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Extrêmement nombreux sont les cas où l’import de produits chinois se termine de façon tragique pour les acheteurs. Il existe, certes, des risques techniques, mais la plupart du temps les problèmes naissent d’un manque de précision de la part des acheteurs. Ces derniers ont du mal à concevoir que les Chinois ont une façon de faire et de penser qui diffère de nos standards, et que du coup l’approche du contrat doit tenir compte de ces différences.

A partir de quel moment peut-on signer un contrat d’achat ?

Avant de formuler un contrat d’achat, vous devrez avoir conclu au préalable la faisabilité de votre projet, et tous les éléments qui le composent. Pour ainsi faire, travaillez vos premières cotations en adaptant les spécifications de votre produit si besoin, auditez plusieurs usines à titre qualificatif et comparatif, gérez minutieusement le process de développement des échantillons, renégocier les prix et confirmer les délais de production, discuter les termes de paiement et les arrangements logistiques, puis fournissez au fabricant un récapitulatif des cinq points ci-dessus.

Comment être sûr de pouvoir signer ? Un process de sourcing correctement effectué assure toujours plus de chances d’avoir qualifié le fabricant le plus adéquat. Toutefois, cela n’offre malheureusement aucune garantie que la production et la livraison de votre commande se passeront sans accroc. Si bien sûr le « feeling » à l’encontre du fournisseur vient confirmer votre choix technique, cela implique qu’en cas de problème vous serez plus facilement en mesure de trouver rapidement ensemble des solutions appropriées. Ceci peut d’ailleurs être vérifié au préalable lors des diverses négociations qui précèdent la signature du contrat, si vous parvenez à prendre toutes les décisions importantes de façon consensuelle. Ainsi, avant de signer, assurez-vous de rencontrer a minima les trois personnes les plus importantes pour vous, car ce sont elles que vous contacterez en cas de problème technique ou en cas de conflit : le vendeur chez le fabricant, son grand patron, et un technicien auquel il sera préférable de parler concernant les questions propres aux spécifications du produit. Enfin, avant de signer un contrat de commande, il est recommandé de vérifier, quand cela est possible et si les conditions y sont applicables, les termes de la lettre de crédit, qui sont souvent plus détaillés que le contrat d’achat lui-même.

Avant la signature du contrat, les risques inhérents à quatre catégories principales doivent être connus de l’acheteur afin que celui-ci puisse les anticiper et les contrôler.

Tout d’abord, il existe bien entendu des risques liés aux différences culturelles et linguistiques. Si ceux-ci semblent évidents dans la théorie, l’acheteur compétent doit s’assurer au cours de toute discussion que son fournisseur comprend aussi bien ses requêtes que ses procédures. Un travail de fond et d’endurance doit alors faire partie du quotidien de l’acheteur qui, sans relâche, doit se donner pour obligation de répéter sans cesse tous les points importants et tous les détails, les plus superficiels soient-ils, jusqu’à ce que le fabricant ait livré la marchandise. Comprenez que cette activité récurrente doit être d’autant plus accentuée avant la signature du contrat. On peut également inclure dans les différences culturelles la méconnaissance fréquente des normes de sécurité aux produits aux produits par les fournisseurs chinois, aussi l’acheteur se doit d’en informer son fabricant – la responsabilité de la mise aux normes des produits étant celle de l’acheteur lorsqu’il achète en FOB le passage des douanes avec succès lui incombe à l’import.

L’acheteur doit ensuite être conscient des risques liés à la propriété intellectuelle des produits qu’il fait fabriquer. Si vous importez un produit existant, il est de votre ressort de vérifier si ce produit est breveté en France ou pas. Le fournisseur n’est pas censé connaître ni vérifier tous les dépôts de brevet au niveau mondial, et encore une fois, en tant qu’importateur, vous devez vous responsabiliser quant à cette vérification sur le marché ou vous distribuerez le produit en question. Si vous-même détenez un brevet en France, vous pouvez le notifier au fabricant pour que celui-ci évite de fabriquer votre article pour d’autres clients français. Cependant, cela ne l’empêchera pas de le fabriquer et de le vendre à des importateurs d’autres pays puisque seul un dépôt de brevet en Chine peut garantir que vous aurez (en théorie) l’exclusivité de la fabrication.

