Différents points de vue sur la notion de leadership

Du fait de nos différences culturelles, notre vision occidentale du leadership est bien souvent incomplète par rapport à ce qu’en attendent les Chinois. Car si en effet un manager occidental se voit comme celui qui gère des équipes, les motive et supervise les bonnes connexions entre elles, prend initiatives et grandes décisions, et analyse les données pour guider ses employés dans une réflexion orientée vers des solutions, un employé chinois va par ailleurs définir un bon manager occidental par des critères supplémentaires.

Lorsque vous interrogerez des Chinois, leurs ressenti sera bien souvent similaire : en Chine, un bon leader est celui qui joue un rôle de « père de l’entreprise » comme un chef de famille ; il mène, il prend les décisions importantes et il est toujours censé avoir raison. Malgré ce côté autoritaire, un bon leader doit être juste et doit faire de son mieux pour faire en sorte que la voie empruntée pour la prise de décision finale soit en fait orientée de façon consensuelle par ses employés. Il doit savoir « donner de la face » en félicitant en public les employés méritants, mais au contraire blâmer en privé ceux qui ont fauté.

Mis à part ce côté « actif » du rôle de leader, le manager occidental aura toujours besoin de prouver sa valeur réelle auprès des Chinois. Car en effet – et c’est ce sur quoi repose le concept d’expatriation, – un manager occidental travaillera en Chine avec des locaux parce qu’il apporte une certaine valeur ajoutée à l’entreprise, par son savoir et son savoir-faire, ceux-ci justifiant sa présence et sa position de chef.

Importance de la formation

Ce savoir-faire, le manager doit l’inculquer, le partager, le mettre à la disposition des employés de sa société.  Les séminaires de formation doivent être réguliers et doivent toujours viser trois objectifs : bien entendu améliorer les performances de la société, miser sur le fait de conserver les employés sur du plus long terme, et créer plus d’opportunités d’interaction entre tous.

Le meilleur mode de formation consiste à alterner des sessions délivrées en interne par la direction de la société avec des sessions organisées par un consultant externe. D’un côté cela renforce la position du manager au sein de sa propre entreprise, puisque c’est publiquement qu’il livre un savoir encore unique. De l’autre côté, le fait de faire bénéficier à tous des connaissances d’un consultant externe prouve aux employés locaux que la société pour laquelle ils travaillent a de réelles intentions de progresser et d’appuyer également un certain développement individuel au niveau des équipes locales. Les sessions de formations peuvent se doubler de sessions de coaching si le manager en a le temps, le cas échéant il s’adressera à un coach externe, et cela encore une fois dans le but de construire dans l’esprit de tous une vision de long terme.

Pour une gestion efficace du travail et des équipes

Assurer un fonctionnement stable de votre société est tout à fait possible à condition de mettre en place certains outils de travail et d’organiser vos ressources humaines de façon extrêmement structurée. Si d’un côté il faut définir les responsabilités techniques et les répartir en fonction des compétences de chacun, d’un autre côté cette organisation doit permettre en parallèle l’établissement de procédures de travail qui constitueront une chaîne d’actions impossible à briser. En effet, les procédures de travail doivent encadrer les employés et les faire avancer de façon absolument mécanique dans le traitement de leurs dossiers, tout comme les obliger à renforcer une communication inter-départements qui est souvent inexistante en Chine.

Dès que la taille de votre société le permet, il est bon d’assigner des managers à la tête des départements. En tant que superviseur général, ce type d’organisation vous permettra de responsabiliser les équipes pas à pas et leur inculquer progressivement une certaine autonomie, de hiérarchiser les personnes et leur niveau d’implication dans les tâches journalières, de créer un esprit d’équipe ; mais surtout cela vous permettra de hiérarchiser les personnes pour justifier la mise en place d’un système efficace et imparable de double voire triple vérification des informations circulant en interne comme en externe.

Enfin, en termes d’ outils de travail qui peuvent faciliter en Chine un mode de management qui reposent sur des mécanismes bien rodés, le manager étranger devra en bâtir pour ses employés mais aussi pour lui-même, en ne perdant jamais de vue que malgré l’autonomie croissante de ses équipes il ne peut s’autoriser aucun moment de relâche dans son rythme effréné de travail de supervision. Les Chinois ayant une conception du travail différente de la nôtre, ils sont effectivement peu habitués à développer des idées ou à prendre des initiatives, ils peuvent rencontrer des difficultés à définir les priorités, n’ont qu’une vague notion de l’urgence, et ne se mettent à la place du client qu’en de très rares occasions. Pour parer à cela, il peut souvent se révéler très utile de mettre en place des « working plans » (calendrier de travail) que vous superviserez, et un système de « to-do-lists » pour les postes-clés et/ou les personnes qui pourraient ainsi améliorer leurs performances. Le travail quotidien qui incombe au manager étranger consiste enfin à pousser ses employés chinois à s’intéresser aux problèmes que ceux-ci relèvent dans le cadre de leurs opérations journalières. Les Chinois ayant une tendance naturelle à exposer ces problèmes sans recourir à la démarche d’y apporter des solutions, un bon manager sera celui qui saura les guider dans l’identification précise des problèmes en question, l’information et le dialogue sur ces problèmes, la réflexion vers leur résolution, et enfin – on ne le dira jamais assez –  l’anticipation des problèmes futurs.

Sophie Rebibo
Consultante Objectif Chine
sophie.rebibo@objectif-chine.com

Vous partez bientôt en Chine, vous avez un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199

Coaching et Formations

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Commençons donc par le voyage. En ce qui concerne le voyage international, les villes de Beijing, Shanghai et Guangzhou (Canton) sont desservies presque quotidiennement par des vols directs depuis Paris, ou depuis pas mal d’autres capitales et grandes villes européennes si vous partez de province et qu’un transit s’avère nécessaire. De façon générale, il est conseillé de réserver vos billets le plus tôt possible pour garantir des tarifs intéressants. Si votre destination est Guangzhou ou Shenzhen dans le sud du pays, vous avez également l’option de voler sur Hong-Kong puis de rallier l’une de ces villes par le bus (desserte directe de l’aéroport de HKG) ou le train (en ralliant la station de Hung Hom sur Kowloon, ou la station de Kowloon Tong pour emprunter le KCR – équivalent du RER français – à destination de Shenzhen Lo Wu).

Une fois arrivés en République Populaire de Chine, des taxis à prix très abordables sont à votre disposition partout en ville, aux aéroports et dans les gares. Ne négociez jamais le prix de la course et assurez-vous que le chauffeur met bien le compteur en route. Il est vivement recommandé que vous vous munissiez de votre adresse de destination en caractères chinois et non pas seulement en Anglais ou en phonétique chinoise.

Pour réserver une chambre d’hôtel à Beijing, Shanghai, Guangzhou ou Shenzhen, recherches et réservations peuvent se faire par Internet, mais il vous sera souvent demandé d’effectuer une confirmation par fax et de communiquer vos coordonnées bancaires en guise de garantie. Aucun débit ne sera réalisé avant votre arrivée, sauf dans certains hôtels si vous réservez une chambre en période de Foire Commerciale (les prix peuvent d’ailleurs tripler voire quadrupler !) Pour faire une réservation dans un hôtel d’une plus petite ville, demandez conseil à vos interlocuteurs chinois sur place, ceux-ci ayant l’habitude de loger leurs visiteurs dans de très beaux hôtels 4 ou 5 étoiles que vous payerez le prix d’un 3 étoiles français.

Si vous avez besoin d’effectuer des vols domestiques, de nombreux agents et opérateurs de compagnies aériennes sont à votre disposition pour des réservations et des livraisons gratuites de billets en quelques heures, toutefois très peu d’entre eux parlent Anglais. Mais pas de panique ! Aujourd’hui, la plupart des hôtels sont à même de vous offrir assistance et de prendre en charge votre commande. Un autre moyen très pratique est de réserver sur le site www.ctrip.com qui a des pages en Anglais. Vous disposez d’une vue d’ensemble de tous les vols disponibles en Chine continentale ainsi que d’éventuelles offres promotionnelles (très fréquentes) prévues sur certains vols. Il vous faudra ouvrir un « compte Ctrip » (en 5 minutes) pour confirmer votre première commande. Dans tous les cas (commande par un agent, un hôtel ou un site Internet), le paiement se fait en liquide à la livraison. Alors repérez au préalable un distributeur de billets dans une Bank of China ou un HSBC, ou un bureau de change. La plupart des hôtels font aussi du change, mais si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez échanger des devises étrangères dans une banque chinoise, munissez-vous obligatoirement de votre passeport et d’une copie de celui-ci !

Si vous préférez voyager en train, les trajets longue distance sont à réserver entre un et cinq jours avant la date de départ, malheureusement à la gare directement où les files d’attente sont souvent interminables. Cependant, certains grands hôtels commencent à offrir ce service à leurs clients en déléguant la tâche à un agent / coursier pour une somme modique. Si par contre vous souhaitez effectuer des trajets de courte distance (30 minutes à 4 heures), inutile de réserver vos places à l’avance, présentez-vous aux guichets des gares et achetez vos billets pour un départ quasi immédiat.

La location de voiture à la journée est également monnaie courante (avec chauffeur, à moins que vous n’ayez un permis de conduire chinois et… beaucoup de cran sur la route… !). C’ est une solution parfois plus économique si vous vous déplacez à plusieurs au(x) même(s) endroit(s) le même jour. Encore une fois, les grands hôtels peuvent vous aider à effectuer votre réservation très rapidement.

Passons maintenant à la seconde partie de l’organisation de votre voyage d’affaires qui touche à la prise de rendez-vous.

Règle numéro 1 : les Chinois suivant un principe d’organisation et de répartition des tâches qui sont extrêmement sub-divisées, la personne qui vous sera tout d’abord assignée comme étant votre « contact person » n’aura finalement que des compétences limitées à son propre champ d’action, peu ou pas de vue d’ensemble, et surtout pas de pouvoir quant à la prise de décision.

Règle numéro 2 : les Chinois sont très flexibles dans leur emploi du temps quand il s’agit de recevoir des visiteurs, mais ils se sentent tout aussi flexibles pour vous décommander sans crier gare ou vous recevoir sans préparation aucune !

Règle numéro 3 : avec les Chinois, tout – y compris les rendez-vous et leurs modalités – doit être entendu au départ, confirmé par la suite et re-confirmé au final !

Partant de là, voyons donc comment procéder.

Que vous veniez en Chine pour faire du sourcing de produits, auditer des usines ou rencontrer de potentiels futurs partenaires de distribution, le schéma de préparation à respecter est similaire.

Lorsque depuis la France vous organisez votre voyage, tenez compte de trois facteurs : la période de votre visite, les distances sur le terrain, et les règles 1 à 3 énoncées précédemment.

Tout d’abord, essayez de définir quelle est la meilleure période de visite par rapport à l’activité que vous allez avoir à mener. Si par exemple vous venez en Chine pour finaliser votre recherche de produits et auditer les usines de vos fournisseurs potentiels, et que ce voyage pourrait se faire, à vos yeux, disons en avril ou en octobre, il y a de très fortes chances que l’on ne puisse vous recevoir ou vous présenter de nouveaux articles car la plupart des fabricants chinois vont exposer ces produits à ces périodes-là sur la Foire de Canton. Il faudra donc se renseigner à l’avance auprès des usines concernées quant à leur disponibilité, mais à priori on voudra éviter de voyager en Chine en période de foire si ce n’est pour en faire également la visite.

Deuxièmement, les distances sont très longues en Chine. On privilégiera donc de regrouper les visites selon un premier critère géographique. Ne soyez pas surpris d’avoir sur place de très longues journées de travail et de voyage, il est très courant d’être encore en rendez-vous ou sur la route à des heures « intemporelles »…

Ensuite, nous venons d’énoncer le fait que les Chinois que vous serez amenés à rencontrer, du fait d’une sub-division à outrance des responsabilités, n’auront pas forcément de pouvoir de décision lorsque vous serez pressés, et auront des compétences limitées à leur champ d’action pré-défini. Il est donc primordial que lors de vos prises de rendez-vous depuis la France vous exigiez que soient présents lors de votre rencontre votre « contact person » bien sûr, un technicien ou un ingénieur (quelqu’un capable de répondre à des questions d’ordre technique pour venir compléter un niveau commercial trop brut et trop peu renseigné sur les éventuels options et aléas techniques), et une personne habilitée à prendre des décisions finales.

En accord avec la deuxième règle énoncée, il est très facile de s’en tenir à prévoir des rendez-vous presque au dernier moment car les Chinois sont très souples là-dessus. Par contre, prévoyez des solutions de « back-up » car ils peuvent aussi tout à fait vous prendre de court en vous décommandant (mais cela reste quand même très rare) ou en vous annonçant une fois que vous êtes sur place que finalement la personne décisionnaire n’est pas là ou n’a pas été prévenue, ou que l’usine est fermée pour cause de « ci » ou de « ça », etc.

Ce qui nous fait venir au dernier point, qui consiste à s’armer de patience et à travailler son endurance à la répétition perpétuelle et régulière. En effet, si vous prenez un rendez-vous depuis la France avec un Chinois, n’hésitez pas à confirmer avant votre départ ou dès votre arrivée la date et l’heure de votre réunion, ainsi que les noms et postes occupés des personnes qui sont censées vous rencontrer et en avoir été prévenues. Enfin, ne craignez pas d’être trop insistants en confirmant tout cela à nouveau la veille et/ou le jour-même pour éviter tout contre temps intempestif.

Bon préparatifs et bon voyage !!

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Différences dans le rapport direct à la personne

Tout d’abord, le concept de hiérarchie dans une entreprise fait référence au schéma traditionnel de la famille, dans lequel le Manager est le Chef de Famille et les employés sont ses enfants. Les employés se doivent bien sûr d’obéir à leur manager, de la même façon que ce manager et d’autres doivent en référer à leur manager supérieur pour certaines décisions, etc. Dans les pyramides sociétales chinoises, les chefs et managers ont pour habitude de ne traiter qu’avec les managers du rang juste inférieur au leur, non qu’ils ne soient pas autorisés à s’adresser directement au rang encore en-dessous, mais c’est qu’ils ne souhaitent traiter qu’avec des personnes faisant partie d’un échelon proche du leur. Question de respectabilité. De la même façon si l’on part du bas de la pyramide, chaque échelon dialogue strictement avec son supérieur hiérarchique, il n’ira jamais se plaindre au grand-père de l’attitude ou des erreurs de son père. Et à vrai dire, dans ces familles que sont les entreprises chinoises, la crainte des « aînés » est un sentiment encore bien présent.

