local culture of business and communication “Chinese way”

-          Your business is developing rapidly and you need to work with more structured methods and with people who actually know better than you how to deal practically with daily issues  

-          Your company is developing but you still can’t afford to set up your own company in China (or you are not willing to do so)

-          You have already experienced some big wrongs in China but you can’t buy anywhere else for price competition matters  

-          The number of your orders that need Quality Contros (QC) of the products on the factory site is larger and larger, and QC sessions occur more and more often : it becomes impossible for you to go to China each time.

-          Buyers of your company work very well on your strategic items but have a poor control over new items that are not strategic but that you wish to develope : an external assistance will be welcomed  

-          There are no real buyers in your company : purchases are made by the sales people or the staff in charge of the marketing, but they only have a limited expertise in terms of sourcing and purchasing management  

-          Buyers from your company have a perfect technical expertise of the products, mais still encounter difficulties when they are required to adapt to sourcing methods and orders follow-up methods that they shall apply in China

-       The team of buyers of your company can’t bear anymore the increasing workload they get due to the growing number of orders given to China, and financially speaking, it turned out to be more interesting for your company to externalize the follow-up of some orders by a third party than hiring new buyers to work in your company ‘s workplace.  

How to Choose your Third Party Company ?

According to your needs but also according to the way you are agreeing on working and cooperating, several types of third party companies are nowadays on site in China to respond to your demand.  

In all cases, one of your criterias of choice will be how many years on site in China have spent the main actors of the third party you wish to cooperate with. You will also prefer a company whose people have high analyzing skills in regards to your needs, and with a great reactivity in regards to your first requests starting from the very first contact. A company that does not hesitate to share with you some of its past failed experiences is generally speaking trustable, especially when you are being explained – through business cases examples – that this company has learnt a lesson from its mistakes and failures.

Here are, on a quite superficial level, the main activities of three types of third party company that you will find in China.

The most common type of third party company in China is the Trading Company. This kind of company proposes full packages of services of sourcing, purchasing, production follow-up, quality control and logistics organization. The « Trading Co. » doesn’t allow itself to be a transparent entity in the sense that it doesn’t reveal to its clients the identity of the manufacturers it buys from for you under its own name. The company is therefore paid by you based on commissions only, that is to say that a percentage is added-up to the factory price of the goods that have been sourced and purchased for you, and that have been sold to you afterwards.  

Then you could on the other hand work along with a Consulting company. This type of company is more oriented on assisting you on punctual informations searches about a particular market. A consulting company will therefore be able to sell to you some databases for suppliers of your market. It can also propose some sourcing activities and makes recommandations about suppliers to be selected for your purchases, mais will never make the purchase orders for you, except if mentioned differently.  

Finally, the newest form of third party company – as well as the most innovative in its concept – is the Purchasing Service Provider (PSP). Strong of an expertise more focused on sourcing methodologies than on products technical specificities, the PSP works with a total transparency with its clients as well as with its Chinese suppliers, and builds its technical expertise on products thanks to this three-sides cooperation. The client signs his purchasing contracts directly with the factories, and pays the PSP for its work on a monthly fee basis. Services of QC of logistics arrangements are optional and chargeable on a package basis or sole service basis.

An Efficient Combination of Skills from the Three Parties

For your cooperation to be efficient, everybody needs to be part of the processes. But for your cooperation to be happy, it is even better that you gain the most out of the competencies and skills of all partners within the triangle relationship.  

Lots of companies that turn towards third party companies to let them deal with their business in China have the tendancy to totally rely on their intermediary, without showing any willingness of cooperation. On the other hand, the attitude is “i’m paying, i want to be totally out of the game, and if the third party company is a good one then they will be able to deal with my orders without needing me”. It is a huge mistake to think that the third party company will replace you; once more, it is only a relay between you as a client and the factories. That means that, concretely speaking, you must relay to your intermediary all they need to know in terms of technical knowledge about the products, in terms of understanding of security norms, in termes of design, bi-annual planning of orders, emergency deliveries, etc. As the final client, you remain the master of decision, but on the other hand you also shall anticipate all technical, logistic and financial matters.  

In between clients and suppliers, the third party company is a China sourcing specialist, in regards to the local working techniques and to the cultural and linguistic management of business with Chinese suppliers. It is your role to push them if needed, therefore it is under your responsibility to anticipate all actions to be led, by participating (even from far away) to the checking that all steps of the Supply Chain is well organized.  