Le risque le plus important pour un acheteur qui s’apprête à signer un contrat d’achat réside évidemment dans le fait qu’il est impossible de prévoir la qualité finale de la marchandise qui va être produite. En Chine, il n’existe pas de « risque zéro ». La difficulté de gérer ce risque provient du fait que l’échantillon de pré-production qui a été confirmé pour remporter la commande est toujours impeccable, mais que tout peut arriver lors de la production de masse elle-même. Les problèmes de qualité sont généralement dûs à 4 facteurs principaux :

-          vous n’avez pas confirmé par écrit vos dernières instructions majeures ou mineures

-          le fournisseur n’a pas tenu compte de vos instructions écrites

-          vous avez négocié des prix trop bas, obligeant l’usine à utiliser des matériaux de moindre qualité

-          le fournisseur a décidé au dernier moment (ou depuis le début mais sans vous en informer) de sous-traiter une partie de la production à une autre usine d’un niveau moindre (et surtout que vous n’avez pas auditée, donc pas qualifiée !)

Autre risque majeur, les délais de production et de livraison. Du côté chinois, ce risque peut provenir du fait d’un mauvais planning de production, de problèmes de qualité, de coupures électriques générales dans la région (souvent en été, restrictions gouvernementales), ou encore de problèmes divers qui surviendraient juste avant les arrêts de travail tri-annuels lors des fêtes nationales. De votre côté, les risques de délais sont toujours dûs à l’envoi trop tardif de votre commande, au paiement également tardif, ou encore à des modifications de dernière minute des quantités à produire. Les acheteurs oubliant souvent d’anticiper leurs propres actions et de décaler leur planning de commande de 2 à 3 semaines plus tôt, la plupart des risques que l’acheteur doit gérer sont donc finalement ceux qu’il se crée lui-même…

Le contrat dans sa forme la plus complète comprend 3 types de documents : la commande (ou PO, « purchasing order »), les détails des termes de paiement s’ils sont autres qu’un virement bancaire classique, et la fiche séparée des spécifications supplémentaires du produit.

-          La commande comprend tous les détails qui représentent le produit et les détails techniques de base qui s’y réfèrent, ainsi que les quantités, les prix, l’incoterm, le mode de transport, le mode de paiement et la date de départ de la marchandise.

-          Si le paiement se fait par lettre de crédit, il est intéressant de pouvoir rédiger un « draft » confirmant la contenu avant la signature du contrat, mais seulement si vous disposez d’assez de temps pour le faire. Ce document mentionne notamment les conditions spéciales du paiement ainsi que les modalités d’amendement et de pénalités de retard.

-          Enfin, la fiche supplémentaire des spécifications produit est un document que personne ne prend généralement le temps de rédiger, et à tort. Cette fiche doit reprendre :

o       Les caractéristiques techniques du produit

o       La mention détaillée des modifications auxquelles le produit a été soumis et celles qui ont été confirmées

o       La copie partielle des emails échangés, pour reprendre de façon succincte mais officielle les points importants qui ont été discutés et confirmés.

En Chine, à tout moment il est primordial de respecter la culture et les coutumes locales, et cela est d’autant plus vrai lors d’une signature de contrat si celle-ci se passe juste après un face-à-face entre l’acheteur et le fabricant.

Avant de confirmer votre commande, vous devez montrer que votre personne et vos intentions sont bonnes et sincères, car vous devez gagner la confiance et la « complicité » du fournisseur. Aussi, pour cependant rester professionnel, alternez entre humour et fermeté. A ce stade de pré-signature, vous devez mener les conversations mais aussi toujours respecter le temps de parole de votre interlocuteur chinois (ne jamais l’interrompre). Et, comme commencent enfin à le faire de plus en plus de sociétés chinoises, pensez relation à long terme, parlez du futur ensemble.

Au stade des dernières négociations qui mènent à la signature du contrat, montrez de l’intérêt pour la culture chinoise, simplement en buvant le thé avec vos fabricants s’ils vous le proposent, complimentez sur la porcelaine de Chine, etc. L’attitude à adopter est de montrer un esprit vif, fin, précis et professionnel, ainsi qu’un réel désir de coopération stable. Recherchez l’équilibre, vous prenez mais vous donnez aussi, le contrat final doit sonner comme un « win-win ».

Ça y est, vous avez signé votre contrat ! Vous pouvez maintenant flatter le fournisseur sur sa capacité implacable de négociateur qui excelle dans cette discipline (négociation que vous avez menée de bout en bout…), l’encourager à persévérer dans ses efforts, et enfin l’informer que vous serez dorénavant très souvent en contact car c’est cela une bonne et vraie coopération. Maintenant place à la détente, votre fournisseur va vous inviter à aller boire un coup pour fêter cette belle signature !

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Extremely high is the number of cases where the import of Chinese products ends up tragically for buyers. There exist, indeed, technical risks, but most of the time problems start with buyers ‘s lack of accuracy.  These buyers have lots of difficulties to accept the idea that the Chinese have different ways of thinking and doing things, and that the approach of a contract ‘s signature must take these differences into account.

When can you decide to sign a purchasing contract ?