Dans un ordre d’idée similaire, les étrangers qui travaillent avec des Chinois sont en permanence confrontés à des problèmes nés d’absence de communication claire ou de mauvaise communication lorsque celle-ci est liée à la question de la face. En effet, un Chinois à qui vous demandez de faire quelque chose répondra toujours « oui, ok » même s’il n’a pas compris ce que vous requérez. Ce n’est que très rare qu’il ose poser des questions pour parvenir à mieux vous comprendre. Car un Chinois qui ne comprend pas ce que vous demandez risque de perdre la face s’il vous fait répéter publiquement ce que vous venez de dire, ou il risque de vous la faire perdre à vous, parce que le fait qu’il n’ait pas compris peut signifier que vous avez mal expliqué ce que vous vouliez et donc que vous n’êtes pas un manager excellent (ou un client irréprochable). Il faut donc inciter les Chinois avec qui vous traitez à comprendre l’importance de poser des questions et les entraîner à le faire.

Différences issues de concepts sociaux

À nouveau en rapport avec l’idée de servir leurs propres intérêts, les Chinois attachent une importance bien plus large qu’en Occident à ce que l’on appelle les « guanxi » – les relations. En effet, le principe de recommandation d’une personne à une autre du fait de leur bonne guanxi est très courant, ou encore le fait de rendre un service à une personne qui est l’ami de l’ami de la bonne guanxi d’un Chinois est affaire quotidienne. Le danger que cela représente dans les affaires en Chine se place principalement à deux niveaux. Vous pouvez rencontrer le cas de cette usine qui va vous en recommander une autre parce que les deux ont de bonnes relations entre elles ou que l’un est redevable à l’autre, mais cela n’attestera pas pour autant de la qualité de la nouvelle usine, donc prudence. Autre cas de figure qui peut poser encore plus de problème, le cas de l’un de vos employés qui construit et entretient de bonnes relations avec un fournisseur à titre personnel, et qui risque d’être corrompu très rapidement, soit en se voyant offrir des cadeaux, des soirées arrosées, voire même des commissions pécuniaires sur vos achats ! La vigilance donc est recommandée partout où il y a des guanxi a priori insoupçonnables.

Dans le cadre du travail, les Chinois peuvent se révéler contradictoires dans leur façon de considérer le pouvoir de leur chef. D’un côté ils attendent de lui des idées, des opinions et des initiatives, mais de l’autre ils sont peu enclins à accepter de se faire diriger de façon quasi autoritaire. En clair, il est important que le chef reste un chef et qu’il prenne l’initiative de toutes les décisions importantes, mais qu’il donne le sentiment à ses employés au final que ceux-ci participent à la décision prise (de même entre un client et un fournisseur) de manière consensuelle. Si le Chinois n’est pas d’accord avec ce qui est demandé, bien souvent il dira quand même « oui » mais n’en fera rien ; alors que si au contraire on le pousse à révéler ce sur quoi il serait pleinement d’accord, et que les discussions aboutissent à un équilibre final qui satisfait les deux parties en leur juste milieu, vous verrez plus de chances de voir accomplir ce que vous souhaitez voir. C’est parce que les Chinois n’ont pas l’habitude de parler franchement d’une chose qui les dérange que vous devez en passer par là.

Autres Différences

Enfin, les Chinois acceptent dans leur représentation de l’entreprise et de l’environnement professionnel certains comportements que l’on pourrait qualifier d’incohérents de notre point de vue occidental. Pourtant, pris individuellement, ces comportements tombent sous le sens. La difficulté pour nous réside donc dans l’acceptation de leur capacité à penser blanc et noir en même temps, et de leur capacité encore plus grande d’opérer une combinaison de ce blanc et de ce noir qui soit aussi impeccable qu’incompréhensible à nos yeux.

Comment concevoir le fait que les Chinois soient si individualistes mais fassent pourtant toujours partie d’un groupe, ou d’une « unité de travail » ? Comment concevoir qu’ils semblent vouloir soutenir le groupe mais qu’ils pratiquent pourtant très couramment la délation ? Comment comprendre qu’il existe encore des systèmes de récompenses par groupe de travail alors qu’ils n’ont qu’une rare notion de l’esprit d’équipe dans l’effort ?

En général, le Chinois ne voit que son intérêt personnel dans les conséquences positives que telle ou telle action à mener apporterait. Si un collègue a fait un écart, il le dénoncera s’il n’a rien à perdre mais aussi à condition de gagner en retour une reconnaissance de loyauté de la part de son manager, arguant qu’il contribue ainsi à sauver le groupe. De la même façon, un Chinois n’aidera son collègue à la tâche que si cela lui permet d’en tirer profit pour lui-même, mais en aucun cas pour simplement coopérer ou améliorer une certaine rentabilité du travail du groupe ou de l’entreprise.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

En Chine, les concepts de gestion du temps et de gestion de l’information n’ont pas encore réellement fait leur chemin dans les mentalités, et les performances de premier niveau qui sont censées en résulter sont encore loin derrière nos standards européens. Aussi est-il primordial de bien préparer à l’avance vos réunions avec des Chinois, et de bien vous conditionner psychologiquement à l’idée de prendre le contrôle des discussions tout en ayant à subir un certains nombre de barrages commercialo-culturels de la part de vos interlocuteurs, à qui vous essaierez de ne concéder que le strict minimum nécessaire lorsque cela sera possible.

Les Participants Chinois à la Réunion

Les Chinois délèguent toujours pour leurs réunions la personne avec laquelle vous êtes généralement en contact. S’il se trouve (comme dans la plupart des cas) que cette personne occupe un poste de vendeur et non un poste managérial, vos avancées et résultats n’en seront probablement que très limités. En effet, en Chine les tâches et responsabilités sont sub-divisées à outrance, et les simples vendeurs n’ont généralement aucun pouvoir décisionnaire même s’ils sont habilités à gérer la relation client du début à la fin. D’autre part, votre vendeur aura certainement un bon bagage commercial mais de plus faibles compétences techniques quant aux produits que vous souhaitez travailler avec sa société. Ainsi, vous constaterez avec force impatience que chaque point que vous voulez discuter fera l’objet d’un coup de téléphone à une personne qui n’assiste pas à votre réunion, ou d’une sortie de la salle de réunion pour aller se renseigner à l’écart.

Il est donc fortement recommandé de faire en sorte qu’assistent à votre réunion au minimum votre vendeur, un technicien de produits, et une personne habilitée à prendre des décisions concernant les prix, les délais ou tout autre élément important qui justifie un rendez-vous face-à-face. Selon la taille de la société que vous rencontrerez, cette personne sera soit le directeur soit le manager des ventes ou du département commercial de façon plus large. Pour ce faire, il est préférable de planifier la présence de ces personnes à l’avance car si tel n’est pas le cas elles ne seront pas forcément présentes ou disponibles lors de votre visite. Le même cas de figure doit pouvoir s’appliquer si c’est vous qui les recevez dans vos locaux, dans la mesure du possible. Même si cela semble évident pour vous, notez que les Chinois n’ont pas pour leur part cette habitude de prévoir pour des réunions avec des clients la présence de personnes non rattachées à un département commercial, car ils estiment que chacun doit rester à sa place au sein de la société (et a fortiori encore plus des techniciens). Passez donc un coup de téléphone préalable à votre réunion quelques jours plus tôt, et expliquez votre vision des choses et surtout de vos besoins. Précisez qu’ainsi votre réunion sera d’autant plus efficace car vous serez à même d’avancer et de prendre des décisions claires, précises et déjà confirmées sur le tas par la hiérarchie puisque celle-ci sera présente. Il arrive trop souvent qu’en Chine une réunion n’ait malheureusement que pour résultat de se mettre d’accord sur la programmation de la prochaine réunion… Alors prenez les devants et économisez une journée d’efforts vains… !

Contenu et Déroulement d’une Réunion

Après les présentations rituelles et le protocole introductif de rigueur si tous les participants n’ont pas été présentés lors d’un meeting antérieur (voir article Focus Terrain : Protocole Relationnel lors d’une visite chez un Fabricant Chinois) la réunion peut commencer. Vous pouvez démarrer en annonçant les thèmes qui seront abordés, et éventuellement fournir à chaque participant la liste de ces sujets. Il est strictement essentiel ensuite de n’aborder qu’un sujet à la fois, sans ne jamais les mélanger au début de votre réunion ! Le seul moment où vous êtes « autorisé » à combiner les thèmes de discussion est lors d’une négociation difficile, dans laquelle divers éléments sont à prendre en compte pour atteindre votre but. Ce cas mis à part, gardez un fil directeur et prenez les questions les unes après les autres. Le Chinois qui n’est pas dirigé sur une ligne droite prendra toutes les courbes possibles pour finalement se perdre et vous égarer sur un chemin annexe qui ressemble de loin à un raccourci ou à la bonne direction, simplement par manque d’organisation de la pensée. Restez à l’écoute mais n’obliquez que si vous vous rendez compte que vous avez vous-même omis un paramètre important que votre interlocuteur aura relevé.

Vous devez clairement définir et exposer vos objectifs. N’hésitez pas à parler avec force détails de votre situation actuelle, ni à mentionner quels sont les problèmes que vous avez rencontrés par le passé avec votre interlocuteur ou d’autres Chinois, en finissant par ce que vous espérez pouvoir accomplir avec eux cette fois en apportant des solutions et en ne répétant pas les erreurs passées. Assurez-vous que tout le monde comprend ce que vous dites et tombe d’accord pour vous suivre et travailler de concert pour atteindre vos objectifs. Le concept de décision consensuelle est extrêmement important en Chine, sans lui vous n’obtiendrez jamais d’engagement sur du long terme avec vos partenaires chinois. C’est la raison pour laquelle vous vous devez de poser fréquemment des questions pour vérifier que tout le monde est d’accord de façon sincère avec ce que vous évoquez.

Ensuite, posez par écrit toutes les informations que vous discutez et qui présentent une importance particulière ou moins particulière. La tradition chinoise veut que toute discussion, confirmation, modification, etc. n’ait qu’une trace orale dans les mémoires. Or il arrive par trop fréquemment que des conflits naissent de cette absence de preuve écrite. Consignez donc tout par écrit, échangez éventuellement avec votre interlocuteur des copies de vos notes dès la fin de votre réunion. Faites ensemble un résumé des décisions prises en reprenant les points importants, et faites à nouveau valider oralement que tout est compris et que les objectifs sont atteignables – et que tout sera mis en œuvre pour les atteindre.

Une réunion avec des Chinois doit toujours faire mention de la nécessité absolue d’anticipation des actions et des problèmes (et donc des solutions qui vont avec), du besoin permanent de communication entre les différentes parties concernées, et de l’obligation d’une information claire, précise, pensée et analysée. Finissez sur une note un peu amicale si le contexte s’y prête, mais généralement ce sera à vous de faire en sorte que ce soit le cas.

Le Suivi Post-Meeting

Après votre réunion, tout n’est pas fini. Rédigez les « minutes » de votre meeting et envoyez-en une copie à votre interlocuteur chinois pour qu’il signe le rapport. La plupart du temps, il ignorera votre requête, mais ce n’est pas très grave du moment que vous avez une trace par email ou par fax que le document a bien été envoyé voire reçu.

Ce document doit comprendre les points importants de votre réunion, mais également un résumé du plan d’action que vous avez décidé de mettre en place ensemble, tout comme la feuille de route potentielle que vous devrez suivre ensemble pour mener à bien vos actions communes ou séparées.

Il est de votre ressort uniquement de prendre l’initiative du premier pas ou de la première action, car le Chinois ne le fera que très rarement, même si le plan de travail établit très clairement que cela devrait se passer ainsi. Votre rôle est aussi de motiver votre interlocuteur et son équipe, de la même façon (ou presque) que ce que vous feriez avec votre propre équipe, mais surtout votre rôle majeur est de vérifier de la bonne avancée du projet, sans se fonder sur le fait que votre interlocuteur possède le même document et sur la supposition qu’il le suit à la lettre. Vous devez l’accompagner dans ses démarches. Tout du moins pour vous assurer que justement ses démarches sont effectivement en (bonne) route…

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

In China, concepts of time management and information management have not been established yet for good in the mentalities, and first level performances that are supposed to result from them are still far behind our European standards. That’s the reason why it is essential to well prepare in advance your working meetings with the Chinese, and also to get psychologically prepared to the idea that you’ll have to take the whole discussion under control. Although you prepare well, however there will always be quite some cultural and commercial obstacles coming from the Chinese guys side, to whom you’ll try to only concede the strict and necessary minimum, when possible.

The three important points that make a working meeting in China efficient are, first of all, the choice of participants, then the way to proceed to the meeting, and finally the follow-up process after the meeting.

The Chinese Participants to the Meeting

Chinese people always delegate the sole participation to their meetins to the person you are generally speaking in contact with. If that happen (as in most cases) that this person ‘s position in the company is at commercial level but not at a managerial level, your progresses and results will probably be very limited. Indeed, in China tasks and responsibilities are extremely sub-divided, and simple sales people, although they are required to fully handle the client relationship but they have no power of decision for anything whatsoever. On the other hand, your sales contact person certainly have a honorable commercial background, however his technical skills may be limited in regards to the products you’d like to purchase from his company. In that case, you will – for sure – loose patience every time one important point is to be discussed your supplier’s sales person will have to give a call out to someone who has the answer but does not participate to this meeting, or will have to go out of the meeting room to search for someone who is available to go and run after the other person who has the answer you need…

Therefore, it is highly recommended to arrange in advance that the minimum participants to your meeting on the supplier ‘s side include the sales person whom you’re in touch with, a technician who understands well the products, and another person who is authorized for decisions in regards to prices, delays or any other important information that justifies a face-to-face meeting. According to the size of the company that you will meet with, this person will be either the company ‘s Director or the commercial department manager. It is preferable to plan the attendancy of these people in advance, otherwise they might not necessarily be available (or on site) during your visit. The same scheme must be applied when you are the one receiving Chinese people in your office. Even if that seems very obvious to you, note that the Chinese are not used to including in their meetings people who are not working in commercial department, as they consider that each person has a position and this position must be respected (especially for technical people). So a few days before going there, give your supplier a call and explain what you need : you wish that the meeting will be efficient and you’re sure it will be if all the required persons attend to it, because you’ll be by then able to make clear decisions that will be confirmed by the managers on the spot (because they attend to the meeting of course). It happens too often in Chine that a meeting unfortunately has for sole result to get everyone to agreeing on the date of the next meeting… So, think ahead and save a full day of vain efforts !