Finally, The Chinese manufacturers chosen by the Third Party company will bring you some extra knowledge about the technicity of the items you want to purchase, however they will only be efficient if you use great reactivity to transfer Your knowledge to the third party company in between. Also do everything you can so that this three sides cooperation lasts long, you will then avoid time-loss due to new needs of sourcing by your intermediary.

Communication : Key-Factor & Basis of each Success

Because the time for decisions is longer and the risks that the information is slightly transformed are bigger, just because there is one more actor in between the client and the supplier, it is highly recommanded that you, as a buyer, plan your work and your schedule with some more time ahead, so that you can anticipate the eventual issues that will come up. By an intense communication, you must try to erase the distance that separates you from China, geographically and culturally.  

In order to succeed, write down everything. Each request or each information exchanged even by phone or when meeting up, must be traceable by email or fax that will allow all parties to follow-up with confirmed information. Also, in order to guarantee a better follow-up of your projects and orders, build a clear table that lists all the current files, and organize a weekly meeting or a weekly phone call with your contact person in China, so that you get to be informed about files status and progresses, issues, solutions brought, etc. If the third party company with which you cooperation proceeds the same way with factories, all parties will be able to get a better visibility of all orders and will be able to accept the idea of working harder to re-inforce the good basis of a long term successful cooperation.

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Outre l’imposante et bi-annuelle Foire de Canton, reconnue comme étant à l’heure actuelle la plus importante foire commerciale générale au niveau mondial – en termes de nombre de visiteurs, d’exposants présents et de produits de toutes industries destinés à l’export exclusivement – vous avez la possibilité de visiter également des salons spécialisés sur une industrie en particulier, en Chine comme à Hong-Kong. Un calendrier par ville des foires chinoises par secteur d’activité peut se trouver en ligne sur Internet par le biais de sites du type http://www.eventseye.com/fairs/salons-guangzhou_0.html#ap170 pour Guangzhou (capitale de la province de Canton) ou encore http://www.eventseye.com/fairs/salons-shanghai_0.html#ap170 pour Shanghai par exemple.

Quel est l’intérêt de visiter une foire commerciale en Chine ?

Lors de ces salons commerciaux, vous serez à même de rencontrer jusqu’à plus de 12500 fournisseurs potentiels à chaque fois. Des usines comme des sociétés intermédiaires venues de toute la Chine présentent leurs produits standards ainsi que leurs nouveaux articles, et en quelques jours vous pourrez vous faire une idée du prix du marché pour tel ou tel objet. C’est évidemment l’occasion de rencontrer en personne les fournisseurs avec lesquels vous pourriez traiter, et juger de leurs compétences de base en quelques minutes. Par ailleurs, les vendeurs chinois essaient de se rendre le plus disponible possible pour vous pendant les heures de foire et même pendant les trois repas quotidiens si vous souhaitez les rencontrer en privé pour discuter plus avant des détails de commandes à venir. Bien qu’il soit toutefois recommandé de procéder à un audit d’usine avant de passer vos commandes, cela peut servir de compromis si le facteur « temps » ne joue pas en votre faveur.

La Foire de Canton

La CIEF (Canton International Export Fair) se tient deux fois par an à Guangzhou du 15 au 30 Avril et du 15 au 30 Octobre, chacune d’elle se déroulant simultanément dans deux centres d’exposition (Liuhua et Pazhou) . En Avril comme en Octobre, elle est organisée en 2 parties, chacune regroupant sur chacun des sites du salon plusieurs secteurs distincts : du 15 au 20 Avril ou Octobre puis du 25 au 30 Avril ou Octobre.

Pendant l’entre-deux phases, certains hôtels de la ville accueillent également des exposants qui n’auront pas eu leur place dans l’un des centres d’exposition, et au fur et à mesure que les années avancent et que la Foire attire un nombre croissant d’exposants comme de visiteurs, Guangzhou ouvre régulièrement de nouveaux centres d’exposition aux alentours des sites existants (CAC, Jinhan, etc.).

La foule qu’attire la CIEF est proportionnelle à la surface démesurée qui accueille le salon. Aussi, pour éviter les inconvénients d’une éventuelle promiscuité, mieux vaut bien préparer votre visite de la Foire, mais aussi tout ce qui touche à vos déplacements dans la ville de Guangzhou comme à l’extérieur.