Before formulating a purchasing contract, you must have concluded beforehand to the faisability of your project, and all elements in its regard. In order to do so, work on your first quotations by adapting (if needed) the specifications of your product, audit several factories to qualify them and compare them, minutiously manage the process of samples development, negotiate again the prices, confirm the production time, discuss payment terms and logistics arrangements, and finally provide the manufacturer with a sum-up of all points mentionned just above.  

How to be sure that you can sign ? A sourcing process correctly followed-up and done always gives more guarantees that you have qualified the most suitable manufacturer. However, this will unfortunately not guarantee that you will go through the production and delivery of your order without any incident. Of course, if the « feeling » you have toward the supplier confirms your technical choice, it means that in case of problems you will be able to more easily find together the appropriate solutions. By the way, this can be verified before signing the contract, along all negotiations process, if both parties are able to make important decisions by consensus. Therefore, before you sign, make sure you meet the three most important people for you, as they will be your main contact persons in case of technical matter or in case of conflict : the manufacturer ‘s sales person, his/her big boss, and a technician in case some specifications or technical issues must be discussed. Finally, before signing an order, it is recommended to verify, when it is possible and when conditions can apply, the terms of the letter of credit, which often are more detailed than the purchasing contract iteself.

Control of the Risks

Before the contract signature, the risks inherent to four main categories must be known by the buyer so that he can anticipate them better and control them.

First of all, there are of course risks that are linked to cultural and linguistic differences. If these seem obvious in theory, the skillfull buyer must make sure all along all discussions that his supplier understands his requests as well as his procedures. The buyer ‘s daily activities ‘s rythm is heavy as he must everyday, whatever happens, give himself as an obligation to repeat and repeat again all important points and all details, even unsignificant, until the manufacturer delivers the goods. One must understand that this activity is even more important before the signature of the contract. We can also include within the cultural differences the frequent mis-knowledge of the products ‘s applicable norms of security by Chinese suppliers, that’s why buyers must inform his manufacturer – indeed the responsibility of producing goods according to the norms is a responsibility of the buyers when he buys FOB, so is the success of going through the customs without loosing the goods.

Next, the buyer must be aware of risks linked to the intellectual property of the goods he is having produced. If you import an existing item, you are in charge of checking whether this product is patented in the country of distribution or not. Suppliers are not supposed to know and check out about all patents in the world, and once more, as an importer, you must get more responsibility about the task of checking about patents. If yourself hold a patent in the country you will sell the item, you can notify it to the manufacturer so that he refrains from producing it and sell it to oother customers from the same country as the one you will distribute the item. However, this will not prevent him from producing and selling to importers from other countries, as only a patent hold in China can guarantee that you have have (in theory) the exclusivity of manunfacturing this product.

The most important risk for a buyer who is almost ready to sign a purchasing contract obviously lies over the fact that it is clearly impossible to foresee the final quality of the goods that are about to be produced. In China, there is no “risk-zero’. The difficulty to manage this risk comes from the fact that the pre-production sample that has been confirmed to “win” the order is always perfect, but anything can occur during the mass production itself. Quality issues are generally speaking due to 4 main factors :  

-          You have not confirmed in a written form your last major or minor instructions

-          The suppliers have not taken into account these last instructions

-          You have bargained the prices too low, forcing the factory to use materials of less quality

-          The supplier has decided at the last minute (or from the beginning but without telling you) that he will sub-contract a part of the production to another factory (not as good as them but cheap, and that you have not audited, so not qualified !)

Another major risk, production and delivery delays. On the Chinese side, this risk can come as a result of bad production planning, or quality issues, electricity cuts in the region (governmental restrictions a few times a year, especially during summertime), or other issues that would occur just before or right after the tri-annual national holidays periods. On your side, risks of delays are always a result of the fact you have send your order too late to the supplier, your first payment is also late, or you have decided at thelast minute to amend the quantities to be produced. Lots of buyers often forget to anticipate their own actions and to modify their planning with 2 or 3 more weeks than the usual schedule, and therefore most of the risks a buyer must deal with are actually the ones that he creates himself…

Form and Content of the Contract

The contract, in its most complete format, includes 3 types of documents : the PO (« purchasing order ») , the détails of payment terms if you pay by other ways than regular bank swift, and the extra specifications sheet.

-          The order includes all the details that represent the product and its basic technical details, as well as the quantities, prices, incoterm, freight conditions, payment terms and date of the goods ‘s departure.

-          If the payment is done by letter of credit, it is interesting to be able to first write down a draft in order to confirm its content before signing the purchasing contract, but only if you have enough time to work on it at that time. This document mentions, among other things, the special conditions of the payment, as well as amendments terms and penalties terms.

-          Finally, the extra specifications sheet is a document that nobody ever takes the times to write down, which is a mistake. This sheet shall include :  

o       The product ‘s technical characteristics

o       The detailed list of all product ‘s modifications that have been confirmed

o       The copy of some emails between you and the supplier, in order to summarize shortly the important points that have been discussed and confirmed (all will therefore be traceable).