Content & Process of a Meeting

After the ritual introductions and the local protocol that you may have to go through in case all participants are not know from a previous meeting (see article in Focus Terrain : Protocol when visiting a Chinese Supplier), the meeting can start. You begin by announcing the topics that you are going to discuss and eventually provide all participants with a list of these topics. But next it is strictly essential that you never mix several topics together, you must discuss one point after the other ! The only moment when you are “allowed” to combine several topics is during a difficult negotiation, as you will have to take into account various factors in order to reach your goal. This case apart, keep a straight line and discuss all matters one after the other. The Chinese who are not conducted on this straight line will take all possible curves and finally get lost and get you lost on an annex path that looks from far as a short-cut or as the right direction, just because their thoughts are not well enough organized. Keep listening but change direction only when you realize that you have yourself forgotten an important parameter that the Chinese participants would have noticed.

You must clearly define and make an exposé of your objectives. Do not hesitate to speak with lots of details about your current situation, mention the issues you have encountered in the past with your suppliers, and conclude with what you expect for this time in terms of solutions to come up with and results to be achieved. Make sure everybody understands what you say and agree on following you and work together on reaching your objectives. The concept of consensual decision is extremely important in China, without it you will never obtain a long-term commitment from your Chinese partners. This is the reason why you must frequently ask questions in order to verify that everybody sincerely agrees with the important points of the dicussion.

Finally, write down every detail that has been discussed and that presents a special (or less special) importance. The Chinese tradition wants that every discussion, confirmation, modification etc. Only has an oral trace in people ‘s memory. However, it happens too frequently that conflicts emerge from this lack of written prooves. So write down everything and eventually exchange with your supplier copies of your notes at the end of the meeting. Sum-up together the decisions made and orally validate one more timethat all is understood and that your objectives are reachable – and that everything will be done so that they are reached.

A meeting with Chinese people must always mention the great necessity of anticipation of all actions and issues to be foreseen (and of the solutions that go together), of the permanent need of efficient communication between both parties, and of the obligation of an information that has to be clear, precise, thought through and anlayzed. Put an end to the meeting by friendly words if the context allows it, but generally speaking you may have to find a way that it ends up this way.

After the Meeting, How to Follow-Up

After your meeting, you’re not done yet. Write down the « minutes » of your meeting and send a copy to your Chinese supplier so that he signs this report. Most of the times, he will ignore your request, but it’s not such a big deal as long as you have a trace by fax or by email that the document has been sent out and received.

This document shall include the important points of your meeting, as well as an action plan that you have decided to put in place together, as well as the road map you shall follow together in order to lead to a good end all the planned actions.

It is of your sole duty to take the initiative of the first step or of the first action, as the Chinese guys will very rarely do it even though the working plan clearly establishes he should. Your role is to motivate the Chinese guy and his/her team as if they were part of your company (or almost). But your major role is to check on the good progress of your project, without counting on the fact that the Chinese side detains the same document as yours, and without assuming that he will follow it at all. You must accompany your supplier in his progress. At least to get the insurance that his progresses are made and made on the right direction…

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Vous partez bientôt en Chine, un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199 Coaching et Formations Téléchargez la liste des formations ou consulter le site www.absolchinaconsulting.com

Envisager de se tourner vers un une société tierce en Chine

Prendre la décision de s’adresser à un intermédiaire en Chine pour vous assister dans l’import de vos produits chinois implique l’ajout d’un certain nombre de compromis dans le traitement de vos affaires, du simple fait que cette société sera un acteur supplémentaire dans la chaîne de travail et de communication qui vous lie à vos fabricants. Bien identifier les raisons premières qui vous poussent à une telle décision et vous mobiliser ensuite pour structurer une nouvelle organisation cohérente du travail, pourront vous permettre d’optimiser les synergies que vous pourriez tirer de ce type de coopération triangulaire.

La plupart des sociétés – comme peut-être la vôtre – qui décident de faire appel à une société intermédiaire répondent en général à l’un ou plusieurs des critères suivants :

- Vous avez des lacunes (légitimes) en termes de culture locale du commerce et de communication « à la chinoise »

- Vos affaires se développent rapidement et vous avez besoin de travailler de façon plus structurée et avec des personnes qui connaissent mieux que vous le terrain

- Votre société se développe mais vous ne pouvez pas encore vous permettre de monter votre propre société en Chine (ou vous ne le souhaitez pas)

- Vous avez déjà eu des expériences malheureuses en Chine mais ne pouvez pas acheter ailleurs pour des raisons concurrentielles

- le nombre de commandes qui nécessitent un contrôle qualité (QC) des produits en usine est de plus en plus important et les sessions de QC se veulent très fréquentes : impossible de se déplacer en personne en Chine à chaque fois.

- Les acheteurs de votre société travaillent très bien sur vos produits stratégiques mais ont une trop mauvaise maîtrise des nouveaux produits non stratégiques que vous souhaitez développer : une assistance serait la bienvenue

- Votre société ne compte pas de vrais acheteurs : les achats sont réalisés par les vendeurs ou les responsables marketing qui n’ont qu’une expertise limitée en termes de sourcing et de gestion des achats

- Les acheteurs de votre société ont une parfaite expertise technique des produits mais rencontrent des difficultés d’adaptation face aux méthodes de sourcing et de suivi des achats à appliquer en Chine

- L’équipe d’acheteurs de votre société ne suffit plus à assurer le nombre croissant de commandes passées en Chine, et financièrement parlant il est plus rentable pour votre société d’externaliser la prise en charge de certaines commandes par une partie tierce plutôt que d’embaucher des acheteurs supplémentaires chez vous.

Comment Choisir votre Société Intermédiaire ?

En fonction de vos besoins mais aussi de la façon dont vous êtes disposés à travailler et coopérer, plusieurs types de sociétés intermédiaires sont aujourd’hui présentes en Chine pour répondre à votre demande.

Consider a cooperation with a thrid party company in China

Making the decision to go through a third party company in China which will assist you for the import of your Chinese goods induces that you may add-up quite a number of compromises in your way of doing business, only because this company represents an extra actor in the working chain and in the communication chain that connect you to your suppliers. If you identify well the primary reasons that push you to making such a decision, and then if you really work well on structuring a new smart working organization, you’ll be able to optimize all the synergies that this three sides cooperation could have you benefit from.

Most of companies – maybe such as yours – who decide to call in a thrid party company usually respond to one or several of the following criterias :

- You have (legitimate) lackings in terms of local culture of business and communication “Chinese way”

- Your business is developing rapidly and you need to work with more structured methods and with people who actually know better than you how to deal practically with daily issues

- Your company is developing but you still can’t afford to set up your own company in China (or you are not willing to do so)

- You have already experienced some big wrongs in China but you can’t buy anywhere else for price competition matters

- The number of your orders that need Quality Contros (QC) of the products on the factory site is larger and larger, and QC sessions occur more and more often : it becomes impossible for you to go to China each time.

- Buyers of your company work very well on your strategic items but have a poor control over new items that are not strategic but that you wish to develope : an external assistance will be welcomed

- There are no real buyers in your company : purchases are made by the sales people or the staff in charge of the marketing, but they only have a limited expertise in terms of sourcing and purchasing management

- Buyers from your company have a perfect technical expertise of the products, mais still encounter difficulties when they are required to adapt to sourcing methods and orders follow-up methods that they shall apply in China

- The team of buyers of your company can’t bear anymore the increasing workload they get due to the growing number of orders given to China, and financially speaking, it turned out to be more interesting for your company to externalize the follow-up of some orders by a third party than hiring new buyers to work in your company ‘s workplace.

How to Choose your Third Party Company ?

According to your needs but also according to the way you are agreeing on working and cooperating, several types of third party companies are nowadays on site in China to respond to your demand.

In all cases, one of your criterias of choice will be how many years on site in China have spent the main actors of the third party you wish to cooperate with. You will also prefer a company whose people have high analyzing skills in regards to your needs, and with a great reactivity in regards to your first requests starting from the very first contact. A company that does not hesitate to share with you some of its past failed experiences is generally speaking trustable, especially when you are being explained – through business cases examples – that this company has learnt a lesson from its mistakes and failures.

Here are, on a quite superficial level, the main activities of three types of third party company that you will find in China.

The most common type of third party company in China is the Trading Company. This kind of company proposes full packages of services of sourcing, purchasing, production follow-up, quality control and logistics organization. The « Trading Co. » doesn’t allow itself to be a transparent entity in the sense that it doesn’t reveal to its clients the identity of the manufacturers it buys from for you under its own name. The company is therefore paid by you based on commissions only, that is to say that a percentage is added-up to the factory price of the goods that have been sourced and purchased for you, and that have been sold to you afterwards.

Then you could on the other hand work along with a Consulting company. This type of company is more oriented on assisting you on punctual informations searches about a particular market. A consulting company will therefore be able to sell to you some databases for suppliers of your market. It can also propose some sourcing activities and makes recommandations about suppliers to be selected for your purchases, mais will never make the purchase orders for you, except if mentioned differently.

Finally, the newest form of third party company – as well as the most innovative in its concept – is the Purchasing Service Provider (PSP). Strong of an expertise more focused on sourcing methodologies than on products technical specificities, the PSP works with a total transparency with its clients as well as with its Chinese suppliers, and builds its technical expertise on products thanks to this three-sides cooperation. The client signs his purchasing contracts directly with the factories, and pays the PSP for its work on a monthly fee basis. Services of QC of logistics arrangements are optional and chargeable on a package basis or sole service basis.

An Efficient Combination of Skills from the Three Parties

For your cooperation to be efficient, everybody needs to be part of the processes. But for your cooperation to be happy, it is even better that you gain the most out of the competencies and skills of all partners within the triangle relationship.

Lots of companies that turn towards third party companies to let them deal with their business in China have the tendancy to totally rely on their intermediary, without showing any willingness of cooperation. On the other hand, the attitude is “i’m paying, i want to be totally out of the game, and if the third party company is a good one then they will be able to deal with my orders without needing me”. It is a huge mistake to think that the third party company will replace you; once more, it is only a relay between you as a client and the factories. That means that, concretely speaking, you must relay to your intermediary all they need to know in terms of technical knowledge about the products, in terms of understanding of security norms, in termes of design, bi-annual planning of orders, emergency deliveries, etc. As the final client, you remain the master of decision, but on the other hand you also shall anticipate all technical, logistic and financial matters.

In between clients and suppliers, the third party company is a China sourcing specialist, in regards to the local working techniques and to the cultural and linguistic management of business with Chinese suppliers. It is your role to push them if needed, therefore it is under your responsibility to anticipate all actions to be led, by participating (even from far away) to the checking that all steps of the Supply Chain is well organized.

Finally, The Chinese manufacturers chosen by the Third Party company will bring you some extra knowledge about the technicity of the items you want to purchase, however they will only be efficient if you use great reactivity to transfer Your knowledge to the third party company in between. Also do everything you can so that this three sides cooperation lasts long, you will then avoid time-loss due to new needs of sourcing by your intermediary.

Communication : Key-Factor & Basis of each Success

Because the time for decisions is longer and the risks that the information is slightly transformed are bigger, just because there is one more actor in between the client and the supplier, it is highly recommanded that you, as a buyer, plan your work and your schedule with some more time ahead, so that you can anticipate the eventual issues that will come up. By an intense communication, you must try to erase the distance that separates you from China, geographically and culturally.

In order to succeed, write down everything. Each request or each information exchanged even by phone or when meeting up, must be traceable by email or fax that will allow all parties to follow-up with confirmed information. Also, in order to guarantee a better follow-up of your projects and orders, build a clear table that lists all the current files, and organize a weekly meeting or a weekly phone call with your contact person in China, so that you get to be informed about files status and progresses, issues, solutions brought, etc. If the third party company with which you cooperation proceeds the same way with factories, all parties will be able to get a better visibility of all orders and will be able to accept the idea of working harder to re-inforce the good basis of a long term successful cooperation.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Vous partez bientôt en Chine, un projet d’implantation, une négociation à mener, n’hésitez pas à contacter Sophie Rebibo : +86 135 277 07 199 Coaching et Formations Téléchargez la liste des formations ou consulter le site www.absolchinaconsulting.com

Outre l’imposante et bi-annuelle Foire de Canton, reconnue comme étant à l’heure actuelle la plus importante foire commerciale générale au niveau mondial – en termes de nombre de visiteurs, d’exposants présents et de produits de toutes industries destinés à l’export exclusivement – vous avez la possibilité de visiter également des salons spécialisés sur une industrie en particulier, en Chine comme à Hong-Kong. Un calendrier par ville des foires chinoises par secteur d’activité peut se trouver en ligne sur Internet par le biais de sites du type http://www.eventseye.com/fairs/salons-guangzhou_0.html#ap170 pour Guangzhou (capitale de la province de Canton) ou encore http://www.eventseye.com/fairs/salons-shanghai_0.html#ap170 pour Shanghai par exemple.

Quel est l’intérêt de visiter une foire commerciale en Chine ?

Lors de ces salons commerciaux, vous serez à même de rencontrer jusqu’à plus de 12500 fournisseurs potentiels à chaque fois. Des usines comme des sociétés intermédiaires venues de toute la Chine présentent leurs produits standards ainsi que leurs nouveaux articles, et en quelques jours vous pourrez vous faire une idée du prix du marché pour tel ou tel objet. C’est évidemment l’occasion de rencontrer en personne les fournisseurs avec lesquels vous pourriez traiter, et juger de leurs compétences de base en quelques minutes. Par ailleurs, les vendeurs chinois essaient de se rendre le plus disponible possible pour vous pendant les heures de foire et même pendant les trois repas quotidiens si vous souhaitez les rencontrer en privé pour discuter plus avant des détails de commandes à venir. Bien qu’il soit toutefois recommandé de procéder à un audit d’usine avant de passer vos commandes, cela peut servir de compromis si le facteur « temps » ne joue pas en votre faveur.

La Foire de Canton

La CIEF (Canton International Export Fair) se tient deux fois par an à Guangzhou du 15 au 30 Avril et du 15 au 30 Octobre, chacune d’elle se déroulant simultanément dans deux centres d’exposition (Liuhua et Pazhou) . En Avril comme en Octobre, elle est organisée en 2 parties, chacune regroupant sur chacun des sites du salon plusieurs secteurs distincts : du 15 au 20 Avril ou Octobre puis du 25 au 30 Avril ou Octobre.

Pendant l’entre-deux phases, certains hôtels de la ville accueillent également des exposants qui n’auront pas eu leur place dans l’un des centres d’exposition, et au fur et à mesure que les années avancent et que la Foire attire un nombre croissant d’exposants comme de visiteurs, Guangzhou ouvre régulièrement de nouveaux centres d’exposition aux alentours des sites existants (CAC, Jinhan, etc.).