L’Organisation de votre Déplacement en Chine pour une Foire

Si vous décidez de tenter l’aventure chinoise en commençant par participer à l’une des foires commerciales annuelles, les éléments dont vous aurez à vous soucier en priorité sont : réserver votre billet d’avion assez tôt dans l’année, réserver votre hôtel tout aussi tôt, et vous pré-enregistrer pour participer à la Foire en tant que visiteur. Ceci est valable pour la majorité des Salons mais à priorités variables, mais cela est toutefois absolument indispensable pour la Foire de Canton que nous allons prendre pour exemple ici.

En effet, deux fois par an pendant 15 jours, la ville de Guangzhou est dans l’effervescence la plus totale. Vous ne serez même pas encore arrivés (ni d’ailleurs partis) que vous pourriez déjà en juger par vous-mêmes. Tenter de trouver un billet d’avion aux dates souhaitées et à un prix abordable peut parfois relever du miracle. Rien ne sert d’être un expert en vols charters et autres low-costs, il n’existe qu’une seule règle : anticiper la réservation de votre billet d’avion au moins 6 mois à l’avance. Bien entendu, vous trouverez éventuellement de la place si vous vous y prenez plus tard voire au dernier moment, mais jamais avec toutes les conditions réunies. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, pensez à passer par Hong-Kong, puis rejoignez la Chine par le bus ou le train, mais attention aux foires fréquentes également à cette période-là sur l’île.

Quant aux hôtels, il va vous falloir vous y prendre également très tôt car la demande est faramineuse ! Les hôtels aux abords des sites de Foire sont littéralement pris d’assaut, cependant de plus en plus de petits hôtels sont répertoriés sur les sites Internet qui font la promotion du Salon. Les tarifs doublent à quadruplent dans toute la ville quel que soit le moment de votre réservation. Lorsque vous réserverez votre chambre, il vous sera demandé un acompte ou votre numéro de carte de crédit en guise de dépôt (pas toujours remboursable en cas d’annulation de votre part et parfois sous certaines conditions particulières).

Lorsque vous arrivez en Chine, il vaut mieux avoir avec vous l’adresse en caractères chinois de votre hôtel pour pouvoir la donner à votre chauffeur de taxi. Lorsque vous sortirez de l’aéroport, vous serez littéralement agressés par des chauffeurs de taxi dont l’activité est seulement ponctuelle, et qui vous hurleront dessus « taxi ! taxi ! » dans l’espoir de vous faire traverser l’immense parking de l’aéroport pendant 15 minutes, de vous faire monter dans une voiture banale ou un taxi classique, et de vous faire attendre que d’autres passagers viennent partager votre course (faisant ainsi grimper le montant total de sa facture) : ignorez-les gentiment et dirigez-vous vers la file d’attente des taxis réglementaires. Ne donnez votre adresse qu’une fois installés dans le véhicule et assurez-vous que le mètre est mis en route au départ. Il est interdit depuis peu pour les chauffeurs cantonais d’essayer de négocier un prix verbalement et d’éviter de mettre en route leur mètre, mais certains n’en tiennent pas toujours compte. Mieux vaut le savoir de votre côté.

L’Organisation d’un Voyage d’Affaires pendant la période de Foire

Si vous envisagez de profiter de votre séjour en Chine à l’occasion d’une foire commerciale pour faire un voyage d’affaire dans le pays, pré-qualifier des fournisseurs potentiels (cf. article « Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois ») ou pousser plus avant le Sourcing (cf le Focus Terrain sur le sourcing)  de vos produits, renseignez-vous à l’avance sur les disponibilités des usines que vous entendez visiter. La période bi-annuelle de la Foire de Canton faisant que l’industrie des produits de consommation courante n’obéit plus à aucune règle organisationnelle habituelle, il est vivement recommandé de prendre ses précautions et d’éviter de se rendre chez un fabricant à l’improviste, au risque de se retrouver dans l’incapacité de mettre la main sur quelqu’un capable de - et autorisé à - vous recevoir.

Si vous réussissez donc au préalable à obtenir des rendez-vous, mettez donc tout en œuvre pour essayer de respecter au mieux votre emploi du temps, les disponibilités des fabricants étant parfois réduites. Comme vous pourrez le (re-)découvrir en consultant la rubrique « Services » d’Objectif-Chine, nous sommes à même de vous proposer en Chine des services de Coaching de Terrain lors de vos visites d’usines, mais aussi des services d’Accompagnement dans l’Audit et la Négociation avec vos fournisseurs lors de vos rendez-vous à Guangzhou ou ailleurs en Chine.