The Cultural Environment around the Signature

In China, at all time, it is an absolute necessity to respect the culture and local habits, and this is even more true when signing a contract, especially if it occurs soon after a face-à-face negotiation.

Before confirming your order, you may show that your person and your intentions are good and sincere, because you shall gain the trust and the « complicity » of your supplier. Then, in order to remain professional still, alternate between being funny and firm. At this stage before the signature, you may lead all conversations but also always respect your Chinese partner ‘s time of speech (do never interrupt him). And, as more and more Chinese companies start to do it, think about long-term relationships, talk about the future together.  

At the stage of last negotiations that mead to the signature of the contract, show interest for Chinese culture, simply by drinking tea with your manufacturers if they offer you to do so, make compliments about Chinese porcelain, etc. The attitude you may adopt is to show a professional mind, smart and liking precision, as well as a real desire to develope a stable cooperation. Look for balance, you take but you give too, the final contract must sound as a “win-win”.

This is it, you have signed your contract ! You can now tell your supplier how impressed you have been in front of such great abilities in the negotiation (negotiation that you have led of course from the beginning to the end…), you can encourage him to go further in his efforts, and finally inform him that from now on you’ll be very often in touch with him, because this is what we call a great and real cooperation. Now, relax, your supplier is going to invite you to have a drink together to celebrate this nice contract signature !

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Objectif-Chine propose ici une liste non-exhaustive de 10 conditions à remplir si vous souhaitez tenter l’aventure chinoise dans les meilleures conditions.

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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Mieux encore, savoir éliminer ces risques c’est pouvoir éviter de provoquer des catastrophes commerciales parfois irrécupérables par la suite. Les exemples pour illustrer des échecs d’opérations d’achat en Chine sont nombreux, pourtant bien moins nombreuses sont les sociétés qui reconnaissent que les fabricants chinois n’en sont pas forcément toujours les seuls responsables.

Prenons l’exemple de cette société hollandaise qui a vendu à une grande chaîne de prêt-à-porter des millions de maillots de bain pour enfants pour l’ensemble de leurs magasins en Europe du Nord.

Une semaine après la mise en rayon, un inspecteur qualité fait un « picking » en magasin pour envoyer quelques maillots en test en laboratoire.

Deux semaines plus tard, le constat est grave : les teintures des textiles employés sont bourrés d’AZO et de métaux lourds, pouvant provoquer le cancer de la peau chez les enfants qui porteraient ces maillots de bain. Retrait immédiat des rayons, la société hollandaise revendeuse des maillots fabriqués en Chine est prosécutée, mais souhaite réparer l’erreur fatale en remplaçant les produits défectueux pour ne pas perdre son client.

Que s’est-il passé en amont ? A quel moment les méthodes de sourcing ont-elles été défaillantes ? Quelles solutions ont pu être apportées en second lieu ?

Un process de sourcing trop superficiel

La société hollandaise avait effectué son sourcing de la façon la plus commune pour les acheteurs n’étant pas installé physiquement en Chine : quelques fournisseurs avaient été identifiés sur Internet, d’autres lors de la visite de la Foire de Canton.

Les Hollandais ne souhaitant pas rencontrer les fabricants potentiels dans leurs usines, aucun Audit n’a été réalisé physiquement pour vérifier les informations fournies au préalable par email par les Chinois.

Les Hollandais voulant mettre toutes les chances de leur côté pour être compétitif, ont choisi leur fabricant final en choisissant comme critères le bas prix offert et la qualité des finitions des produits. Se présentant en parallèle auprès de leur client en devenir comme étant un spécialiste du textile pour enfants, la compétition est remportée, les contrats sont signés, les maillots de bain fabriqués. Aucun échantillon n’a pourtant été chimiquement testé…

Or personne, à aucun moment, n’a pensé à mentionner la nécessité de garantir que les textiles et leurs teintures devraient répondre à certaines normes européennes de sécurité… Le client final parce qu’il a supposé que l’intermédiaire hollandais maîtrisait les procédures concernant le textile - surtout en Chine, et la société hollandaise parce qu’elle a supposé que les Chinois sélectionnés avaient déjà exporté en Europe et donc connaissaient les réglementations en vigueur.

Ne pas brûler les étapes

Lorsque la société hollandaise a fait appel à un intermédiaire européen basé en Chine pour réparer son erreur et tenter de passer une commande fiable, le process a été repris à zéro. Les résultats de cette nouvelle phase de sourcing et de qualification de fournisseurs ont créé des surprises pour l’ensemble des sociétés concernées. Pourtant, pour un acheteur averti, ce ne sont finalement que des résultats très communs en Chine, mais pour celui qui les vit pour la première fois, ce sont des résulats qui servent de leçon pour toutes les commandes à venir.