La foule qu’attire la CIEF est proportionnelle à la surface démesurée qui accueille le salon. Aussi, pour éviter les inconvénients d’une éventuelle promiscuité, mieux vaut bien préparer votre visite de la Foire, mais aussi tout ce qui touche à vos déplacements dans la ville de Guangzhou comme à l’extérieur.

L’Organisation de votre Déplacement en Chine pour une Foire

Si vous décidez de tenter l’aventure chinoise en commençant par participer à l’une des foires commerciales annuelles, les éléments dont vous aurez à vous soucier en priorité sont : réserver votre billet d’avion assez tôt dans l’année, réserver votre hôtel tout aussi tôt, et vous pré-enregistrer pour participer à la Foire en tant que visiteur. Ceci est valable pour la majorité des Salons mais à priorités variables, mais cela est toutefois absolument indispensable pour la Foire de Canton que nous allons prendre pour exemple ici.

En effet, deux fois par an pendant 15 jours, la ville de Guangzhou est dans l’effervescence la plus totale. Vous ne serez même pas encore arrivés (ni d’ailleurs partis) que vous pourriez déjà en juger par vous-mêmes. Tenter de trouver un billet d’avion aux dates souhaitées et à un prix abordable peut parfois relever du miracle. Rien ne sert d’être un expert en vols charters et autres low-costs, il n’existe qu’une seule règle : anticiper la réservation de votre billet d’avion au moins 6 mois à l’avance. Bien entendu, vous trouverez éventuellement de la place si vous vous y prenez plus tard voire au dernier moment, mais jamais avec toutes les conditions réunies. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, pensez à passer par Hong-Kong, puis rejoignez la Chine par le bus ou le train, mais attention aux foires fréquentes également à cette période-là sur l’île.

Quant aux hôtels, il va vous falloir vous y prendre également très tôt car la demande est faramineuse ! Les hôtels aux abords des sites de Foire sont littéralement pris d’assaut, cependant de plus en plus de petits hôtels sont répertoriés sur les sites Internet qui font la promotion du Salon. Les tarifs doublent à quadruplent dans toute la ville quel que soit le moment de votre réservation. Lorsque vous réserverez votre chambre, il vous sera demandé un acompte ou votre numéro de carte de crédit en guise de dépôt (pas toujours remboursable en cas d’annulation de votre part et parfois sous certaines conditions particulières).

Lorsque vous arrivez en Chine, il vaut mieux avoir avec vous l’adresse en caractères chinois de votre hôtel pour pouvoir la donner à votre chauffeur de taxi. Lorsque vous sortirez de l’aéroport, vous serez littéralement agressés par des chauffeurs de taxi dont l’activité est seulement ponctuelle, et qui vous hurleront dessus « taxi ! taxi ! » dans l’espoir de vous faire traverser l’immense parking de l’aéroport pendant 15 minutes, de vous faire monter dans une voiture banale ou un taxi classique, et de vous faire attendre que d’autres passagers viennent partager votre course (faisant ainsi grimper le montant total de sa facture) : ignorez-les gentiment et dirigez-vous vers la file d’attente des taxis réglementaires. Ne donnez votre adresse qu’une fois installés dans le véhicule et assurez-vous que le mètre est mis en route au départ. Il est interdit depuis peu pour les chauffeurs cantonais d’essayer de négocier un prix verbalement et d’éviter de mettre en route leur mètre, mais certains n’en tiennent pas toujours compte. Mieux vaut le savoir de votre côté.

L’Organisation d’un Voyage d’Affaires pendant la période de Foire

Si vous envisagez de profiter de votre séjour en Chine à l’occasion d’une foire commerciale pour faire un voyage d’affaire dans le pays, pré-qualifier des fournisseurs potentiels (cf. article « Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois ») ou pousser plus avant le Sourcing (cf le Focus Terrain sur le sourcing) de vos produits, renseignez-vous à l’avance sur les disponibilités des usines que vous entendez visiter. La période bi-annuelle de la Foire de Canton faisant que l’industrie des produits de consommation courante n’obéit plus à aucune règle organisationnelle habituelle, il est vivement recommandé de prendre ses précautions et d’éviter de se rendre chez un fabricant à l’improviste, au risque de se retrouver dans l’incapacité de mettre la main sur quelqu’un capable de – et autorisé à – vous recevoir.

Si vous réussissez donc au préalable à obtenir des rendez-vous, mettez donc tout en œuvre pour essayer de respecter au mieux votre emploi du temps, les disponibilités des fabricants étant parfois réduites. Comme vous pourrez le (re-)découvrir en consultant la rubrique « Services » d’Objectif-Chine, nous sommes à même de vous proposer en Chine des services de Coaching de Terrain lors de vos visites d’usines, mais aussi des services d’Accompagnement dans l’Audit et la Négociation avec vos fournisseurs lors de vos rendez-vous à Guangzhou ou ailleurs en Chine.

Si les usines à voir se trouvent en dehors de Guangzhou, inutile de vous embarrasser de réservations d’hôtels cette fois, puisque tout le monde sera à Canton. Pour des billets de train ou d’avion, votre hôtel pourra vous aider à faire des réservations, ainsi que pour des trajets en voiture de location, et enfin il vous reste la solution de louer un taxi pour un aller simple de deux heures maximum, voire pour la journée entière à condition d’effectuer un aller-retour dans la journée.

Optimiser votre Visite d’une Foire Commerciale en Chine

Comme vous l’aurez compris, votre visite de la Foire de Canton doit se préparer de façon consciencieuse pour éviter des pertes de temps inutiles et de la fatigue physique et nerveuse qui pourrait s’accumuler au fil des jours, voire des semaines si vous restez pour l’intégralité du Salon.

Avant même d’être partis en Chine, il vous faudra vous inscrire via Internet sur le site officiel de la « Canton Fair » en tant que visiteur. Si vous oubliez de vous pré-enregistrer, ce ne sera pas insurmontable pour autant mais vous aurez à faire la queue aux guichets d’inscription sur l’un des sites de Foire, remplir de longs formulaires d’information sur vous et votre société, refaire la queue pour faire faire une photo d’identité, et payer un droit d’entrée de 10 Euros par personne. Si vous faites votre pré-inscription sur Internet, en arrivant à la Foire vous ferez la queue dans une file qui avance plus rapidement et obtiendrez votre badge en moins de 2 minutes, gratuitement, une fois votre pre-inscription présentée (imprimée au préalable). Munissez-vous dans tous les cas d’une photo d’identité de format classique, ainsi que de votre passeport et d’une carte de visite à votre nom et comportant le nom de votre société, que vous donnerez au guichet.

Vous êtes maintenant prêt à entrer dans le Paradis des Acheteurs Internationaux ! Les différents centres d’exposition du Salon sont organisés par secteurs d’activité, munissez-vous d’un plan à l’entrée et démarrer votre journée. Il est vivement recommandé d’utiliser si possible des documents standards de Sourcing (cf le Focus Terrain sur le sourcing) que vous aurez préparés à l’avance, ou du moins de vous tenir à une certaine structure pré-établies dans vos discussions avec les fournisseurs que vous allez rencontrer. Les informations de base que vous voulez recueillir pour tout produit intéressant sont les suivantes :

- numéro de référence,

- description du produit

- photo du produit

- prix unitaire FOB

- MOQ (Minimum Order Quantity)

- nouveaux prix éventuels pour des quantités supérieures à la MOQ

- délai de livraison (hors transport international)

- dimensions du produit

- dimensions de l’emballage unitaire du produit

- dimensions du carton export

- nombre de pièces dans un carton export

- nombre de cartons export dans un container

- disponibilité des certificats de conformité pour le-dit produit

- réactivité et organisation du fabricant sur la Foire

- capacité potentielle à modifier ou développer des produits

- disponibilité d’une licence d’exportation

- possibilité d’éventuellement auditer physiquement l’usine un jour.

Pensez à faire le point à la fin de votre journée, et recommencez le lendemain ! Bon Courage !

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Besides the impressive bi-yearly Canton Fair, acknowledged as currently being the world ‘s biggest commercial fair for commodities – in terms of numbers of visitors, number of exhibitors, and all kinds of commodities from all industries – you’ll also have many opportunities to visit as well some fairs that are more specialized on a certain industry in particular, in Mainland China and in Hong-Kong. A calendar of the Chinese Fairs per city and per sector of activity is available online through quite some websites such as http://www.eventseye.com/fairs/salons-guangzhou_0.html#ap170 for Guangzhou (capital of the Canton province) or http://www.eventseye.com/fairs/salons-shanghai_0.html#ap170 for Shanghai as an example.

What is the interest of visiting a commercial fair in China ?

During these commercial fair, you’ll be able to meet up to 12500 potential suppliers each time. Factories as well as intermediary trading companies coming from all over the country display their standard products and their new items, so that within a few days you’ll be able to get a first idea of the market prices for a wide range of products. It obviously is as well a great opportunity to meet face-to-face with the potential suppliers you might want to work with, and make a first opinion about their basic skills within a few minutes. Moreover, Chinese suppliers try their best to become available for you during the fair hours and even during the daily three meals if you’re willing to meet them in a more private place in order to discuss on the spot about further details of up-coming orders. Although it is still recommended to proceed to a factory audit before you actually confirm your order, this kind of meeting can be helpful in the “time” factor is playing against you.

The CIEF (Canton International Export Fair) takes places twice a year in Guangzhou from April the 15^th to the 30th and from October the 15^th to the 30th, each one of them is simultaneously taking place in two exhibition centers (Liuhua & Pazhou) . In April as well as in October, it is organized in 2 phases, each of them presenting on each site several different sectors : from April or October the 15^th to the 20^th and then from the 25^th to the 30^th of April or October.

Between the two phases, some hotels of the city also host some exhibitors who couldn’t get a booth in one of the exhibition sites. The more it goes, the more exhibitors are willing to participate to the Fair, therefore Guangzhou regularly opens new exhibition centers in the area of the main sites (CAC, Jinhan, etc.).

The crowd that is attracted by the CIEF event is in proportion with the huge surface that hosts the Fair. That’s the reason why one shall avoid promiscuity issues by a good preparation to the fair.

If you decide to try the China adventure starting with participating to one of the yearly commercial fairs, you will have to set priority on: booking your plane ticket as early as possible, booking your hotel very early too, and pre-register to get your visitor ‘s entry badge for the fair. This is worth for most of the Fairs, however it is a Must-Do for the Canton Fair, as shown below.

Indeed, twice a year during 15 days, the city of Guangzhou is getting all upside down. You might not have arrived yet (maybe not even left your country) that you might already have a chance to remark by yourself trying to find a plane ticket at the dates you want and for a good price can sometimes sound like the happening of a miracle. No need to be an expert in charters flights or low-cost flights, there’s one and only rule: anticipating the booking of your plane tickets at least 6 months prior to your date of departure. Of course, you will be able to find a seat even if you book later or at the last minute, but will never get all the conditions you wish. If you are really encountering difficulties to find a good ticket, consider flying via Hong-Kong, but take into account that there are also lots of fairs on the island and that getting plane, train or bus tickets to Guangzhou can also sometimes be a tough task..

As for hostels, anticipate the booking early enough because the booking requests are more than numerous. Around the exhibition centers, hostels are close to be booked from one fair to the up-coming one, but more and more small hostels are now being promoted on Internet on websites focused on the Canton Fair. Prices are 2 to 4 times higher than in general throughout the whole city, whatever you book early or late. When you confirm the booking of your room(s), you’ll be required to swift a deposit or to provide your credit card copy and number (deposits are not always refundable in cas you cancel your booking, and sometimes it is only under certain unconvenient conditions.

When you arrive in China, it is better to bring along the address of your hotel written in Chinese so that the taxi driver understands where you want to go. When you’ll come out of the airport hall, you’ll be litterally attacked by punctual taxi drivers who will yell at you « taxi ! taxi ! » , hoping to have you agree on walking across the huge airport parking lot for 15 minutes with your heavy luggages, to have you hop in the car and then to have you wait for other customers to join the journey (so that the final bill goes higher) : kindly ignore them and walk towards the regular waiting line for official taxis. It is recommanded to hand out your address only when you have got in the taxi, and we you go, make sure the driver puts the meter on. It’s been only a short time that it has become forbidden for drivers to bargain prices and while not putting the meter on, but not all of them take this new rule into account. So, better know about it on your side.

Organize a Business Trip during the Fair period

If you are planning to go on a business trip during the period of a commercial fair, pre-qualify potential suppliers (see the article “Choosing your Suppliers in China”) or move forward on products sourcing, get well informed beforehand on the availabilities of the factories you plan to visit. The bi-yearly Canton Fair creates such a mis-organization of the industries ‘s usual rules that it is highly advised to make appointments, otherwise you’d take the risk to not be able to meet the persons who are able – and allowed – to welcome you in.

If you succeed in making appointments, try your best to respect your schedule, as suppliers availabilities sometimes are tight. As you’ll be able to see it (again) in the “Services” section of Objectif-Chine, we are offering in China various services including Coaching when you intend to visit factories, but also services of Assistance in Audit and Negotiation with your suppliers when you’re having a meeting with them in Guangzhou or other cities.

If the factories you want to visit are out of Guangzhou, no need to bother making hostels booking this time, as the crowd will be concentrated in Canton. If you need to purchase plane or train tickets, your hostel will be able to help you, as well as for cars rental. The last solution for a short journey is to pay a taxi for a two hours drive maximum, or for the full day if you intend to come back at night.

Optimize your visit of a Commercial Fair

As you may have already understood, your visit of commercial fairs requires that you may prepare conscienciously in order to avoid useless time loss as well as physical and nervous tiresomeness.

Before you even go to China, you shall register via Internet on the official website of the « Canton Fair » as a visitor. If you forget to pre-register, that will not create unmanageable situations but you’ll have to queue up for longer time at the exhibition center ‘s registration area, fill in long forms about yourself and your company, queue up again to make pictures eventually, queue up again to get your badge, and then pay 10 Euros. If you pre-register well, when arriving at the exhibition center you will queue-up faster and will get your badge within far less time, for free. For this, you will have to give your passport, a business card with your name and company name on it, an ID picture, and the Internet pre-registration sheet that you have printed.

You are now ready to get in the International Buyers Heaven ! The various exhibition centers are organized by industry, so get a map and start your day. It is highly recommended to use if possible some standard Sourcing materials, or at least to stick to a certain structure within your discussions with potential suppliers. The basic informations that you need to gather for any kind of interesting product are the following:

- Reference number

- Product description

- Product picture

- FOB unit price

- MOQ (Minimum Order Quantity)

- Eventual new prices for quantities that are higher than the MOQ

- Delivery time (excluding international freight)

- Product dimensions

- Product unit packing dimensions

- Dimensions of export carton

- Number of pieces in an export carton

- Number of pieces in a container

- Number of export cartons in a container

- Availability of certificate of conformity for the product (if required)

- Reactivity and organization skills of the supplier on the Fair site

- Potential skills to modify or develope products

- Availability or not of an Export license

- Possibility (or not) to go and audit his faactory someday

Think about analyzing all the informations on a daily basis, and start again the second day ! Good Luck !