Si les usines à voir se trouvent en dehors de Guangzhou, inutile de vous embarrasser de réservations d’hôtels cette fois, puisque tout le monde sera à Canton. Pour des billets de train ou d’avion, votre hôtel pourra vous aider à faire des réservations, ainsi que pour des trajets en voiture de location, et enfin il vous reste la solution de louer un taxi pour un aller simple de deux heures maximum, voire pour la journée entière à condition d’effectuer un aller-retour dans la journée.

Optimiser votre Visite d’une Foire Commerciale en Chine

Comme vous l’aurez compris, votre visite de la Foire de Canton doit se préparer de façon consciencieuse pour éviter des pertes de temps inutiles et de la fatigue physique et nerveuse qui pourrait s’accumuler au fil des jours, voire des semaines si vous restez pour l’intégralité du Salon.

Avant même d’être partis en Chine, il vous faudra vous inscrire via Internet sur le site officiel de la « Canton Fair » en tant que visiteur. Si vous oubliez de vous pré-enregistrer, ce ne sera pas insurmontable pour autant mais vous aurez à faire la queue aux guichets d’inscription sur l’un des sites de Foire, remplir de longs formulaires d’information sur vous et votre société, refaire la queue pour faire faire une photo d’identité, et payer un droit d’entrée de 10 Euros par personne. Si vous faites votre pré-inscription sur Internet, en arrivant à la Foire vous ferez la queue dans une file qui avance plus rapidement et obtiendrez votre badge en moins de 2 minutes, gratuitement, une fois votre pre-inscription présentée (imprimée au préalable). Munissez-vous dans tous les cas d’une photo d’identité de format classique, ainsi que de votre passeport et d’une carte de visite à votre nom et comportant le nom de votre société, que vous donnerez au guichet.

Vous êtes maintenant prêt à entrer dans le Paradis des Acheteurs Internationaux ! Les différents centres d’exposition du Salon sont organisés par secteurs d’activité, munissez-vous d’un plan à l’entrée et démarrer votre journée. Il est vivement recommandé d’utiliser si possible des documents standards de Sourcing (cf le Focus Terrain sur le sourcing) que vous aurez préparés à l’avance, ou du moins de vous tenir à une certaine structure pré-établies dans vos discussions avec les fournisseurs que vous allez rencontrer. Les informations de base que vous voulez recueillir pour tout produit intéressant sont les suivantes :

-          numéro de référence,

-          description du produit

-          photo du produit

-          prix unitaire FOB

-          MOQ (Minimum Order Quantity)

-          nouveaux prix éventuels pour des quantités supérieures à la MOQ

-          délai de livraison (hors transport international)

-          dimensions du produit

-          dimensions de l’emballage unitaire du produit

-          dimensions du carton export

-          nombre de pièces dans un carton export

-          nombre de cartons export dans un container

-          disponibilité des certificats de conformité pour le-dit produit

-          réactivité et organisation du fabricant sur la Foire

-          capacité potentielle à modifier ou développer des produits

-          disponibilité d’une licence d’exportation

-          possibilité d’éventuellement auditer physiquement l’usine un jour.

Pensez à faire le point à la fin de votre journée, et recommencez le lendemain ! Bon Courage !

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Besides the impressive bi-yearly Canton Fair, acknowledged as currently being the world ‘s biggest commercial fair for commodities – in terms of numbers of visitors, number of exhibitors, and all kinds of commodities from all industries – you’ll also have many opportunities to visit as well some fairs that are more specialized on a certain industry in particular, in Mainland China and in Hong-Kong. A calendar of the Chinese Fairs per city and per sector of activity is available online through quite some websites such as http://www.eventseye.com/fairs/salons-guangzhou_0.html#ap170 for Guangzhou (capital of the Canton province) or http://www.eventseye.com/fairs/salons-shanghai_0.html#ap170 for Shanghai as an example.

What is the interest of visiting a commercial fair in China ? 

During these commercial fair, you’ll be able to meet up to 12500 potential suppliers each time. Factories as well as intermediary trading companies coming from all over the country display their standard products and their new items, so that within a few days you’ll be able to get a first idea of the market prices for a wide range of products. It obviously is as well a great opportunity to meet face-to-face with the potential suppliers you might want to work with, and make a first opinion about their basic skills within a few minutes. Moreover, Chinese suppliers try their best to become available for you during the fair hours and even during the daily three meals if you’re willing to meet them in a more private place in order to discuss on the spot about further details of up-coming orders. Although it is still recommended to proceed to a factory audit before you actually confirm your order, this kind of meeting can be helpful in the “time” factor is playing against you.