L’intermédiaire européen lance le sourcing de maillot de bain auprès des fournisseurs initialement sélectionnés par la société hollandaise, et auprès de nouveaux fournisseurs. Cette fois, la requête précise que les certificats normatifs « no AZO, no heavy metal » devront être fournis. Les prix qui en résultent sont un tiers plus élevés que pour des produits non-conformes. Après l’audit (aux résultats mitigés) de différentes usines, le fabricant originel de maillots de bain met trois semaines à fournir une copie du certificat requis.

Lorsque les nouveaux échantillons arrivent, l’intermédiaire européen fait faire des tests en laboratoire, pour le compte de la société hollandaise qui ne les avait pas fait faire la première fois : les maillots de bain pour enfants sont toujours contaminés… Retour vers le fabricant, qui reste sans donner d’explication.

Le laboratoire est sollicité pour examiner le certificat : celui-ci est invalidé car un faux a été fourni, non pas par le fabricant de maillots, mais par son propre fournisseur de teintures !

L’usine de maillots n’ayant jamais exporté auparavant n’avait aucune idée des normes qualitatives à respecter pour ce type de produits.

Au final, sur les conseils de l’intermédiaire européen, la société hollandaise a décidé d’abandonner son fournisseur originel et de se tourner vers les nouveaux fabricants sourcés qui sont à même de fournir un certificat valide et de passer les tests en laboratoire avec succès.

Toutefois, les prix des produits étant trop élevés, la commande a été abandonée, et la société hollandaise a perdu son client.

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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De l’Identification à la Qualification des Fabricants Chinois
De plus en plus d’acheteurs du monde entier se bousculent aujourd’hui aux portes de la Chine pour profiter des avantages offerts par le marché local. A titre d’exemple, la Foire de Canton bi-annuelle (CIEF) attire à chaque session un nombre croissant de visiteurs (nombre qui a avoisiné en octobre dernier les 210′000 personnes sur quinze jours de salon) mais aussi un nombre important de fournisseurs (environ 13’000 en octobre 2007). Cette foire – actuellement considérée comme étant la plus importante foire commerciale du monde en taille - est aussi finalement un lieu dans lequel tout participant peut d’emblée être initié aux problèmes qui se posent pour les acheteurs étrangers  opérant sur le territoire chinois ; leurs questions à propos des fabricants sont toujours les mêmes : « comment être sûr des fournisseurs que l’on choisit ? » ou bien « à qui peut-on réellement faire confiance ? » ou encore « comment faire un choix efficace face à l’offre de tant de possibilités de coopération ? Ainsi, beaucoup d’acheteurs peu formés ou tout simplement mal informés, sont confrontés dès le départ à des obstacles mineurs mais en nombre, qui vont très vite devenir des problèmes majeurs si un système de travail rigoureux n’est pas imposé.

La mise en pratique de techniques performantes de sourcing est indispensable au bon déroulement du process de qualification de vos fournisseurs en Chine. Avec le resserrement des régulations en Occident sur les normes de sécurité des produits, il ne suffit plus aujourd’hui de travailler avec un fabricant seulement capable de vendre à un bon prix ou de livrer votre marchandise en temps et en heure. Révolu est le temps des produits de Chine peu chers et de mauvaise qualité. De plus en plus, les entreprises étrangères désireuses d’acheter en Chine se doivent d’étudier avec précaution qui sont leurs interlocuteurs chinois, et les capacités techniques dont ceux-ci disposent pour fabriquer les produits destinés aux marchés occidentaux, en accord avec les normes en vigueur. Par ailleurs, que vous soyez un grand groupe ou une petite entreprise qui démarre, une structure d’achat bien organisée et capable de démontrer aux Chinois une certaine rigueur dans le process de sourcing et de suivi de production asseoira davantage de crédibilité auprès des fabricants que vous allez démarcher.

Pour cela, quelles sont les meilleures méthodes pratiquées à ce jour pour faire du sourcing efficace en Chine ? Comment combiner sécurité des produits et performance des entreprises importatrices ? 