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Pourtant, l’acheteur averti aura pu remarquer que depuis environ 3 ans, la qualité générale des produits chinois dans leur ensemble à fait un bond phénoménal. Le resserrement des normes internationales de sécurité des produits, allié à l’aggressivité de la concurrence entre fournisseurs chinois d’un même secteur, n’ont plus laissé le choix aux fabricants chinois : le prix et le délai de livraison ne peuvent plus être les seuls facteurs qui influencent la prise de décision des acheteurs étrangers.

Alors les Chinois mettent l’accent sur la formation à la qualité. Formation interne pour certains, formation externe pour d’autres – soit par des entreprises spécialisées soit par leurs propres clients. Une société chinoise qui accepte de se faire former est fondamentalement une société réellement désireuse de satisfaire aux besoins et aux exigences des marchés de l’export. Si en tant que client vous parvenez à former vos fournisseurs chinois, ceux-ci comprendront rapidement qu’ils pourront en tirer encore plus d’avantages puisque cela pourrait leur ouvrir les portes de nouveaux marchés, tout comme les portes de votre marché de façon encore plus large. Enfin, vous pourrez à tout moment leur faire toucher du doigt que se former à la qualité et mettre en application au plus vite sera de façon indéniable un facteur de réduction générale de leurs coûts puisqu’ils éviteront désormais du gaspillage de matériaux (notamment lorsqu’une production est rejetée et qu’il faut en relancer une nouvelle en remplacement), en temps, et en coût humain.

Qualité du Produit

Généralement, on définit la bonne qualité d’un produit par sa capacité à répondre positivement à des critères de fonctionalité, éventuellement d’esthétisme, et de conformité aux normes de sécurité obligatoires pour l’import dans certains pays. Mais attention ! La bonne qualité d’un produit peut aussi être définie par le fait que chacun des critères qui composent le produit atteint le niveau de satisfaction souhaité par l’entreprise qui l’achète en vue de l’importer et de le distribuer sur un marché en particulier. Tous les pays ne reconnaissant pas les mêmes critères et niveaux de qualité pour un produit donné, ceci est donc finalement très subjectif, nous nous en tiendrons ici à la mention générale des critères objectifs de qualité.

Qu’a-t-on donc l’habitude de vérifier pour certifier qu’un produit est de bonne qualité ? On s’attardera principalement sur :

• la fonctionnalité du produit : peut-il être utilisé correctement et de la façon prévue pour sa fonction pré-définie ?

• son design et ses finitions : est-il la copie du modèle pré-confirmé lors de la commande, et ses finitions sont-elles en accord avec vos critères d’esthétisme ?

• sa solidité

• son packaging : son design est-il celui que vous aviez convenu avec le fabricant, le matériau utilisé est-il assez solide pour supporter le voyage à l’export, et les normes de sécurité et mentions légales ont-elles été inscrites ?

• sa correspondance aux normes de sécurité établies

Convaincre son Fournisseur

Si lors de la production et avant le chargement de la marchandise on valide la bonne qualité d’un produit, le fournisseur gagne la confiance de son client. Aussi curieuse que cette phrase puisse sonner, le client se doit de dire à son fournisseur chinois que si la qualité de sa marchandise est validée lors de sa première commande, alors cela l’incitera à passer une seconde commande chez lui. De plus en plus, les Chinois commencent à avoir, comme nous, une vision du business sur du long terme avec leurs clients, aussi est-il bon de s’assurer par cette simple phrase que c’est en effet – a priori – le cas de ceux à qui vous vous adressez, cette information n’étant malheureusement vérifiable qu’une fois la commande passée et la production lancée. Il est important que le fabricant comprenne que s’il réussit le pari de satisfaire son client, ce dernier abordera les commandes suivantes avec plus de confiance et moins de stress, et surtout qu’ils pourront envisager la commande prochaine de gammes de produits, négocier de meilleurs termes de paiement, etc. Tout ceci entre dans le concept « d’intéresser les Chinois à la qualité ».

A partir de quel moment former son fournisseur chinois ?

En théorie, un fournisseur qui a été choisi selon un process de sourcing très strict devra déjà être en mesure de garantir un certain niveau de qualité (sinon à quoi bon l’avoir qualifié…). Toutefois, si vous avez une requête particulière sur un produit existant, telle une modification technique ou esthétique, le développement d’une nouvelle gamme de produits à partir du premier ou encore l’utilisation d’une technologie différente pour la fabrication de masse, il est nécessaire sinon indispensable de reprendre à zéro avec votre fabricant votre discours rhétorique et technique sur ce que Vous considérez comme étant de la qualité. Pour ce faire, il vous faut absolument maîtriser votre produit. Il est assez mal venu de vouloir jouer au client qui contrôle tout lorsque les aspects liés à une expertise produit sont mal appréhendés ; le fournisseur le sentirait, mais fera comme si de rien n’était pour ne pas vous faire perdre la face, et ainsi vous iriez aux devants de problèmes qualitatifs très importants par la suite. En revanche, un acheteur qui a une parfaite connaissance de ce dont il est en train de parler gagnera toute l’estime de son fournisseur, et encore plus important, toute sa coopération.

Comment former votre fournisseur ?

Il existe plusieurs méthodes et plusieurs voies possibles pour enseigner à votre fabricant ce que vous entendez par qualité de produit. Les rapports directs seront préférables chaque fois que cela sera possible. Bien entendu, de beaucoup dépend votre location géographique, mais dans tous les cas des solutions peuvent être apportées pour résoudre vos problèmes qualité et surtout pour les anticiper.

Si vous traitez depuis la Chine, soit parce que vous y résidez et travaillez, soit parce que vous y êtes de passage en voyage d’affaires, vous pourrez tout simplement exposer très explicitement à votre fournisseur ce que vous attendez en terme de qualité, en prenant des exemples autour de vous dans son showroom, ou en dessinant des détails que vous pourrez discuter en direct avec son designer interne, par exemple. Si les discussions concrètes à propos de la qualité de vos marchandises ne surviennent que lors de l’apparition de problèmes au cours de la production de masse, et si ces problèmes sont relativement graves, vous pourrez (presque) toujours vous rendre sur le site de production et faire une constatation sur les lignes de production elles-mêmes. Visite suivie d’une jolie explication théorique, voire d’une habile démonstration parmi les ouvriers, pour obtenir un rendu du produit tel que vous le souhaitez.

Si vous ne pouvez être physiquement présent auprès de votre fournisseur pour discuter qualité, vous disposez alors des moyens suivants :

• faire une comparaison photo de ce que vous considérez comme bon et comme mauvais

• par téléphone, lorsque vous conduisez vos réunions de suivi à distance (si possible toutes les semaines), pensez à rabâcher vos exigences qualité sans relâche

• si cela est possible, offrez à votre fournisseur un échantillon parfait que vous avez trouvé chez un autre fabricant mais à un prix certainement plus élevé, en précisant que vous souhaitez obtenir le même résultat avec le prix adéquat à votre budget

• enfin, il est tout à fait recommander de garantir un résultat impeccable de votre production de masse en fournissant à l’avance à votre fabricant le modèle exact de rapport de contrôle qualité que vous utiliserez lors du QC final. De cette manière, l’usine pourra effectuer un contrôle préalable à votre visite avec vos supports, et évitera ainsi probablement de mauvaises surprises à l’arrivée.

En conclusion, il est primordial de faire comprendre à vos fournisseurs que vous travaillez ensemble du même côté et dans le même but : satisfaire le consommateur final. Pour cela, une communication maximale est requise, et la mise en œuvre de moyens communs pour réussir y est une condition sine qua non.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Meanwhile, an experimented buyer would have noticed that it has been 3 years that the general quality of Chinese products has phenomenally jumped forward. Tighter international norms of security for products, added to the aggressivity of commercial competition among Chinese suppliers from a same sector, have left the factories with no other choice : price and delivery time can no longer be the only factors of decision for foreign buyers.

Generally speaking, one defines the good quality of a product by its ability to positively respond to some criterias of functionality, eventually aesthetics, and of course of conformity with the necessary norms of security of the product. But watch out ! The good quality of a product can also be defined by the fact that each of all criterias is reaching the level of satisfaction wished by the company that purchases it with the goal of importing and distributing it on a specific market. All countries not having the same level of quality requirement for a similar product, this is finally very subjective, and we will only talk here about general objective criterias of quality.

What do we usually look at when we want to certify an item if made of good quality ? We mainly look at :

- Product functionality : can it be correctly used for its original function ?

- Its design and finish : is it the exact copy of the one that the buyer has pre-confirmed when giving his order, and are the finishing details in accordance with his criterias of aesthetism ?

- Its solidity

- Its packaging

- Its correspondance with established norms of security

If during mass production and before the goods loading in the container the good quality of the goods is validated, the supplier gains the trust of his client. As curious as this sentence might sound like, the client must, as a duty, tell his Chinese supplier that, if quality is validated for the first order, then he will be tempted to give him later a second order. More and more, the Chinese start to get, as us, a long term vision of business with their one and each customer, therefore it is pretty good to pre-confirm it with this sentence – unfortunately you’ll only be able to verify it after your first mass production is started. It is important that the manufacturer understands that if he succeeds in satisfaying his client, this one will repeat the order with more trust, less stress, and will be able to consider ordering full ranges of items, negotiate better payment terms etc. All these are part of the concept of “getting the Chinese interested into Quality

In theory, a supplier who has been selected according to a very strict sourcing process is supposed to be able to deliver a certain level of quality (otherwise, why having qualified him…). However, if you have a specific request about an existing product, such as a technical modification, the development of a new range of products starting from a first existing one, or the use of a new technology for mass production of an existing product, it is necessary to get back to Speech Number One with your supplier : what do You consider as quality? In order to be able to do this, you Must masterize the knowledge about your product. It is not well seen by a Chinese that you come in and play the role of the client who controls it all when you actually dont masterize certain aspects of the product you come and talk about. The supplier would feel it, but will not say a word to avoid making you loose the face, and he lets you go forward, foresseing huge quality problems to come… On the other hand, a buyer who knows what he is talking about will gain all the esteem of his supplier, and most importantly will gain his full cooperation for reaching a better standard of quality.

There are several methods and several possible ways to teach your supplier what you consider as being a good quality product. Direct contacts with him are preferred everytime it is possible. Of course, it depends a lot on your geographical location, however in all cases solutions can be brought to solve your issues, but above all to anticipate them.

If you are dealing with your business from China because you are living there or because you are on a business trip, you can simply explain the most explicitly possible to your supplier what you are expecting from him in terms of quality, and why not by taking examples around in his own showroom, or by drawing some details that you could discuss with your supplier’s designer on the spot. If discussions about your goods quality only happen when issues start to come out during mass production, and if these issues are severe, then you will (almost) always be able to go by yourself on the production site and look around on the production lines. During this visit, it is sometimes possible to give a nice theoretical explanation and then show the workers how to do what you want.

If you can’t physically be with your supplier to chat about quality, you could then use the following means :

- Compare on pictures what you consider as being good and bad quality

- By phone, when you are conducting your follow-up meetings (if possible every week), think about repeating again and again your quality requirements

- If possible, offer your supplier a perfect sample that you have found at another potential supplier ‘s, but at a probably higher price, and say you want the same result with the right price.

- Finally, it is highly recommanded to guarantee a perfect result of your mass production by providing in advance your manufacturer with the exact template of the QC report you will use for the QC session of your goods. This way, the factory will be able to make a last quality check before you visit them to QC yourself, and will maybe avoid other bad surprises in the end.

In conclusion, it is an absolute necessity to have your suppliers understand that you work together and with the same objective : satisfy the end consumers. For this, a very close communication is required, as well as the practice of common ways of working in order to succeed.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

A l’heure où le monde entier est tourné vers elle et où l’ensemble des acheteurs expérimentés constate alors que celle-ci est entrée dans une phase intense de modernisation, la Chine n’en reste pas moins un pays profondément ancré dans ses traditions, ses habitudes culturelles et ses protocoles relationnels, reflets d’une identité et d’une mentalité construites sur des bases méconnues dans nos sociétés européennes. Partant de là, qui dit modernisation industrielle et sociale ne dit pas pour autant occidentalisation des mœurs. Par ailleurs, dans un contexte actuel qui pousse tout un chacun à tenter l’aventure commerciale chinoise, les fournisseurs chinois se retrouvent face à un nombre important de clients potentiels, et peuvent donc désormais s’autoriser à choisir leur clientèle en fonction de critères non plus seulement financiers. Celui qui ignore les différences culturelles chinoises et fait fi du protocole n’aura donc que difficilement sa place favorite auprès de ses fabricants chinois. Enfin, pour toute personne qui part faire des affaires en Chine, il y a le protocole officiel, et il existe également les rapports informels qui ont parfois tout autant d’importance pour les Chinois, ce que nous allons aussi aborder ici.

Tout d’abord, lorsque vous rencontrez un Chinois, celui-ci appréciera toujours que le premier mot que vous prononcerez à son égard soit dit dans sa langue car cela le fera tout simplement… rire !! Dites lui un joyeux « Nihao ! » qui veut signifie « bonjour », il vous répondra sûrement que votre Chinois est parfait et qu’il est très surpris que vous parliez sa langue pourtant si difficile pour les étrangers ! Vous pouvez serrez la main en même temps, la plupart des Chinois habitués aux visiteurs étrangers ayant aussi pris cette habitude, cependant ne soyez pas surpris de la timidité de ce geste avec des Chinois qui ont moins de rapports avec des Occidentaux car ceux-là ont plus pour habitude de simplement dire bonjour en levant une main discrètement.

Vient ensuite le moment rituel des échanges de cartes de visite. Pensez à vous munir d’un paquet conséquent de cartes de visite à distribuer sans modération. Si vous êtes en Chine, vous pourrez vous procurer des cartes simples pour quelques euros chez tous les imprimeurs. Donner et recevoir une carte de visite se fait toujours debout, à deux mains et en vous inclinant légèrement, en signe de respect. Si possible, votre carte – si elle est donnée simultanément à la réception de la carte de votre interlocuteur – doit être passée sous la sienne, encore une fois pour lui montrer votre respect. L’usage veut également que les cartes de visite soient échangées selon un certain ordre hiérarchique, du plus haut placé au moins haut placé.