The CIEF (Canton International Export Fair) takes places twice a year in Guangzhou from April the 15^th to the 30th and from October the 15^th to the 30th, each one of them is simultaneously taking place in two exhibition centers (Liuhua & Pazhou) . In April as well as in October, it is organized in 2 phases, each of them presenting on each site several different sectors : from April or October the 15^th to the 20^th and then from the 25^th to the 30^th of April or October.

Between the two phases, some hotels of the city also host some exhibitors who couldn’t get a booth in one of the exhibition sites. The more it goes, the more exhibitors are willing to participate to the Fair, therefore Guangzhou regularly opens new exhibition centers in the area of the main sites (CAC, Jinhan, etc.).

The crowd that is attracted by the CIEF event is in proportion with the huge surface that hosts the Fair. That’s the reason why one shall avoid promiscuity issues by a good preparation to the fair.

If you decide to try the China adventure starting with participating to one of the yearly commercial fairs, you will have to set priority on: booking your plane ticket as early as possible, booking your hotel very early too, and pre-register to get your visitor ‘s entry badge for the fair. This is worth for most of the Fairs, however it is a Must-Do for the Canton Fair, as shown below.  

Indeed, twice a year during 15 days, the city of Guangzhou is getting all upside down. You might not have arrived yet (maybe not even left your country) that you might already have a chance to remark by yourself trying to find a plane ticket at the dates you want and for a good price can sometimes sound like the happening of a miracle. No need to be an expert in charters flights or low-cost flights, there’s one and only rule: anticipating the booking of your plane tickets at least 6 months prior to your date of departure. Of course, you will be able to find a seat even if you book later or at the last minute, but will never get all the conditions you wish. If you are really encountering difficulties to find a good ticket, consider flying via Hong-Kong, but take into account that there are also lots of fairs on the island and that getting plane, train or bus tickets to Guangzhou can also sometimes be a tough task.. 

As for hostels, anticipate the booking early enough because the booking requests are more than numerous. Around the exhibition centers, hostels are close to be booked from one fair to the up-coming one,  but more and more small hostels are now being promoted on Internet on websites focused on the Canton Fair. Prices are 2 to 4 times higher than in general throughout the whole city, whatever you book early or late. When you confirm the booking of your room(s), you’ll be required to swift a deposit or to provide your credit card copy and number (deposits are not always refundable in cas you cancel your booking, and sometimes it is only under certain unconvenient conditions.

When you arrive in China, it is better to bring along the address of your hotel written in Chinese so that the taxi driver understands where you want to go. When you’ll come out of the airport hall, you’ll be litterally attacked by punctual taxi drivers who will yell at you  « taxi ! taxi ! » , hoping to have you agree on walking across the huge airport parking lot for 15 minutes with your heavy luggages, to have you hop in the car and then to have you wait for other customers to join the journey (so that the final bill goes higher) : kindly ignore them and walk towards the regular waiting line for official taxis. It is recommanded to hand out your address only when you have got in the taxi, and we you go, make sure the driver puts the meter on. It’s been only a short time that it has become forbidden for drivers to bargain prices and while not putting the meter on, but not all of them take this new rule into account. So, better know about it on your side.   

Organize a Business Trip during the Fair period

If you are planning to go on a business trip during the period of a commercial fair, pre-qualify potential suppliers (see the article “Choosing your Suppliers in China”) or move forward on products sourcing, get well informed beforehand on the availabilities of the factories you plan to visit. The bi-yearly Canton Fair creates such a mis-organization of the industries ‘s usual rules that it is highly advised to make appointments, otherwise you’d take the risk to not be able to meet the persons who are able – and allowed – to welcome you in.

If you succeed in making appointments, try your best to respect your schedule, as suppliers availabilities sometimes are tight. As you’ll be able to see it (again) in the “Services” section of Objectif-Chine, we are offering in China various services including Coaching when you intend to visit factories, but also services of Assistance in Audit and Negotiation with your suppliers when you’re having a meeting with them in Guangzhou or other cities.

If the factories you want to visit are out of Guangzhou, no need to bother making hostels booking this time, as the crowd will be concentrated in Canton. If you need to purchase plane or train tickets, your hostel will be able to help you, as well as for cars rental. The last solution for a short journey is to pay a taxi for a two hours drive maximum, or for the full day if you intend to come back at night. 

Optimize your visit of a Commercial Fair

As you may have already understood, your visit of commercial fairs requires that you may prepare conscienciously in order to avoid useless time loss as well as physical and nervous tiresomeness.