Entre Anticipation Technique et Gestion du Relationnel
Tout d’abord, il est absolument nécessaire de garder en permanence à l’esprit que les deux règles d’or d’un sourcing réussi sont l’Anticipation et la Communication. En Chine plus encore qu’ailleurs, les barrières linguistiques et culturelles étant des obstacles majeurs au bon déroulement des opérations, il est indispensable d’une part de penser, planifier et agir avec au moins trois à cinq semaines d’avance sur votre emploi du temps. L’erreur des acheteurs est souvent d’estimer qu’un grand nombre d’ouvriers sur des chaînes de production déclenchera un gain naturel de temps sur le planning général ; or c’est sans compter sur les aléas du travail à la Chinoise. La Chine est un pays encore difficile d’un point de vue commercial, et n’y réussit pas qui veut. Néanmoins, est sur la bonne voie celui qui comprend qu’il faut systématiquement prévoir tous les problèmes avant qu’ils ne surviennent et qu’il faut aussi prévoir du temps supplémentaire pour les résoudre (car rien en Chine ne se passe sans accroc). Il est indispensable d’autre part de communiquer en permanence avec vos interlocuteurs chinois et en insistant systématiquement sur les moindres détails, parfois les plus insignifiants pour vous, afin de vous assurer que tout est clairement compris et que rien n’est oublié - les Chinois ayant une fâcheuse tendance à penser qu’une nouvelle information annule l’information précédente si l’acheteur ne répète pas l’ensemble. Etre présent verbalement à chaque étape et se montrer constamment généreux en instructions écrites si possible, c’est pour l’acheteur déjà avoir compris que certaines différences culturelles majeures peuvent avoir un fort impact et qu’un effort de sa part est nécessaire pour les réduire au maximum.

Rigueur de la Démarche et Finesse de l’Analyse
Techniquement parlant, comment démarrer la première phase de sourcing ? Cette première phase consistant à obtenir un ensemble d’informations théoriques sur des produits et leurs fournisseurs, il est recommandé :
- d’établir des documents standards sous forme de questionnaires complets, en Anglais et en Chinois quand cela est possible
- informer les fabricants du produit exact que vous recherchez
- demander la cotation du-dit produit
- amorcer un audit introductif des fournisseurs contactés
- et avoir une première estimation du coût du transport international.
Le but de cette première étape est de parvenir à filtrer les 4 à 6 usines qui vont se démarquer des autres fabricants identifiés. Il est primordial de formuler dès le départ des requêtes extrêmement précises pour que l’information reçue en retour soit la plus fiable possible et que du temps sur la durée du projet ne soit pas gaspillé dès la première étape. Si vous restez évasif au démarrage, les réponses que vous obtiendrez le seront tout autant. Les Chinois partent du principe que vous apportez dans la relation un savoir et un savoir-faire, une science qu’ils n’ont peut-être pas encore maîtrisée. Vous demander de compléter des informations manquantes revient dans leur culture à vous faire perdre la face, car cela voudrait dire que le « savant » que vous êtes n’a pas été à même de fournir toutes les informations nécessaires à la bonne avancée du projet. Si vous ne fournissez dans votre requête que des informations partielles, le fabricant va se dire que vous savez où vous mettez les pieds et que vous avez certainement de bonnes raisons de vous en tenir à ces éléments-là seulement, que les informations manquantes sont donc des détails fort peu utiles et qu’ils peuvent du coup improviser à leur gré.
On procède ensuite à l’analyse des réponses reçues. Attention, cette analyse est importante mais pas déterminante ! Gardez toujours à l’esprit que les fabricants ne vous donnent des réponses que sur papier, mais que l’ensemble des informations reçues doivent être vérifiées par la suite :
- les spécifications-produit seront vérifiées visuellement dès réception du premier échantillon
- si les spécifications sont inexactes, il est à prévoir que le prix en sera probablement altéré dans une seconde étape
- la rapidité avec laquelle les fabricants répondent peut aussi être un critère de qualification de fournisseur, toutefois répondre rapidement mais à tort et à travers entraînera probablement une disqualification de certains d’entre eux. En revanche, un fabricant qu’on n’a relancé qu’une seule fois par exemple, et qui fait preuve d’une précision impeccable, aura toutes les chances de faire partie de la première sélection de fournisseurs potentiels.
- le volume du produit emballé doit aussi être confirmé visuellement, pour pouvoir calculer le nombre potentiel de pièces dans un container. Généralement, l’information ne sera réellement validée qu’au moment du chargement de la marchandise pour le transport. Un certain nombre de calculs supplémentaires seront également à même d’affiner un peu mieux le rapport « prix du produit / qualité de travail et de service du fabricant », prenant en compte les caractéristiques techniques en poids et volume du produit, son INCOTERM?, la location géographique de l’usine, le port de départ de la marchandise et son port d’arrivée.
- les indications concernant l’identité, la structure et les capacités des fabricants interrogés seront vérifiées, puis confirmées ou infirmées lors de l’Audit des usines pré-sélectionnées

Pré-Sélection, Audit et Echantillonnage avant la Négocation Finale
Comment conclure cette première étape de sourcing ? D’analyses en graphiques comparatifs en passant par les tableaux de vues d’ensemble, vous finissez votre première phase de sourcing par un classement des fournisseurs interrogés, et par la sélection de 4 à 6 usines qui disposent potentiellement des meilleures capacités pour répondre à vos besoins de fabrication et de livraison de marchandise.