Ensuite, il devient de plus en plus courant que les Chinois utilisent à l’égard de leurs visiteurs les dénominateurs de « Monsieur », « Madame » ou « Mademoiselle », toutefois leur habitude entre eux est de s’appeler les uns et les autres par leur titre ou leur position dans la société s’ils ont un titre important, suivi de leur nom de famille. Par exemple, on appellera le manager Zhang de l’usine la société « Manager Zhang », mais les simples commerciaux seront appelés « Miss Wang » ou « Mister Li » quand ce n’est pas par leurs prénoms directement. L’étiquette étant un élément majeur des présentations protocolaires, il est donc d’autant plus valorisant d’être hiérarchiquement bien positionné, et il sera donc très courant de tenir en main des cartes de visite sur lesquelles apparaissent des titres inexistants chez nous puisqu’ils reposent sur un principe typiquement chinois de subdivision à outrance des tâches. On trouvera par exemple une pyramide constituée du Directeur de l’usine, puis du vice-directeur de l’usine, le Directeur adjoint de l’usine, le chef de production, le vice-chef de production, l’assistant adjoint de gestion de la production, le premier assistant de gestion de la production, etc. En France, tout le monde n’inscrit pas son titre sur sa carte, mais si vous allez en Chine il est recommandé d’avoir des cartes en Anglais voire avec les traductions chinoises au dos, pour être à même de montrer quel poste vous occupez.

Vous serez ensuite probablement accompagné jusqu’à la salle de réunion de votre fournisseur. Dans des usines modernes, on vous offrira des sodas et de l’eau en bouteille, ou bien le thé traditionnel ; dans les autres usines, vous vous verrez offrir de l’eau chaude ou du thé. La convenance veut que, même si vous ne souhaitez rien boire ou que vous ne semblez pas aimer ce que l’on vous propose d’emblée, vous devez accepter au moins de recevoir ce que l’on vous donne en remerciant, puis faire semblant de boire au moins une gorgée (si ce n’est pas une boisson en bouteille mais déjà dans un verre). Merci se dit « xiexie » (prononcez siè-siè). Le thé reste toutefois une partie du protocole qui reste particulière s’il est servi dans un service à thé traditionnel (composé notamment de toutes petites tasses contenant une à deux gorgées). L’hôte passe généralement la totalité du temps de conversation à boire, vous faire boire, préparer et servir le thé, la petite contenance des tasses aidant à le rendre actif à tout moment, vous montrant ainsi son application à prendre soin de son client, vous. Tant que votre tasse est pleine, vous êtes à l’abri d’un nouvel assaut de thé. Si votre tasse est vide, vous serez resservi dans l’instant. Si votre tasse est à moitié pleine, on vous resservira pour que ce qui reste ne refroidisse pas. Il arrive très fréquemment que vous ayez à trinquer (…au thé !) avec votre interlocuteur, cela ne peut en aucun cas faire l’objet d’un refus. Autant lorsqu’il vous ressert vous pouvez boire quand bon vous semble, autant quand il vous invite à trinquer, vous n’avez aucune échappatoire possible.

Si vous rendez visite à votre fabricant dans la matinée, il est plus que probable que celui-ci vous invite à déjeuner à midi pile. Les repas et l’heure des repas sont les éléments principaux qui rythment la journée des Chinois, et il est très mal vu de sauter un repas à cause du travail. Acceptez donc d’aller déjeuner avec votre fournisseur potentiel, car c’est une bonne façon d’apprendre à le connaître de façon un peu plus informelle. C’est en effet l’occasion de parler un peu du travail mais aussi des à côtés, tels que leur famille, leur voiture, leur vision des Occidentaux, etc. En bref, tout ce qui peut servir à alimenter votre conversation sur un plan plus complice dès la prochaine rencontre. Il est sympathique de discuter sur un ton humoristique et de faire rire vos interlocuteurs chinois, cependant évitez les blagues, histoires drôles et autres devinettes car nous n’avons vraiment pas le même humour ni les mêmes repères comiques, et vous risqueriez de vous trouver dans une atmosphère embarrassante.

Votre déjeuner sera choisi a priori par votre hôte, quant aux boissons il pourrait vous imposer d’emblée du thé et de la bière locale. Selon votre résistance à l’alcool, avisez par vous-même si vous vous sentez de passer l’après-midi à survoler notre planète ou si vous préférez garder les pieds sur terre pour affronter les dicussions sérieuses dans le cas où celles-ci n’ont pu être clotûrées le matin. De même que pour le thé traditionnel, le Chinois qui vous fait la conversation aura toujours la politesse extrême de ne jamais laisser votre verre de bière vide, et de vous inviter à trinquer avec lui pour vous souhaiter la bienvenue un nombre de fois infini ! Si vous voulez lui montrer que vous vous intéressez à la culture locale, il existe un moyen très simple qui est de « vérifier » quelque chose que vous pensez avoir appris. Par exemple, lorsqu’un Chinois vous sert à boire, vous pouvez remplacer le mot « merci » par le fait de taper votre index sur la table (ou votre index et votre majeur ensemble) à répétition, et à condition que votre hôte vous voit faire. Demandez donc à votre interlocuteur si c’est bien comme cela qu’on fait en Chine, et comparez avec la France si vous connaissez un point de comparaison possible. En général le Chinois appréciera votre « large connaissance des mœurs chinoises » !!

Si vous venez de conclure un contrat, ou de régler un gros problème, ou simplement que vous avez à passer la nuit dans la ville de votre fabricant, vous serez probablement invité à aller passer la soirée au karaoké chinois, ou dans un bar ou club des environs. Aussi bien pour le déjeuner que pour le dîner ou le bar, vous pourrez vous battre de toutes vos forces pour régler la note, vous n’y parviendrez jamais ! Le Chinois vous devancera toujours et ne vous laissera jamais accéder à votre portefeuille. Essayez néanmoins par correction, cela créera un jeu supplémentaire entre vous deux. Si vous fumez, acceptez de vous faire offrir une cigarette, et offrez-en en retour au tour suivant. Lorsqu’on offre une cigarette à un Chinois, on ne la présente pas dans son paquet mais on sort deux cigarettes du paquet, une pour lui et une pour vous, et on tend les deux ensemble.

Retenez bien toutes ces habitudes chinoises lorsque vous visitez un fournisseur, mais il vous guidera au fur et à mesure. L’important est de tout faire pour qu’il vous apprécie et cela passe par l’acceptation de leurs rituels.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

At a time when the whole world is watching it and when all experienced buyers remark that it has entered an intense phase of modernization, China still remains a country that is deeply attached in its traditions, its cultural habits and its relational protocols, reflects of an identity and a mentality built on misknown basis in our european societies. Taking it from there, who says industrial and social modernization cannot talk about a westernizations of the customs. Moreover, in a current context that pushes us all to try the commercial chinese adventure, Chinese suppliers are facing an important number of potential customers, and are therefore now allowing themselves to choose their clients upon criterias that are nowadays no longer only financial criterias. The one who ignores Chinese cultural differences and doesn’t really care about the protocol obligations will then gain with lots of difficulties its favorite position in his supplier’s eyes. Finally, for all buyers going to China, there is indeed the official protocol, but there exists as well the informal relationships that sometimes have equal importance for the Chinese people, which we will see here too.

First of all, when you meet up with a Chinese person, he will always appreciate that the first word you say is in its language because that will simply make him… laugh !! Say to him a joyful « Nihao ! » that means « hello ! », he will surely respond that you Chinese language is perfect and that he is very surprised that you speak so well his language that is so difficult for foreigners ! You can shake hands at the same time, as Chinese people who are used to working with foreigners also have taken this habit, however do not be surprised if some of the Chinese who are not so used to meeting foreigners have a very shy hand-shake, as they are more used to simply say hi ! and lifting a hand up.

Then comes the famous ritual moment of business cards exchange. Think about coming to China with a big pack of business cards to distribute over without moderation. If you are in China, you’ll be able to be provided with simple business cards for a few euros at all printing shops. Giving and receiving business cards must always be done while standing, with two hands and by slightly bending over, as a sign of respect. If possible, your card – if given simultaneously of receiving the one from the Chinese person – must be presented under his, once more to show him deep respect. Commonly speaking, business cards shall be exchanged according to each company hierarchic order, from the top management to the others.

Next, it becomes more and more common that the Chinese call their foreign visitors by using « mister », « madam » or « miss », nevertheless their habit among themselves is to call each other by their title or position in the company if their title is high enough ranked, followed by their last name. In example, we would call mr Zhang who is the manager of the company’s factory « Manager Zhang », but we would call the commercial staffs « Miss Wang » or « Mister Li » if not directly by their first name. Etiquette being a major element of protocol and presentations, it is therefore even more important that you rank in the company is high, and on the other hand you will frequently hold business cards with the most improbable titles that would not even exist in our country, as they are based on the typical chinese concept of task over-sub-division. You will find in example a pyramid made of the Factory ‘s director, followed by the vice-director of the factory, the right-hand of the factory’s director, the chief of production, the vice-chief of production, the first assistant of the chief of production, etc. In Europe, not all of us write down his title on his business card, but if you go to China it is recommanded to have bilingual (or at least English) business cards so that the Chinese can read the position you occupy in your company.

Then, you’ll probably be directed to the meeting room of your potential supplier. In modern factories, you’ll be offered sodas and bottled water, or traditional tea; in other factories, you’ll be offered hot water or tea only. Good manners in China require that even if you’re not thirsty or even if you dislike what you are offered, you must at least accept to receive it and thank them for that, and then pretend you’re drinking it or just drink one sip of it (except if it is in a bottle). Thank you is said « xiexie ». Drinking Chinese tea remains however a very peculiar part of the protocol if it is served with a traditional tea set (composed among other items by tiny cups in which you can drink only one to two sips). The host generally spends the whole duration of the conversation drinking, preparing and pouring tea for himself and for you, as the little contenance of the cups must make him extremely active and hard-working on the process, to show you how much he cares about you as a client and guest. As long as your cup is full, you’re spared. If your cup is empty, tea will be poured again within the instant. If your cup is half full, tea will be poured again so that all remains warm. It is quite frequent that you have to cheer (…with tea !!) with your host, this can absolutely not be the object of a polite refusal. Although when the Chinese person pour tea again in your cup you can drink whenever you feel like, but when he invites you to cheer you can’t escapte the obligation.

If youare visiting your manufacturer in the morning time, it is more than obvious that he is going to invite you over for lunch at exactly twelve o’clock. Meals and time for meals are the main activities that give the rythm to the day of a Chinese person, and it is seen as crazy to jump over one meal. You shall therefore accept to go for lunch with your manufacturer, and actually it is a very good opportunity to learn more about him on a more unformal level. Indeed it is the occasion to talk a bit about work, but also about their family, their big car, their vision of Western people and customers,e tc. In other words, anything that could feed the conversation with more intimacy the next time you have to meet up. It is nice to chat with humour with the Chinese, however avoid jokes and funny dtories as we definitely do not have the same level of humour neither the references, and you would risk to create an embarassing atmosphere.

The food will be chosen by the host, as for the drinks you may have no other choice but tea and local beer. According to your resistance to alcohol, you shall make a decision beforehand on whether you feel like spending the afternoon flying over our planet or you prefer keeping your feet firmly down on earth to catch all details of the afternoon business talks. Same as for the tradtional tea, the Chinese person who entertains you will always have the extreme politeness to never let your glass empty, and to invite you to cheer a huge number of times to welcome you in China ! If you want to show him that you are interested in the local culture, there exists a very simple way to do so, which is « verify » something that you think you have learnt. In example, when a Chinese is serving you a drink, you can replace the word thank you by the fact of hitting one or two fingers on the table several times, when your host is watching you of course. Then ask him whether it is the right way to express thank you in China, and try to find a comparison with something similar in your country, if you know anything like that. In general, the Chinese guy will appreciate your “wide knowledge about China and its customs!!

If you just concluded a deal, or if you just solved big issues, or simply if you have to stay over night in the city where your supplier works, you will probably be invited to spend your evening in a typical Chinese karaoke, or in a bar or club. As well for lunch as for dinner or the night in a bar, you can try with all your strength to pay the bill, but you will never succeed ! The Chinese people will always be faster to jump on the bill and will never let you have any access to your wallet. Nevertheless, give it a try for being polite, this will create a new game between you and him. If you smoke, accept to smoke one of his cigarettes, and offer back one of yours on the next turn. When offering a cigarette to a Chinese person, one shall not offer it in the pack but one shall actually take two cigarettes out of the pack and present them to the Chinese, one for him and one for you, but taken out together.

Try to remember all these Chinese habits when you visit a supplier, but do not worry too much as he will guide you all the way through his customs step by step. The most important thing is to do all that is possible so that he likes you, and that has to go through accepting all the rituals.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Extrêmement nombreux sont les cas où l’import de produits chinois se termine de façon tragique pour les acheteurs. Il existe, certes, des risques techniques, mais la plupart du temps les problèmes naissent d’un manque de précision de la part des acheteurs. Ces derniers ont du mal à concevoir que les Chinois ont une façon de faire et de penser qui diffère de nos standards, et que du coup l’approche du contrat doit tenir compte de ces différences.

A partir de quel moment peut-on signer un contrat d’achat ?

Avant de formuler un contrat d’achat, vous devrez avoir conclu au préalable la faisabilité de votre projet, et tous les éléments qui le composent. Pour ainsi faire, travaillez vos premières cotations en adaptant les spécifications de votre produit si besoin, auditez plusieurs usines à titre qualificatif et comparatif, gérez minutieusement le process de développement des échantillons, renégocier les prix et confirmer les délais de production, discuter les termes de paiement et les arrangements logistiques, puis fournissez au fabricant un récapitulatif des cinq points ci-dessus.

Comment être sûr de pouvoir signer ? Un process de sourcing correctement effectué assure toujours plus de chances d’avoir qualifié le fabricant le plus adéquat. Toutefois, cela n’offre malheureusement aucune garantie que la production et la livraison de votre commande se passeront sans accroc. Si bien sûr le « feeling » à l’encontre du fournisseur vient confirmer votre choix technique, cela implique qu’en cas de problème vous serez plus facilement en mesure de trouver rapidement ensemble des solutions appropriées. Ceci peut d’ailleurs être vérifié au préalable lors des diverses négociations qui précèdent la signature du contrat, si vous parvenez à prendre toutes les décisions importantes de façon consensuelle. Ainsi, avant de signer, assurez-vous de rencontrer a minima les trois personnes les plus importantes pour vous, car ce sont elles que vous contacterez en cas de problème technique ou en cas de conflit : le vendeur chez le fabricant, son grand patron, et un technicien auquel il sera préférable de parler concernant les questions propres aux spécifications du produit. Enfin, avant de signer un contrat de commande, il est recommandé de vérifier, quand cela est possible et si les conditions y sont applicables, les termes de la lettre de crédit, qui sont souvent plus détaillés que le contrat d’achat lui-même.