Before you even go to China, you shall register via Internet on the official website of the « Canton Fair » as a visitor. If you forget to pre-register, that will not create unmanageable situations but you’ll have to queue up for longer time at the exhibition center ‘s registration area, fill in long forms about yourself and your company, queue up again to make pictures eventually, queue up again to get your badge, and then pay 10 Euros. If you pre-register well, when arriving at the exhibition center you will queue-up faster and will get your badge within far less time, for free. For this, you will have to give your passport, a business card with your name and company name on it, an ID picture, and the Internet pre-registration sheet that you have printed.   

You are now ready to get in the International Buyers Heaven ! The various exhibition centers are organized by industry, so get a map and start your day. It is highly recommended to use if possible some standard Sourcing materials, or at least to stick to a certain structure within your discussions with potential suppliers. The basic informations that you need to gather for any kind of interesting product are the following:

-          Reference number

-          Product description

-          Product picture

-          FOB unit price

-          MOQ (Minimum Order Quantity)

-          Eventual new prices for quantities that are higher than the MOQ

-          Delivery time (excluding international freight)

-          Product dimensions

-          Product unit packing dimensions

-          Dimensions of export carton

-          Number of pieces in an export carton

-          Number of pieces in a container

-          Number of export cartons in a container

-          Availability of certificate of conformity for the product (if required)

-          Reactivity and organization skills of the supplier on the Fair site

-          Potential skills to modify or develope products

-          Availability or not of an Export license

-          Possibility (or not) to go and audit his faactory someday

Think about analyzing all the informations on a daily basis, and start again the second day ! Good Luck !

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Pourtant, l’acheteur averti aura pu remarquer que depuis environ 3 ans, la qualité générale des produits chinois dans leur ensemble à fait un bond phénoménal. Le resserrement des normes internationales de sécurité des produits, allié à l’aggressivité de la concurrence entre fournisseurs chinois d’un même secteur, n’ont plus laissé le choix aux fabricants chinois : le prix et le délai de livraison ne peuvent plus être les seuls facteurs qui influencent la prise de décision des acheteurs étrangers. 

Alors les Chinois mettent l’accent sur la formation à la qualité. Formation interne pour certains, formation externe pour d’autres – soit par des entreprises spécialisées soit par leurs propres clients. Une société chinoise qui accepte de se faire former est fondamentalement une société réellement désireuse de satisfaire aux besoins et aux exigences des marchés de l’export. Si en tant que client vous parvenez à former vos fournisseurs chinois, ceux-ci comprendront rapidement qu’ils pourront en tirer encore plus d’avantages puisque cela pourrait leur ouvrir les portes de nouveaux marchés, tout comme les portes de votre marché de façon encore plus large. Enfin, vous pourrez à tout moment leur faire toucher du doigt que se former à la qualité et mettre en application au plus vite sera de façon indéniable un facteur de réduction générale de leurs coûts puisqu’ils éviteront désormais du gaspillage de matériaux (notamment lorsqu’une production est rejetée et qu’il faut en relancer une nouvelle en remplacement), en temps, et en coût humain. 

Qualité du Produit

 Généralement, on définit la bonne qualité d’un produit par sa capacité à répondre positivement à des critères de fonctionalité, éventuellement d’esthétisme, et de conformité aux normes de sécurité obligatoires pour l’import dans certains pays. Mais attention ! La bonne qualité d’un produit peut aussi être définie par le fait que chacun des critères qui composent le produit atteint le niveau de satisfaction souhaité par l’entreprise qui l’achète en vue de l’importer et de le distribuer sur un marché en particulier. Tous les pays ne reconnaissant pas les mêmes critères et niveaux de qualité pour un produit donné, ceci est donc finalement très subjectif, nous nous en tiendrons ici à la mention générale des critères objectifs de qualité.

 Qu’a-t-on donc l’habitude de vérifier pour certifier qu’un produit est de bonne qualité ? On s’attardera principalement sur :

• la fonctionnalité du produit : peut-il être utilisé correctement et de la façon prévue pour sa fonction pré-définie ?

• son design et ses finitions : est-il la copie du modèle pré-confirmé lors de la commande, et ses finitions sont-elles en accord avec vos critères d’esthétisme ?

• sa solidité

• son packaging : son design est-il celui que vous aviez convenu avec le fabricant, le matériau utilisé est-il assez solide pour supporter le voyage à l’export, et les normes de sécurité et mentions légales ont-elles été inscrites ?