Cette sélection constituera ce que l’on va appeller votre première short-list. Informez les fournisseurs faisant partie de cette short-list qu’ils ont été sélectionnés, et faites-leur quelques compliments mesurés mais encourageants – les Chinois adorent qu’on leur fasse des louanges publiques, et c’est un très bon moyen de commencer à construire une relation enfin humaine (et plus seulement sur papier) avec vos fabricants potentiels. Environ un tiers à la moitié de vos chances de vivre une coopération heureuse avec votre fournisseur chinois final repose sur la qualité de vos relations humaines.

L’étape suivante consiste à réduire encore la liste de fournisseurs potentiels à deux ou trois acteurs. Vous allez donc conduire l’Audit de chacune des 4 à 6 usines pré-sélectionnées, selon un process extrêmement rigoureux, établir une nouvelle short-list en éliminant les usines non qualifiées (s’il y a lieu), et lancer l’échantillonage. La phase d’échantillonage est primordiale et cette fois-ci déterminante, car elle va être :
- la preuve que les spécifications annoncées du produit sont réelles
- l’occasion de vérifier la consciensiosité et l’application au travail et à la qualité de chacun des fournisseurs sollicités
- l’étape indispensable pour tester la capacité (ou non) des fournisseurs à développer techniquement l’échantillon de départ…
- … et du coup leur capacité potentielle à développer dans un futur proche une nouvelle gamme de produits utilisant la même technologie que le premier produit (vous faites donc une sélection de fournisseur chinois sur du long terme, et non plus seulement pour une seule commande comme cela pouvait être le cas autrefois en Chine).

En fonction des résultats obtenus, vous établirez ainsi une troisième short-list. Avec les 2 ou 3 fabricants restants, il sera alors l’heure d’entamer les négociations finales, selon 3 méthodes bien spécifiques. Enfin vous recomposerez des tableaux comparatifs qui résumeront chacun des points analysés depuis le début de la première phase de sourcing, et vous serez désormais à même de sélectionner votre fabricant le plus qualifié.

Sélection du Fabricant Adéquat
Il est important de noter que ce n’est pas toujours le fournisseur le moins cher qui remportera votre préférence et votre choix. A ne pas négliger également qu’il est préférable de continuer à entretenir d’excellentes relations avec les deux fournisseurs qui sont restés sur la touche, car eux pourraient servir de fournisseurs « back-up » en cas de problème avec le fabricant principal. D’autant plus que ces deux usines vont continuer pendant ce temps à développer de nouveaux produits pour tenter de mieux se positioner et remporter la prochaine « compétition » lorsque vous les solliciterez au cours d’un nouveau projet de sourcing !

Prochain sujet : Signer un contrat avec une société chinoise

Sophie Rebibo - Consultante Objectif Chine - sophie.rebibo@objectif-chine.com

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From Suppliers Identification to Suppliers Qualification

More and more buyers worldwide are rushing to China to benefit from the local market opportunities. In example, the bi-annual Canton Fair (CIEF) attracts a growing number of visitors (last october, it reached 210′000 persons over 15 days of exhibition) but also an important number of suppliers (about 13’000 in octobre 2007). This fair – currently considered as the world biggest commercial fair in size – also is a place in which all participants can get a real introduction about the issues that foreign buyers must face when buying in China ; their questions in regards to manufacturers always are the same : « how to be sure we choose the right supplier ? » or « who can we really trust ? » or et « how to make an efficient choice when there are so many offers ? » Indeed, many buyers who are not trained enough or not informed at all, will have to face from day One some minor obstacles which, added-up one to the other, will quickly become majors issues if a rigorous working system is not arranged.  

The practice of performing techniques of Sourcing is an absolute condition to the good and secure progress within the process of suppliers qualification in China. Because of more and more severe regulations in the West on the products safety norms, it is no longer good enough to work with a supplier who only is able to provide a good price and deliver on time. Times are gone when China was allowed to provide low cost and low quality products. More and more, foreign companies who are willing to purchase in China must cautiously study who their Chinese contacts are, and the effective capacities they are able to prove in order to produce goods to be exported on western markets, in accordance with the norms. Moreover, whether you are a big Group or a SME that starts, you’ll show the suppliers a bigger credibility if your purchasing organization is well structured and shows rigour.

For that matter, what are the best practices to efficiently source in China ? How to combine goods safety and performance of the importers ?  