Avant la signature du contrat, les risques inhérents à quatre catégories principales doivent être connus de l’acheteur afin que celui-ci puisse les anticiper et les contrôler.

Tout d’abord, il existe bien entendu des risques liés aux différences culturelles et linguistiques. Si ceux-ci semblent évidents dans la théorie, l’acheteur compétent doit s’assurer au cours de toute discussion que son fournisseur comprend aussi bien ses requêtes que ses procédures. Un travail de fond et d’endurance doit alors faire partie du quotidien de l’acheteur qui, sans relâche, doit se donner pour obligation de répéter sans cesse tous les points importants et tous les détails, les plus superficiels soient-ils, jusqu’à ce que le fabricant ait livré la marchandise. Comprenez que cette activité récurrente doit être d’autant plus accentuée avant la signature du contrat. On peut également inclure dans les différences culturelles la méconnaissance fréquente des normes de sécurité aux produits aux produits par les fournisseurs chinois, aussi l’acheteur se doit d’en informer son fabricant – la responsabilité de la mise aux normes des produits étant celle de l’acheteur lorsqu’il achète en FOB le passage des douanes avec succès lui incombe à l’import.

L’acheteur doit ensuite être conscient des risques liés à la propriété intellectuelle des produits qu’il fait fabriquer. Si vous importez un produit existant, il est de votre ressort de vérifier si ce produit est breveté en France ou pas. Le fournisseur n’est pas censé connaître ni vérifier tous les dépôts de brevet au niveau mondial, et encore une fois, en tant qu’importateur, vous devez vous responsabiliser quant à cette vérification sur le marché ou vous distribuerez le produit en question. Si vous-même détenez un brevet en France, vous pouvez le notifier au fabricant pour que celui-ci évite de fabriquer votre article pour d’autres clients français. Cependant, cela ne l’empêchera pas de le fabriquer et de le vendre à des importateurs d’autres pays puisque seul un dépôt de brevet en Chine peut garantir que vous aurez (en théorie) l’exclusivité de la fabrication.

Le risque le plus important pour un acheteur qui s’apprête à signer un contrat d’achat réside évidemment dans le fait qu’il est impossible de prévoir la qualité finale de la marchandise qui va être produite. En Chine, il n’existe pas de « risque zéro ». La difficulté de gérer ce risque provient du fait que l’échantillon de pré-production qui a été confirmé pour remporter la commande est toujours impeccable, mais que tout peut arriver lors de la production de masse elle-même. Les problèmes de qualité sont généralement dûs à 4 facteurs principaux :

- vous n’avez pas confirmé par écrit vos dernières instructions majeures ou mineures

- le fournisseur n’a pas tenu compte de vos instructions écrites

- vous avez négocié des prix trop bas, obligeant l’usine à utiliser des matériaux de moindre qualité

- le fournisseur a décidé au dernier moment (ou depuis le début mais sans vous en informer) de sous-traiter une partie de la production à une autre usine d’un niveau moindre (et surtout que vous n’avez pas auditée, donc pas qualifiée !)

Autre risque majeur, les délais de production et de livraison. Du côté chinois, ce risque peut provenir du fait d’un mauvais planning de production, de problèmes de qualité, de coupures électriques générales dans la région (souvent en été, restrictions gouvernementales), ou encore de problèmes divers qui surviendraient juste avant les arrêts de travail tri-annuels lors des fêtes nationales. De votre côté, les risques de délais sont toujours dûs à l’envoi trop tardif de votre commande, au paiement également tardif, ou encore à des modifications de dernière minute des quantités à produire. Les acheteurs oubliant souvent d’anticiper leurs propres actions et de décaler leur planning de commande de 2 à 3 semaines plus tôt, la plupart des risques que l’acheteur doit gérer sont donc finalement ceux qu’il se crée lui-même…

Le contrat dans sa forme la plus complète comprend 3 types de documents : la commande (ou PO, « purchasing order »), les détails des termes de paiement s’ils sont autres qu’un virement bancaire classique, et la fiche séparée des spécifications supplémentaires du produit.

- La commande comprend tous les détails qui représentent le produit et les détails techniques de base qui s’y réfèrent, ainsi que les quantités, les prix, l’incoterm, le mode de transport, le mode de paiement et la date de départ de la marchandise.

- Si le paiement se fait par lettre de crédit, il est intéressant de pouvoir rédiger un « draft » confirmant la contenu avant la signature du contrat, mais seulement si vous disposez d’assez de temps pour le faire. Ce document mentionne notamment les conditions spéciales du paiement ainsi que les modalités d’amendement et de pénalités de retard.

- Enfin, la fiche supplémentaire des spécifications produit est un document que personne ne prend généralement le temps de rédiger, et à tort. Cette fiche doit reprendre :

o Les caractéristiques techniques du produit

o La mention détaillée des modifications auxquelles le produit a été soumis et celles qui ont été confirmées

o La copie partielle des emails échangés, pour reprendre de façon succincte mais officielle les points importants qui ont été discutés et confirmés.

En Chine, à tout moment il est primordial de respecter la culture et les coutumes locales, et cela est d’autant plus vrai lors d’une signature de contrat si celle-ci se passe juste après un face-à-face entre l’acheteur et le fabricant.

Avant de confirmer votre commande, vous devez montrer que votre personne et vos intentions sont bonnes et sincères, car vous devez gagner la confiance et la « complicité » du fournisseur. Aussi, pour cependant rester professionnel, alternez entre humour et fermeté. A ce stade de pré-signature, vous devez mener les conversations mais aussi toujours respecter le temps de parole de votre interlocuteur chinois (ne jamais l’interrompre). Et, comme commencent enfin à le faire de plus en plus de sociétés chinoises, pensez relation à long terme, parlez du futur ensemble.

Au stade des dernières négociations qui mènent à la signature du contrat, montrez de l’intérêt pour la culture chinoise, simplement en buvant le thé avec vos fabricants s’ils vous le proposent, complimentez sur la porcelaine de Chine, etc. L’attitude à adopter est de montrer un esprit vif, fin, précis et professionnel, ainsi qu’un réel désir de coopération stable. Recherchez l’équilibre, vous prenez mais vous donnez aussi, le contrat final doit sonner comme un « win-win ».

Ça y est, vous avez signé votre contrat ! Vous pouvez maintenant flatter le fournisseur sur sa capacité implacable de négociateur qui excelle dans cette discipline (négociation que vous avez menée de bout en bout…), l’encourager à persévérer dans ses efforts, et enfin l’informer que vous serez dorénavant très souvent en contact car c’est cela une bonne et vraie coopération. Maintenant place à la détente, votre fournisseur va vous inviter à aller boire un coup pour fêter cette belle signature !

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Extremely high is the number of cases where the import of Chinese products ends up tragically for buyers. There exist, indeed, technical risks, but most of the time problems start with buyers ‘s lack of accuracy. These buyers have lots of difficulties to accept the idea that the Chinese have different ways of thinking and doing things, and that the approach of a contract ‘s signature must take these differences into account.

When can you decide to sign a purchasing contract ?

Before formulating a purchasing contract, you must have concluded beforehand to the faisability of your project, and all elements in its regard. In order to do so, work on your first quotations by adapting (if needed) the specifications of your product, audit several factories to qualify them and compare them, minutiously manage the process of samples development, negotiate again the prices, confirm the production time, discuss payment terms and logistics arrangements, and finally provide the manufacturer with a sum-up of all points mentionned just above.

How to be sure that you can sign ? A sourcing process correctly followed-up and done always gives more guarantees that you have qualified the most suitable manufacturer. However, this will unfortunately not guarantee that you will go through the production and delivery of your order without any incident. Of course, if the « feeling » you have toward the supplier confirms your technical choice, it means that in case of problems you will be able to more easily find together the appropriate solutions. By the way, this can be verified before signing the contract, along all negotiations process, if both parties are able to make important decisions by consensus. Therefore, before you sign, make sure you meet the three most important people for you, as they will be your main contact persons in case of technical matter or in case of conflict : the manufacturer ‘s sales person, his/her big boss, and a technician in case some specifications or technical issues must be discussed. Finally, before signing an order, it is recommended to verify, when it is possible and when conditions can apply, the terms of the letter of credit, which often are more detailed than the purchasing contract iteself.

Control of the Risks

Before the contract signature, the risks inherent to four main categories must be known by the buyer so that he can anticipate them better and control them.

First of all, there are of course risks that are linked to cultural and linguistic differences. If these seem obvious in theory, the skillfull buyer must make sure all along all discussions that his supplier understands his requests as well as his procedures. The buyer ‘s daily activities ‘s rythm is heavy as he must everyday, whatever happens, give himself as an obligation to repeat and repeat again all important points and all details, even unsignificant, until the manufacturer delivers the goods. One must understand that this activity is even more important before the signature of the contract. We can also include within the cultural differences the frequent mis-knowledge of the products ‘s applicable norms of security by Chinese suppliers, that’s why buyers must inform his manufacturer – indeed the responsibility of producing goods according to the norms is a responsibility of the buyers when he buys FOB, so is the success of going through the customs without loosing the goods.

Next, the buyer must be aware of risks linked to the intellectual property of the goods he is having produced. If you import an existing item, you are in charge of checking whether this product is patented in the country of distribution or not. Suppliers are not supposed to know and check out about all patents in the world, and once more, as an importer, you must get more responsibility about the task of checking about patents. If yourself hold a patent in the country you will sell the item, you can notify it to the manufacturer so that he refrains from producing it and sell it to oother customers from the same country as the one you will distribute the item. However, this will not prevent him from producing and selling to importers from other countries, as only a patent hold in China can guarantee that you have have (in theory) the exclusivity of manunfacturing this product.

The most important risk for a buyer who is almost ready to sign a purchasing contract obviously lies over the fact that it is clearly impossible to foresee the final quality of the goods that are about to be produced. In China, there is no “risk-zero’. The difficulty to manage this risk comes from the fact that the pre-production sample that has been confirmed to “win” the order is always perfect, but anything can occur during the mass production itself. Quality issues are generally speaking due to 4 main factors :

- You have not confirmed in a written form your last major or minor instructions

- The suppliers have not taken into account these last instructions

- You have bargained the prices too low, forcing the factory to use materials of less quality

- The supplier has decided at the last minute (or from the beginning but without telling you) that he will sub-contract a part of the production to another factory (not as good as them but cheap, and that you have not audited, so not qualified !)

Another major risk, production and delivery delays. On the Chinese side, this risk can come as a result of bad production planning, or quality issues, electricity cuts in the region (governmental restrictions a few times a year, especially during summertime), or other issues that would occur just before or right after the tri-annual national holidays periods. On your side, risks of delays are always a result of the fact you have send your order too late to the supplier, your first payment is also late, or you have decided at thelast minute to amend the quantities to be produced. Lots of buyers often forget to anticipate their own actions and to modify their planning with 2 or 3 more weeks than the usual schedule, and therefore most of the risks a buyer must deal with are actually the ones that he creates himself…

Form and Content of the Contract

The contract, in its most complete format, includes 3 types of documents : the PO (« purchasing order ») , the détails of payment terms if you pay by other ways than regular bank swift, and the extra specifications sheet.

- The order includes all the details that represent the product and its basic technical details, as well as the quantities, prices, incoterm, freight conditions, payment terms and date of the goods ‘s departure.

- If the payment is done by letter of credit, it is interesting to be able to first write down a draft in order to confirm its content before signing the purchasing contract, but only if you have enough time to work on it at that time. This document mentions, among other things, the special conditions of the payment, as well as amendments terms and penalties terms.

- Finally, the extra specifications sheet is a document that nobody ever takes the times to write down, which is a mistake. This sheet shall include :

o The product ‘s technical characteristics

o The detailed list of all product ‘s modifications that have been confirmed

o The copy of some emails between you and the supplier, in order to summarize shortly the important points that have been discussed and confirmed (all will therefore be traceable).

The Cultural Environment around the Signature

In China, at all time, it is an absolute necessity to respect the culture and local habits, and this is even more true when signing a contract, especially if it occurs soon after a face-à-face negotiation.

Before confirming your order, you may show that your person and your intentions are good and sincere, because you shall gain the trust and the « complicity » of your supplier. Then, in order to remain professional still, alternate between being funny and firm. At this stage before the signature, you may lead all conversations but also always respect your Chinese partner ‘s time of speech (do never interrupt him). And, as more and more Chinese companies start to do it, think about long-term relationships, talk about the future together.

At the stage of last negotiations that mead to the signature of the contract, show interest for Chinese culture, simply by drinking tea with your manufacturers if they offer you to do so, make compliments about Chinese porcelain, etc. The attitude you may adopt is to show a professional mind, smart and liking precision, as well as a real desire to develope a stable cooperation. Look for balance, you take but you give too, the final contract must sound as a “win-win”.

This is it, you have signed your contract ! You can now tell your supplier how impressed you have been in front of such great abilities in the negotiation (negotiation that you have led of course from the beginning to the end…), you can encourage him to go further in his efforts, and finally inform him that from now on you’ll be very often in touch with him, because this is what we call a great and real cooperation. Now, relax, your supplier is going to invite you to have a drink together to celebrate this nice contract signature !

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Objectif-Chine propose ici une liste non-exhaustive de 10 conditions à remplir si vous souhaitez tenter l’aventure chinoise dans les meilleures conditions.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Mieux encore, savoir éliminer ces risques c’est pouvoir éviter de provoquer des catastrophes commerciales parfois irrécupérables par la suite. Les exemples pour illustrer des échecs d’opérations d’achat en Chine sont nombreux, pourtant bien moins nombreuses sont les sociétés qui reconnaissent que les fabricants chinois n’en sont pas forcément toujours les seuls responsables.

Prenons l’exemple de cette société hollandaise qui a vendu à une grande chaîne de prêt-à-porter des millions de maillots de bain pour enfants pour l’ensemble de leurs magasins en Europe du Nord.

Une semaine après la mise en rayon, un inspecteur qualité fait un « picking » en magasin pour envoyer quelques maillots en test en laboratoire.

Deux semaines plus tard, le constat est grave : les teintures des textiles employés sont bourrés d’AZO et de métaux lourds, pouvant provoquer le cancer de la peau chez les enfants qui porteraient ces maillots de bain. Retrait immédiat des rayons, la société hollandaise revendeuse des maillots fabriqués en Chine est prosécutée, mais souhaite réparer l’erreur fatale en remplaçant les produits défectueux pour ne pas perdre son client.