• sa correspondance aux normes de sécurité établies

Convaincre son Fournisseur

 Si lors de la production et avant le chargement de la marchandise on valide la bonne qualité d’un produit, le fournisseur gagne la confiance de son client. Aussi curieuse que cette phrase puisse sonner, le client se doit de dire à son fournisseur chinois que si la qualité de sa marchandise est validée lors de sa première commande, alors cela l’incitera à passer une seconde commande chez lui. De plus en plus, les Chinois commencent à avoir, comme nous, une vision du business sur du long terme avec leurs clients, aussi est-il bon de s’assurer par cette simple phrase que c’est en effet – a priori - le cas de ceux à qui vous vous adressez, cette information n’étant malheureusement vérifiable qu’une fois la commande passée et la production lancée. Il est important que le fabricant comprenne que s’il réussit le pari de satisfaire son client, ce dernier abordera les commandes suivantes avec plus de confiance et moins de stress, et surtout qu’ils pourront envisager la commande prochaine de gammes de produits, négocier de meilleurs termes de paiement, etc. Tout ceci entre dans le concept « d’intéresser les Chinois à la qualité ».

 A partir de quel moment former son fournisseur chinois ?

 En théorie, un fournisseur qui a été choisi selon un process de sourcing très strict devra déjà être en mesure de garantir un certain niveau de qualité (sinon à quoi bon l’avoir qualifié…). Toutefois, si vous avez une requête particulière sur un produit existant, telle une modification technique ou esthétique, le développement d’une nouvelle gamme de produits à partir du premier ou encore l’utilisation d’une technologie différente pour la fabrication de masse, il est nécessaire sinon indispensable de reprendre à zéro avec votre fabricant votre discours rhétorique et technique sur ce que Vous considérez comme étant de la qualité. Pour ce faire, il vous faut absolument maîtriser votre produit. Il est assez mal venu de vouloir jouer au client qui contrôle tout lorsque les aspects liés à une expertise produit sont mal appréhendés ; le fournisseur le sentirait, mais fera comme si de rien n’était pour ne pas vous faire perdre la face, et ainsi vous iriez aux devants de problèmes qualitatifs très importants par la suite. En revanche, un acheteur qui a une parfaite connaissance de ce dont il est en train de parler gagnera toute l’estime de son fournisseur, et encore plus important, toute sa coopération.

 Comment former votre fournisseur ?

 Il existe plusieurs méthodes et plusieurs voies possibles pour enseigner à votre fabricant ce que vous entendez par qualité de produit. Les rapports directs seront préférables chaque fois que cela sera possible. Bien entendu, de beaucoup dépend votre location géographique, mais dans tous les cas des solutions peuvent être apportées pour résoudre vos problèmes qualité et surtout pour les anticiper.

 Si vous traitez depuis la Chine, soit parce que vous y résidez et travaillez, soit parce que vous y êtes de passage en voyage d’affaires, vous pourrez tout simplement exposer très explicitement à votre fournisseur ce que vous attendez en terme de qualité, en prenant des exemples autour de vous dans son showroom, ou en dessinant des détails que vous pourrez discuter en direct avec son designer interne, par exemple. Si les discussions concrètes à propos de la qualité de vos marchandises ne surviennent que lors de l’apparition de problèmes au cours de la production de masse, et si ces problèmes sont relativement graves, vous pourrez (presque) toujours vous rendre sur le site de production et faire une constatation sur les lignes de production elles-mêmes. Visite suivie d’une jolie explication théorique, voire d’une habile démonstration parmi les ouvriers, pour obtenir un rendu du produit tel que vous le souhaitez.

  Si vous ne pouvez être physiquement présent auprès de votre fournisseur pour discuter qualité, vous disposez alors des moyens suivants :

• faire une comparaison photo de ce que vous considérez comme bon et comme mauvais

• par téléphone, lorsque vous conduisez vos réunions de suivi à distance (si possible toutes les semaines), pensez à rabâcher vos exigences qualité sans relâche

• si cela est possible, offrez à votre fournisseur un échantillon parfait que vous avez trouvé chez un autre fabricant mais à un prix certainement plus élevé, en précisant que vous souhaitez obtenir le même résultat avec le prix adéquat à votre budget

• enfin, il est tout à fait recommander de garantir un résultat impeccable de votre production de masse en fournissant à l’avance à votre fabricant le modèle exact de rapport de contrôle qualité que vous utiliserez lors du QC final. De cette manière, l’usine pourra effectuer un contrôle préalable à votre visite avec vos supports, et évitera ainsi probablement de mauvaises surprises à l’arrivée.