Between Technical Anticipation and Relationships Management

First of all, it is absolutely necessary to constantly keep in mind that the two golden rules of a successful sourcing are Anticipation and Communication. In China more than in other countries, linguistic and cultural barriers being makor obstacles to the good progress of commercial operations, it is necessary on one hand to think, plan and act minimum three to five weeks ahead of your schedule. Buyers most common mistale is often to estimate that a massive number of workers on the production lines will create a natural gain of tome on the general schedule; but this is without counting on the weaknesses of the Chinese working way. China is still a country where commerce presents difficulties, and not all companies succeed. Nevertheless, one is on a right path when one understands that he must systematically foresee all issues before they occur and that extra time must be arranged in advance to solve them (as there never is a zero risk). It is on the other hand a necessity to constantly communicate with the Chinese by systematically insisting on all smallest details, even not significative for you, so that you make sure all is understood and nothing is left aside – as the Chinese have an esay tendancy to consider a new information cancels the previous information if the buyer doesn’t repeat it all. Being verbally active at each step and being generous in written instructions if possible, it means for the buyer that he has understood that certain major cultural differences can have a strong impact, and that efforts from his side are necessary to reduce them at most.

Rigour in the Process and Accurate Analysis

Technically speaking, how to start the first phase of the Sourcing process ? This first phase consists in getting a full package of theoretical informations about products and their manufacturers,therefore it is recommended to :

-          Establish standard documents that are complete questionnaires, in English and in Chinese when it is possible

-          inform manufacturers about the exact product you are looking for

-          require a quotation of the product

-          start a pre-audit of the contacted suppliers

-          and get a first estimation of the cost of international freight .

The goal of this first step is to be able to filter 4 to 6 factories who will sound better than all the other factories firstly identified. It is more important than anything else to provide extremely precise requests so that the information received in return is the most reliable, and that no time is wasted from the beginning of the project. If you remain vague from the start, the answers you’ll get will be as vague. The Chinese integrate the principle that you bring in the relationship a knowledge and a know-how, a form of science that they may not have masterized. If they ask you to complete the information, in their culture they make you loose face, because it would mean that the great scientist that you are has not been able to give all necessary information for the good progress of the project. If your request only contains partial information, the manufacturer will consider that you have good reasons to do so and that extra details might be left to their own will and decision.

Then you shall proceed to the analysis of the received answers. Watch out, this analysis is important but do not draw conclusions too fast ! Always keep in mind that suppliers only provide you with written answers, and that all must be physically checked afterwards :

-   products specifications will be visually verified when receiving the first samples

-          if specifications are not correct, you may foresee a change on the price during the second step  

-          the speed of answers from suppliers can also be a criteria for selection, however, respond fast but wrong can become a criteria of disqualification.

-          The volume of the product with its packaging must also be checked, in order to be able to calculate the potential number of pieces in a container. Other calculations can be taken into account in regards to this result.

-          Finally, informations in regards to the suppliers identity, structure and production capacities will be checked out, then confirmed or not when auditing the pre-selected factories.

-           

Pré-Selection, Audit & Sampling before final negotiation

How to close off this first step of Sourcing ? From analysis to comparative tables, via charts overviews, you finish your first phase by a ranking of the suppliers, and by the selection of 4 to 6 factories that you think have the best capacities to respond to your needs in terms of production and goods delivery.

This selection will constitute what we will call you first short-list. Inform suppliers that are part of this short-list that they have been selected, and kindly encourage them. The Chinese love to be publicly congratulated, and it is an excellent way of beginning to build the human side of the relationship with your potential suppliers. About one third to half of your chances to have a happy cooperation with your final Chinese supplier is based on the quality of your human relationship

The next step is about reducing more the short-list, down to 2 or 3 actors. You are then going to audit each of the 4 to 6 factories that you have pre-selected, according to an extremely rigorous process, next you write down a new short-list by eliminating factories that are not enough qualified, and finally start sampling. The sampling phase is now of heavy weigh in the final decision, because it is :

-          time to proove that product specifications are in accordance to what had been offered in the first place

-          a good opportunity to verify how accurate and minutious each supplier is

-          the necessary step to test te capacity (or not) of suppliers to technically develope the initial sample…

-          … and at the same time their potential capacity to develope in a near future a new range of products, using the same technology than the product you currently work on.

According to the results, then you’ll come up with a thrid short-list. With the last 2 or 3 suppliers, it is time to start the final negotiations, using 3 specific methods. Finally you’ll made-up the last comparative charts with the sum-up of all steps results, and you’ll be able to select the most qualified supplier.

Selection of the Appropriate Manufacturer  

It is important to notify that it is not always the supplier who makes the cheapest offer who will be your final choice. Keep in mind as well that it is very recommended to maintain good relationships with the other two suppliers that have not been chosen this time, because they could be used as back-up suppliers in case of big issue with the main manufacturer. Another good reason to this is that in the meantime those two are going to develope new products as they might intend to be ranked in a better position next time and maybe win the competition when you’ll look for them within the scope of a new Sourcing project !

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