Que s’est-il passé en amont ? A quel moment les méthodes de sourcing ont-elles été défaillantes ? Quelles solutions ont pu être apportées en second lieu ?

Un process de sourcing trop superficiel

La société hollandaise avait effectué son sourcing de la façon la plus commune pour les acheteurs n’étant pas installé physiquement en Chine : quelques fournisseurs avaient été identifiés sur Internet, d’autres lors de la visite de la Foire de Canton.

Les Hollandais ne souhaitant pas rencontrer les fabricants potentiels dans leurs usines, aucun Audit n’a été réalisé physiquement pour vérifier les informations fournies au préalable par email par les Chinois.

Les Hollandais voulant mettre toutes les chances de leur côté pour être compétitif, ont choisi leur fabricant final en choisissant comme critères le bas prix offert et la qualité des finitions des produits. Se présentant en parallèle auprès de leur client en devenir comme étant un spécialiste du textile pour enfants, la compétition est remportée, les contrats sont signés, les maillots de bain fabriqués. Aucun échantillon n’a pourtant été chimiquement testé…

Or personne, à aucun moment, n’a pensé à mentionner la nécessité de garantir que les textiles et leurs teintures devraient répondre à certaines normes européennes de sécurité… Le client final parce qu’il a supposé que l’intermédiaire hollandais maîtrisait les procédures concernant le textile – surtout en Chine, et la société hollandaise parce qu’elle a supposé que les Chinois sélectionnés avaient déjà exporté en Europe et donc connaissaient les réglementations en vigueur.

Ne pas brûler les étapes

Lorsque la société hollandaise a fait appel à un intermédiaire européen basé en Chine pour réparer son erreur et tenter de passer une commande fiable, le process a été repris à zéro. Les résultats de cette nouvelle phase de sourcing et de qualification de fournisseurs ont créé des surprises pour l’ensemble des sociétés concernées. Pourtant, pour un acheteur averti, ce ne sont finalement que des résultats très communs en Chine, mais pour celui qui les vit pour la première fois, ce sont des résulats qui servent de leçon pour toutes les commandes à venir.

L’intermédiaire européen lance le sourcing de maillot de bain auprès des fournisseurs initialement sélectionnés par la société hollandaise, et auprès de nouveaux fournisseurs. Cette fois, la requête précise que les certificats normatifs « no AZO, no heavy metal » devront être fournis. Les prix qui en résultent sont un tiers plus élevés que pour des produits non-conformes. Après l’audit (aux résultats mitigés) de différentes usines, le fabricant originel de maillots de bain met trois semaines à fournir une copie du certificat requis.

Lorsque les nouveaux échantillons arrivent, l’intermédiaire européen fait faire des tests en laboratoire, pour le compte de la société hollandaise qui ne les avait pas fait faire la première fois : les maillots de bain pour enfants sont toujours contaminés… Retour vers le fabricant, qui reste sans donner d’explication.

Le laboratoire est sollicité pour examiner le certificat : celui-ci est invalidé car un faux a été fourni, non pas par le fabricant de maillots, mais par son propre fournisseur de teintures !

L’usine de maillots n’ayant jamais exporté auparavant n’avait aucune idée des normes qualitatives à respecter pour ce type de produits.

Au final, sur les conseils de l’intermédiaire européen, la société hollandaise a décidé d’abandonner son fournisseur originel et de se tourner vers les nouveaux fabricants sourcés qui sont à même de fournir un certificat valide et de passer les tests en laboratoire avec succès.

Toutefois, les prix des produits étant trop élevés, la commande a été abandonée, et la société hollandaise a perdu son client.

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

Savoir identifier et qualifier correctement ses fabricants chinois est l’une des problématiques majeures de toute société étrangère qui importe des produits de Chine. Devant la multitude de fournisseurs potentiels pour chaque secteur d’activité, et devant l’inégale progression technique ou de qualité de service dont ils font preuve les uns par rapport aux autres, comment bien choisir les partenaires locaux avec lesquels vous allez coopérer pour fournir efficacement le marché occidental et accroître la performance de votre entreprise ?

De l’Identification à la Qualification des Fabricants Chinois
De plus en plus d’acheteurs du monde entier se bousculent aujourd’hui aux portes de la Chine pour profiter des avantages offerts par le marché local. A titre d’exemple, la Foire de Canton bi-annuelle (CIEF) attire à chaque session un nombre croissant de visiteurs (nombre qui a avoisiné en octobre dernier les 210′000 personnes sur quinze jours de salon) mais aussi un nombre important de fournisseurs (environ 13’000 en octobre 2007). Cette foire – actuellement considérée comme étant la plus importante foire commerciale du monde en taille – est aussi finalement un lieu dans lequel tout participant peut d’emblée être initié aux problèmes qui se posent pour les acheteurs étrangers opérant sur le territoire chinois ; leurs questions à propos des fabricants sont toujours les mêmes : « comment être sûr des fournisseurs que l’on choisit ? » ou bien « à qui peut-on réellement faire confiance ? » ou encore « comment faire un choix efficace face à l’offre de tant de possibilités de coopération ? Ainsi, beaucoup d’acheteurs peu formés ou tout simplement mal informés, sont confrontés dès le départ à des obstacles mineurs mais en nombre, qui vont très vite devenir des problèmes majeurs si un système de travail rigoureux n’est pas imposé.

La mise en pratique de techniques performantes de sourcing est indispensable au bon déroulement du process de qualification de vos fournisseurs en Chine. Avec le resserrement des régulations en Occident sur les normes de sécurité des produits, il ne suffit plus aujourd’hui de travailler avec un fabricant seulement capable de vendre à un bon prix ou de livrer votre marchandise en temps et en heure. Révolu est le temps des produits de Chine peu chers et de mauvaise qualité. De plus en plus, les entreprises étrangères désireuses d’acheter en Chine se doivent d’étudier avec précaution qui sont leurs interlocuteurs chinois, et les capacités techniques dont ceux-ci disposent pour fabriquer les produits destinés aux marchés occidentaux, en accord avec les normes en vigueur. Par ailleurs, que vous soyez un grand groupe ou une petite entreprise qui démarre, une structure d’achat bien organisée et capable de démontrer aux Chinois une certaine rigueur dans le process de sourcing et de suivi de production asseoira davantage de crédibilité auprès des fabricants que vous allez démarcher.

Pour cela, quelles sont les meilleures méthodes pratiquées à ce jour pour faire du sourcing efficace en Chine ? Comment combiner sécurité des produits et performance des entreprises importatrices ?

Entre Anticipation Technique et Gestion du Relationnel
Tout d’abord, il est absolument nécessaire de garder en permanence à l’esprit que les deux règles d’or d’un sourcing réussi sont l’Anticipation et la Communication. En Chine plus encore qu’ailleurs, les barrières linguistiques et culturelles étant des obstacles majeurs au bon déroulement des opérations, il est indispensable d’une part de penser, planifier et agir avec au moins trois à cinq semaines d’avance sur votre emploi du temps. L’erreur des acheteurs est souvent d’estimer qu’un grand nombre d’ouvriers sur des chaînes de production déclenchera un gain naturel de temps sur le planning général ; or c’est sans compter sur les aléas du travail à la Chinoise. La Chine est un pays encore difficile d’un point de vue commercial, et n’y réussit pas qui veut. Néanmoins, est sur la bonne voie celui qui comprend qu’il faut systématiquement prévoir tous les problèmes avant qu’ils ne surviennent et qu’il faut aussi prévoir du temps supplémentaire pour les résoudre (car rien en Chine ne se passe sans accroc). Il est indispensable d’autre part de communiquer en permanence avec vos interlocuteurs chinois et en insistant systématiquement sur les moindres détails, parfois les plus insignifiants pour vous, afin de vous assurer que tout est clairement compris et que rien n’est oublié – les Chinois ayant une fâcheuse tendance à penser qu’une nouvelle information annule l’information précédente si l’acheteur ne répète pas l’ensemble. Etre présent verbalement à chaque étape et se montrer constamment généreux en instructions écrites si possible, c’est pour l’acheteur déjà avoir compris que certaines différences culturelles majeures peuvent avoir un fort impact et qu’un effort de sa part est nécessaire pour les réduire au maximum.

Rigueur de la Démarche et Finesse de l’Analyse
Techniquement parlant, comment démarrer la première phase de sourcing ? Cette première phase consistant à obtenir un ensemble d’informations théoriques sur des produits et leurs fournisseurs, il est recommandé :
- d’établir des documents standards sous forme de questionnaires complets, en Anglais et en Chinois quand cela est possible
- informer les fabricants du produit exact que vous recherchez
- demander la cotation du-dit produit
- amorcer un audit introductif des fournisseurs contactés
- et avoir une première estimation du coût du transport international.
Le but de cette première étape est de parvenir à filtrer les 4 à 6 usines qui vont se démarquer des autres fabricants identifiés. Il est primordial de formuler dès le départ des requêtes extrêmement précises pour que l’information reçue en retour soit la plus fiable possible et que du temps sur la durée du projet ne soit pas gaspillé dès la première étape. Si vous restez évasif au démarrage, les réponses que vous obtiendrez le seront tout autant. Les Chinois partent du principe que vous apportez dans la relation un savoir et un savoir-faire, une science qu’ils n’ont peut-être pas encore maîtrisée. Vous demander de compléter des informations manquantes revient dans leur culture à vous faire perdre la face, car cela voudrait dire que le « savant » que vous êtes n’a pas été à même de fournir toutes les informations nécessaires à la bonne avancée du projet. Si vous ne fournissez dans votre requête que des informations partielles, le fabricant va se dire que vous savez où vous mettez les pieds et que vous avez certainement de bonnes raisons de vous en tenir à ces éléments-là seulement, que les informations manquantes sont donc des détails fort peu utiles et qu’ils peuvent du coup improviser à leur gré.
On procède ensuite à l’analyse des réponses reçues. Attention, cette analyse est importante mais pas déterminante ! Gardez toujours à l’esprit que les fabricants ne vous donnent des réponses que sur papier, mais que l’ensemble des informations reçues doivent être vérifiées par la suite :
- les spécifications-produit seront vérifiées visuellement dès réception du premier échantillon
- si les spécifications sont inexactes, il est à prévoir que le prix en sera probablement altéré dans une seconde étape
- la rapidité avec laquelle les fabricants répondent peut aussi être un critère de qualification de fournisseur, toutefois répondre rapidement mais à tort et à travers entraînera probablement une disqualification de certains d’entre eux. En revanche, un fabricant qu’on n’a relancé qu’une seule fois par exemple, et qui fait preuve d’une précision impeccable, aura toutes les chances de faire partie de la première sélection de fournisseurs potentiels.
- le volume du produit emballé doit aussi être confirmé visuellement, pour pouvoir calculer le nombre potentiel de pièces dans un container. Généralement, l’information ne sera réellement validée qu’au moment du chargement de la marchandise pour le transport. Un certain nombre de calculs supplémentaires seront également à même d’affiner un peu mieux le rapport « prix du produit / qualité de travail et de service du fabricant », prenant en compte les caractéristiques techniques en poids et volume du produit, son INCOTERM?, la location géographique de l’usine, le port de départ de la marchandise et son port d’arrivée.
- les indications concernant l’identité, la structure et les capacités des fabricants interrogés seront vérifiées, puis confirmées ou infirmées lors de l’Audit des usines pré-sélectionnées

Pré-Sélection, Audit et Echantillonnage avant la Négocation Finale
Comment conclure cette première étape de sourcing ? D’analyses en graphiques comparatifs en passant par les tableaux de vues d’ensemble, vous finissez votre première phase de sourcing par un classement des fournisseurs interrogés, et par la sélection de 4 à 6 usines qui disposent potentiellement des meilleures capacités pour répondre à vos besoins de fabrication et de livraison de marchandise.

Cette sélection constituera ce que l’on va appeller votre première short-list. Informez les fournisseurs faisant partie de cette short-list qu’ils ont été sélectionnés, et faites-leur quelques compliments mesurés mais encourageants – les Chinois adorent qu’on leur fasse des louanges publiques, et c’est un très bon moyen de commencer à construire une relation enfin humaine (et plus seulement sur papier) avec vos fabricants potentiels. Environ un tiers à la moitié de vos chances de vivre une coopération heureuse avec votre fournisseur chinois final repose sur la qualité de vos relations humaines.

L’étape suivante consiste à réduire encore la liste de fournisseurs potentiels à deux ou trois acteurs. Vous allez donc conduire l’Audit de chacune des 4 à 6 usines pré-sélectionnées, selon un process extrêmement rigoureux, établir une nouvelle short-list en éliminant les usines non qualifiées (s’il y a lieu), et lancer l’échantillonage. La phase d’échantillonage est primordiale et cette fois-ci déterminante, car elle va être :
- la preuve que les spécifications annoncées du produit sont réelles
- l’occasion de vérifier la consciensiosité et l’application au travail et à la qualité de chacun des fournisseurs sollicités
- l’étape indispensable pour tester la capacité (ou non) des fournisseurs à développer techniquement l’échantillon de départ…
- … et du coup leur capacité potentielle à développer dans un futur proche une nouvelle gamme de produits utilisant la même technologie que le premier produit (vous faites donc une sélection de fournisseur chinois sur du long terme, et non plus seulement pour une seule commande comme cela pouvait être le cas autrefois en Chine).

En fonction des résultats obtenus, vous établirez ainsi une troisième short-list. Avec les 2 ou 3 fabricants restants, il sera alors l’heure d’entamer les négociations finales, selon 3 méthodes bien spécifiques. Enfin vous recomposerez des tableaux comparatifs qui résumeront chacun des points analysés depuis le début de la première phase de sourcing, et vous serez désormais à même de sélectionner votre fabricant le plus qualifié.

Sélection du Fabricant Adéquat
Il est important de noter que ce n’est pas toujours le fournisseur le moins cher qui remportera votre préférence et votre choix. A ne pas négliger également qu’il est préférable de continuer à entretenir d’excellentes relations avec les deux fournisseurs qui sont restés sur la touche, car eux pourraient servir de fournisseurs « back-up » en cas de problème avec le fabricant principal. D’autant plus que ces deux usines vont continuer pendant ce temps à développer de nouveaux produits pour tenter de mieux se positioner et remporter la prochaine « compétition » lorsque vous les solliciterez au cours d’un nouveau projet de sourcing !

Prochain sujet : Signer un contrat avec une société chinoise

Sophie Rebibo – Consultante Objectif Chine – sophie.rebibo@objectif-chine.com

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