 En conclusion, il est primordial de faire comprendre à vos fournisseurs que vous travaillez ensemble du même côté et dans le même but : satisfaire le consommateur final. Pour cela, une communication maximale est requise, et la mise en œuvre de moyens communs pour réussir y est une condition sine qua non.

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Meanwhile, an experimented buyer would have noticed that it has been 3 years that the general quality of Chinese products has phenomenally jumped forward. Tighter international norms of security for products, added to the aggressivity of commercial competition among Chinese suppliers from a same sector, have left the factories with no other choice : price and delivery time can no longer be the only factors of decision for foreign buyers.

Generally speaking, one defines the good quality of a product by its ability to positively respond to some criterias of functionality, eventually aesthetics, and of course of conformity with the necessary norms of security of the product. But watch out ! The good quality of a product can also be defined by the fact that each of all criterias is reaching the level of satisfaction wished by the company that purchases it with the goal of importing and distributing it on a specific market. All countries not having the same level of quality requirement for a similar product, this is finally very subjective, and we will only talk here about general objective criterias of quality.

What do we usually look at when we want to certify an item if made of good quality ? We mainly look at :  

-          Product functionality : can it be correctly used for its original function ?  

-          Its design and finish : is it the exact copy of the one that the buyer has pre-confirmed when giving his order, and are the finishing details in accordance with his criterias of aesthetism ?

-          Its solidity

-          Its packaging 

-          Its correspondance with established norms of security

If during mass production and before the goods loading in the container the good quality of the goods is validated, the supplier gains the trust of his client. As curious as this sentence might sound like, the client must, as a duty, tell his Chinese supplier that, if quality is validated for the first order, then he will be tempted to give him later a second order. More and more, the Chinese start to get, as us, a long term vision of business with their one and each customer, therefore it is pretty good to pre-confirm it with this sentence – unfortunately you’ll only be able to verify it after your first mass production is started. It is important that the manufacturer understands that if he succeeds in satisfaying his client, this one will repeat the order with more trust, less stress, and will be able to consider ordering full ranges of items, negotiate better payment terms etc. All these are part of the concept of “getting the Chinese interested into Quality

In theory, a supplier who has been selected according to a very strict sourcing process is supposed to be able to deliver a certain level of quality (otherwise, why having qualified him…). However, if you have a specific request about an existing product, such as a technical modification, the development of a new range of products starting from a first existing one, or the use of a new technology for mass production of an existing product, it is necessary to get back to Speech Number One with your supplier : what do You consider as quality? In order to be able to do this, you Must masterize the knowledge about your product. It is not well seen by a Chinese that you come in and play the role of the client who controls it all when you actually dont masterize certain aspects of the product you come and talk about. The supplier would feel it, but will not say a word to avoid making you loose the face, and he lets you go forward, foresseing huge quality problems to come… On the other hand, a buyer who knows what he is talking about will gain all the esteem of his supplier, and most importantly will gain his full cooperation for reaching a better standard of quality.

There are several methods and several possible ways to teach your supplier what you consider as being a good quality product. Direct contacts with him are preferred everytime it is possible. Of course, it depends a lot on your geographical location, however in all cases solutions can be brought to solve your issues, but above all to anticipate them.

If you are dealing with your business from China because you are living there or because you are on a business trip, you can simply explain the most explicitly possible to your supplier what you are expecting from him in terms of quality, and why not by taking examples around in his own showroom, or by drawing some details that you could discuss with your supplier’s designer on the spot. If discussions about your goods quality only happen when issues start to come out during mass production, and if these issues are severe, then you will (almost) always be able to go by yourself on the production site and look around on the production lines. During this visit, it is sometimes possible to give a nice theoretical explanation and then show the workers how to do what you want.

If you can’t physically be with your supplier to chat about quality, you could then use the following means :  

-          Compare on pictures what you consider as being good and bad quality

-          By phone, when you are conducting your follow-up meetings (if possible every week), think about repeating again and again your quality requirements  

-          If possible, offer your supplier a perfect sample that you have found at another potential supplier ‘s, but at a probably higher price, and say you want the same result with the right price.  

-          Finally, it is highly recommanded to guarantee a perfect result of your mass production by providing in advance your manufacturer with the exact template of the QC report you will use for the QC session of your goods. This way, the factory will be able to make a last quality check before you visit them to QC yourself, and will maybe avoid other bad surprises in the end.

In conclusion, it is an absolute necessity to have your suppliers understand that you work together and with the same objective : satisfy the end consumers. For this, a very close communication is required, as well as the practice of common ways of working in order to succeed.  

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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